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UNOPS recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (Administration Associate)
Lieu d'affectation : Yaoundé, Cameroun
Type de contrat : ICA - LICA - Support - Regular (LICA 6)
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Durée : 12 mois
Contexte du poste
L'UNOPS (Bureau des Nations unies pour les services d'appui aux projets) est une agence des Nations unies qui fournit des services d'appui à la mise en œuvre de projets humanitaires, de développement et de consolidation de la paix. Le Bureau régional pour l'Afrique, basé à Nairobi, supervise plus de 250 projets dans 40 pays, avec un accent sur les contextes fragiles et touchés par les conflits. Le Bureau multi-pays pour l'Afrique centrale (CAMCO), basé à Kinshasa, opère dans 15 pays d'Afrique centrale depuis 1999, offrant gestion de fonds, assistance technique et renforcement des capacités dans les secteurs des infrastructures, de la santé, de l'éducation, de la gouvernance, des achats et de la protection de l'environnement.
Objectif du poste
L'assistant(e) administratif(ve) assure et peut superviser la prestation de services de soutien technique et administratif pour des processus spécialisés et généraux en administration et logistique, afin de garantir un service efficace et axé sur le client. Il/elle privilégie une approche axée sur la qualité et les résultats, et veille à une utilisation optimale et économique des ressources du bureau.
Missions principales
Coordination des services administratifs
Coordonner les zones de travail individuelles et guider le personnel dans l'exécution des transactions, processus et services à la clientèle standard du bureau, en veillant au respect intégral des règles, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS. Surveiller la performance de l'équipe par rapport aux accords de service et évaluer la satisfaction du client. Mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour les services administratifs désignés, notamment en tenant des registres de contrôle administratif précis tels que les engagements financiers et les dépenses. Assurer la supervision du contrôle des stocks, en garantissant la délivrance appropriée et le suivi des articles d'inventaire et des fournitures. Examiner les autorisations de voyage, les pièces justificatives et les demandes de paiement. Assurer un rôle transactionnel désigné au sein du système ERP. Compiler des données et des informations de recherche pour appuyer la planification des ressources financières et des budgets administratifs pour la prestation de services.
Logistique et gestion des actifs
Superviser la mise en œuvre des systèmes logistiques conformément aux procédures de l'UNOPS. Coordonner et superviser les services liés aux expéditions et au dédouanement, aux voyages, à la gestion d'événements, aux enquêtes administratives, au transport, aux assurances, à la gestion des bâtiments/installations/espaces et aux fournitures de bureau. Coordonner les services de gestion des approvisionnements et des actifs, y compris la vérification physique des articles en inventaire. Veiller à la préparation et à la soumission en temps voulu des rapports d'inventaire périodiques. Superviser les services de protocole, y compris l'inscription du personnel et l'obtention des autorisations du gouvernement hôte. Assurer la liaison avec les autorités locales concernant les autorisations, les privilèges et les immunités du personnel de l'UNOPS, ainsi que les espaces de bureaux et autres questions administratives. Compiler les informations relatives aux services administratifs fournis pour la facturation au coût réel. Superviser les services de transport, en veillant au service à la clientèle, à l'entretien régulier des véhicules, à la couverture d'assurance et au suivi de la consommation de carburant. Assurer le signalement et l'enquête rapides en cas d'accident, de dommage, de perte ou de vol de véhicule, et tenir à jour les dossiers.
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