Finance Technical Assistant (Assistant technique en finance)

Rôle du poste

Formation / Diplômes

L’Assistant(e) technique en finance contribue à la mise en œuvre quotidienne des fonctions financières et des fonctions support du Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) au Niger. Son rôle consiste à assurer le traitement rigoureux des opérations de caisse et de banque, à vérifier la conformité des pièces comptables, à préparer les rapports de dépenses et à contribuer à la fiabilité des informations financières. Sous la supervision de sa hiérarchie, il/elle participe également au suivi des avances accordées au personnel, à la préparation des paiements aux fournisseurs et aux bénéficiaires, à la clôture comptable mensuelle et à l’archivage des documents financiers. Toutes les opérations doivent être effectuées conformément aux politiques, aux procédures opérationnelles standard (SOPs), aux outils et aux directives de NRC.

Responsabilités

• 1. Gestion de la caisse et des opérations financières Assurer la gestion de la caisse destinée aux dépenses, conformément aux procédures financières de NRC. Vérifier les documents justificatifs nécessaires aux opérations d’encaissement et de décaissement. Préparer les pièces comptables nécessaires aux mouvements de fonds. Préparer les transactions bancaires et les documents correspondants. Préparer les pièces de décaissement et d’encaissement, appelées également vouchers dans les procédures de l’organisation. Préparer les vouchers relatifs aux transactions bancaires. Effectuer les paiements aux fournisseurs et aux bénéficiaires conformément aux procédures applicables.
• 2. Suivi comptable et préparation des rapports Préparer les rapports de dépenses nécessaires au suivi des opérations financières.

Autres informations

Préparer les journaux de banque, de caisse et des opérations diverses pour leur transmission en vue de leur comptabilisation (« posting »). Assurer le suivi des avances accordées au personnel ainsi que de leur liquidation. Vérifier que les pièces comptables sont établies conformément aux procédures de NRC. S’assurer que les documents comptables sont signés par les personnes habilitées, conformément au tableau de délégation des pouvoirs. Contribuer aux opérations de clôture comptable mensuelle.

• 3. Archivage et gestion documentaire Assurer l’archivage des documents financiers placés sous sa responsabilité. Scanner les pièces comptables et les autres documents financiers nécessaires à la constitution des dossiers. Classer électroniquement la documentation comptable sur Office 365. Veiller à la bonne organisation, à l’accessibilité et à la conservation des documents financiers conformément aux procédures de NRC.
• 4. Application des procédures et amélioration des fonctions support Travailler conformément aux politiques, outils, manuels, directives et procédures opérationnelles standard de NRC. Participer à la mise en œuvre des fonctions support en respectant le plan d’action. Rédiger, à la demande du superviseur hiérarchique ou technique ou de la direction, des rapports sur l’état d’avancement des activités support. Proposer des améliorations permettant de renforcer l’efficacité et la qualité des fonctions support. Exécuter toute autre tâche pertinente en rapport avec la fonction.
• 5. Coordination avec les autres départements et parties prenantes Collaborer avec les départements Administration et Ressources humaines, Logistique et Finance. Coordonner les activités relevant de ses responsabilités avec le département Sécurité et le département Programmes. Entretenir des relations professionnelles avec les parties prenantes concernées par les opérations financières, notamment les services de sécurité sociale, les services des impôts, les fournisseurs, les bénéficiaires et les prestataires. Contribuer au respect des exigences de conformité institutionnelle et des procédures internes de NRC. Exigences du poste Formation académique Être titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bac+3 en comptabilité, audit, gestion financière ou dans une filière similaire.

Expérience

Justifier d’au moins deux années d’expérience professionnelle dans le domaine de la comptabilité ou de la finance. Compétences techniques Avoir une bonne connaissance des opérations comptables et financières. Être capable de gérer une caisse et de préparer des transactions bancaires. Savoir vérifier les pièces justificatives et préparer les documents d’encaissement et de décaissement. Être capable de préparer des rapports de dépenses. Maîtriser le suivi des avances et de leur liquidation. Connaître les procédures d’archivage et de classement des documents financiers. Avoir une bonne connaissance des outils informatiques, notamment Word et Excel, ainsi que d’Internet et d’autres logiciels. Avoir une bonne maîtrise de la législation du travail en vigueur. Langues Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit. La connaissance de l’anglais constitue un atout. Compétences comportementales Le poste requiert les compétences comportementales suivantes :

Présentation du poste

Gérer les environnements peu sûrs : être capable d’exercer ses fonctions en tenant compte des contraintes et des risques liés au contexte opérationnel. Planifier et obtenir des résultats : organiser les tâches, respecter les échéances et contribuer à l’atteinte des objectifs. Autonomiser et renforcer la confiance : adopter une attitude professionnelle favorisant la confiance et la collaboration. Communiquer de façon respectueuse et impactante : transmettre les informations clairement et entretenir des relations professionnelles respectueuses. Qualités professionnelles Rigueur dans le traitement des opérations financières. Sens de l’organisation et respect des procédures. Capacité à planifier les activités et à respecter les délais. Sens des responsabilités et de la confidentialité. Esprit d’initiative et aptitude à proposer des améliorations. Capacité à collaborer avec plusieurs départements et interlocuteurs. Compétences clés Comptabilité et gestion financière. Gestion de caisse et opérations bancaires. Vérification des pièces comptables. Rapports de dépenses et suivi des avances. Préparation des vouchers et des journaux comptables. Paiements aux fournisseurs et bénéficiaires. Archivage physique et électronique sur Office 365. Maîtrise de Word, Excel et des outils informatiques. Connaissance de la législation du travail. Planification, communication et travail en équipe. Capacité à travailler dans un environnement peu sûr.

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