Logistics Technical Assistant (Assistant technique en logistique)

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) recrute un Logistics Technical Assistant (Assistant technique en logistique) pour son bureau de Maradi, au Niger.

Rôle du poste

Le/La Logistics Technical Assistant (Assistant technique en logistique) apporte un appui opérationnel quotidien au Logistics Officer dans la mise en œuvre et le suivi des activités logistiques du Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) à Maradi. Son rôle consiste à contribuer à la bonne gestion des achats, des approvisionnements, des stocks, des immobilisations, du transport, de la flotte de véhicules et des documents logistiques. Il/Elle veille à la mise à jour des outils de suivi, à la qualité de l’archivage et à la préparation des rapports nécessaires au bon fonctionnement des opérations.

Sous la supervision du Logistics Officer, le/la titulaire du poste exécute les tâches logistiques qui lui sont déléguées, conformément aux priorités définies, aux procédures internes du NRC et aux exigences applicables des bailleurs. Il/Elle collabore étroitement avec les équipes de programmes, les services financiers, les ressources humaines, l’administration, les chauffeurs et les fournisseurs afin d’assurer un suivi efficace des besoins logistiques.

Responsabilités

A. Gestion des achats et des approvisionnements

Appuyer le Logistics Officer dans la préparation et le suivi des dossiers d’achats, notamment en collectant les pièces justificatives requises et en vérifiant que les dossiers sont complets. Assurer le suivi des demandes d’achat (PR) et des bons de commande (PO), en tenant les outils de suivi à jour. Signaler les échéances, retards, blocages et éventuelles anomalies dans le traitement des achats. Participer au contrôle documentaire des dossiers d’approvisionnement et au suivi administratif des contrats et commandes. Contribuer à la mise à jour de la base de données des fournisseurs et du catalogue des prix. Participer aux études de marché demandées par le Logistics Officer. Préparer les documents nécessaires au suivi de la performance des fournisseurs.

B. Gestion documentaire et archivage

Assurer le classement et l’archivage physique et électronique des dossiers logistiques conformément au système de classement (Filing Tree) et aux normes du NRC. Veiller à la disponibilité, à la traçabilité et à la bonne conservation des documents liés aux achats, aux contrats, aux commandes et aux opérations de transport. Préparer les pièces nécessaires à la transmission des dossiers de paiement au service financier, après vérification par le Logistics Officer. Signaler toute pièce manquante ou toute irrégularité susceptible de compromettre la conformité des dossiers.

C. Gestion des stocks, des biens et des immobilisations

Mettre à jour les outils de suivi des stocks et contribuer à la réalisation des inventaires physiques. Assurer le suivi des entrées, des sorties et des mouvements de biens. Préparer les documents nécessaires à la réception et à l’acheminement des marchandises, notamment les bordereaux de réception, les lettres de transport et les waybills. Contribuer au suivi des actifs et des immobilisations, en tenant les registres correspondants à jour. Identifier et signaler au Logistics Officer tout écart constaté lors des inventaires ou dans les documents de suivi.

D. Transport et gestion de la flotte

Participer à la gestion quotidienne de la flotte de véhicules, de motos et de générateurs. Compiler les besoins de déplacement et actualiser les tableaux de suivi des mouvements. Assurer le suivi administratif de la consommation de carburant, de la maintenance et des documents associés aux véhicules. Travailler en liaison avec les chauffeurs pour planifier et suivre les déplacements conformément aux instructions du Logistics Officer. Appuyer le suivi des opérations de chargement, de déchargement et d’acheminement des biens vers les services ou les sites concernés. Signaler les anomalies, les retards ou les besoins d’intervention concernant les moyens de transport.

E. Reporting et suivi des activités logistiques

Compiler les données nécessaires à la préparation des rapports logistiques mensuels concernant les achats, la flotte, le carburant, les stocks, les immobilisations et les contrats. Mettre à jour régulièrement les tableaux de bord et les outils de suivi logistique. Préparer les informations nécessaires à la consolidation des rapports par le Logistics Officer. Respecter les échéances de transmission des données et signaler rapidement tout problème susceptible d’affecter la qualité des rapports. Contribuer à l’amélioration continue des outils et méthodes de travail de la fonction logistique.

F. Collaboration et respect des procédures

Collaborer avec le Logistics Officer, le Logistics Coordinator, les équipes de programmes, la Finance, les Ressources humaines et l’Administration. Entretenir des relations de travail professionnelles avec les chauffeurs, fournisseurs, prestataires et autres interlocuteurs concernés. Appliquer les politiques, les manuels, les directives et les procédures du NRC dans toutes les activités confiées. Veiller au respect des standards institutionnels et des exigences applicables des bailleurs. Informer le superviseur de toute anomalie, de tout risque de non-conformité ou de tout besoin d’action corrective. Exécuter toute autre tâche logistique pertinente confiée par le superviseur dans le cadre du poste.

Exigences du poste

A. Formation et expérience professionnelle

Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans une discipline apparentée. Justifier d’au moins deux années d’expérience professionnelle pertinente en logistique. Avoir une expérience professionnelle dans des contextes complexes et/ou instables. Démontrer des résultats probants dans l’exécution de responsabilités similaires. Une expérience antérieure au sein d’une organisation non gouvernementale internationale constitue un atout.

B. Connaissances et compétences techniques

Posséder une connaissance pratique des achats et du suivi des dossiers d’approvisionnement. Maîtriser le classement et l’archivage des documents physiques et électroniques. Avoir des connaissances ou une expérience dans le suivi des véhicules, du carburant, des stocks et des immobilisations. Être capable de tenir à jour des outils de suivi, de compiler des données et de préparer des informations destinées aux rapports logistiques. Maîtriser les outils informatiques, notamment Microsoft Word, Excel, la messagerie électronique et Office 365. La connaissance du logiciel Agresso/UNIT4 constitue un avantage. Faire preuve d’organisation, de rigueur et de respect des procédures administratives et logistiques.

C. Compétences linguistiques

Avoir une bonne maîtrise du français. La connaissance de l’anglais constitue un atout.

D. Compétences comportementales

Le poste requiert les aptitudes suivantes : capacité à travailler dans des environnements peu sûrs ; aptitude à planifier les activités et à atteindre les résultats attendus ; esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents services ; capacité à communiquer de manière claire, professionnelle et respectueuse ; rigueur dans le traitement des informations et des documents ; capacité à signaler les difficultés et à respecter les procédures de travail.

E. Conditions institutionnelles

Le poste est réservé aux candidats de nationalité nigérienne.

Localisation

Le lieu d’affectation est Maradi, au Niger. Le/la titulaire devra respecter les politiques, procédures et standards du NRC, ainsi que les exigences applicables des bailleurs. Il/Elle devra adhérer aux principes de sauvegarde du NRC, notamment au respect de la dignité des personnes et à la prévention de toute forme d’exploitation, d’abus ou de harcèlement.

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