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Assistant administratif

Confidential Company
📍 Dakar 🇸🇳Freelance🗓️ about 2 months ago

Job Description

Dakar
Freelance

Your safety comes first — read before you go. Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.

Présentation du poste

Autres informations

L’IPAR Think Tank s’engage a? promouvoir la diversite? et l’inclusion au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés, hommes et femmes, de toutes origines nationales, religieuses et ethniques, y compris les personnes souffrant d’un handicap, a? faire acte candidature pour faire partie de son équipe. L’IPAR Think Tank applique une politique de tole?rance ze?ro a? l’e?gard des comportements incompatibles avec nos objectifs et nos valeurs fondamentales, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorite? et la discrimination. L’IPAR Think Tank adhère e?galement a? des principes stricts de protection de l’enfance. Tous les candidats se?lectionne?s feront donc l’objet d’une ve?rification rigoureuse de leurs re?fe?rences et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.

Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien du bureau de l’IPAR. Il/elle assure l’accueil physique et te?le?phonique, l’appui administratif courant, le suivi ope?rationnel des achats courants, la logistique interne, la gestion des fournitures et consommables, ainsi que la caisse de menues dépenses, dans le respect des procédures internes.

Il/elle veille à la disponibilité des moyens nécessaires au fonctionnement du bureau, à la qualité de l’accueil des visiteurs et partenaires, et au bon de?roulement mate?riel des re?unions, missions, ateliers et e?ve?nements organise?s par l’institution.

Responsabilités

Fonctions et responsabilités du poste

  • Assurer l’accueil physique et te?le?phonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs, et veiller a? la bonne tenue de l’espace d’- Apporter un appui administratif courant aux services : prĂ©paration de documents, classement, archivage, reprographie, mise Ă  jour de fichiers et suivi de dossiers simples.
  • Appuyer le suivi administratif des achats courants : prĂ©paration des demandes validĂ©es, collecte de devis, suivi des commandes, bons de livraison, factures et pièces justificatives, sans intervenir dans le choix des fournisseurs.
  • Contribuer Ă  la logistique interne, aux rĂ©unions, missions, ateliers et Ă©vĂ©nements : prĂ©paration des salles, suivi des besoins matĂ©riels, coordination avec les prestataires retenus et appui a? l’accueil des participants.
  • Assurer le suivi des fournitures, consommables, petits Ă©quipements et services gĂ©nĂ©raux, en signalant les besoins de rĂ©approvisionnement, maintenance ou rĂ©paration.
  • GĂ©rer la caisse de menues dĂ©penses pour les petits montants autorisĂ©s, selon les procĂ©dures internes : dĂ©caissements validĂ©s, tenue du registre, collecte des justificatifs et rapprochement avec le service comptable.

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Expert Application Advice

Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.

Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.

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Your safety comes first — read before you go

Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.

  • •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
  • •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
  • •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
  • •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
  • •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
  • •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.

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