Assistant administratif

Présentation du poste

Autres informations

L’IPAR Think Tank s’engage a? promouvoir la diversite? et l’inclusion au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés, hommes et femmes, de toutes origines nationales, religieuses et ethniques, y compris les personnes souffrant d’un handicap, a? faire acte candidature pour faire partie de son équipe. L’IPAR Think Tank applique une politique de tole?rance ze?ro a? l’e?gard des comportements incompatibles avec nos objectifs et nos valeurs fondamentales, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorite? et la discrimination. L’IPAR Think Tank adhère e?galement a? des principes stricts de protection de l’enfance. Tous les candidats se?lectionne?s feront donc l’objet d’une ve?rification rigoureuse de leurs re?fe?rences et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.

Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien du bureau de l’IPAR. Il/elle assure l’accueil physique et te?le?phonique, l’appui administratif courant, le suivi ope?rationnel des achats courants, la logistique interne, la gestion des fournitures et consommables, ainsi que la caisse de menues dépenses, dans le respect des procédures internes.

Il/elle veille à la disponibilité des moyens nécessaires au fonctionnement du bureau, à la qualité de l’accueil des visiteurs et partenaires, et au bon de?roulement mate?riel des re?unions, missions, ateliers et e?ve?nements organise?s par l’institution.

Responsabilités

Fonctions et responsabilités du poste

• Assurer l’accueil physique et te?le?phonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs, et veiller a? la bonne tenue de l’espace d’- Apporter un appui administratif courant aux services : préparation de documents, classement, archivage, reprographie, mise à jour de fichiers et suivi de dossiers simples.
• Appuyer le suivi administratif des achats courants : préparation des demandes validées, collecte de devis, suivi des commandes, bons de livraison, factures et pièces justificatives, sans intervenir dans le choix des fournisseurs.
• Contribuer à la logistique interne, aux réunions, missions, ateliers et événements : préparation des salles, suivi des besoins matériels, coordination avec les prestataires retenus et appui a? l’accueil des participants.
• Assurer le suivi des fournitures, consommables, petits équipements et services généraux, en signalant les besoins de réapprovisionnement, maintenance ou réparation.
• Gérer la caisse de menues dépenses pour les petits montants autorisés, selon les procédures internes : décaissements validés, tenue du registre, collecte des justificatifs et rapprochement avec le service comptable.

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