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Assistant administratif

Entreprise confidentielle
📍 Dakar 🇸🇳Freelance🗓️ il y a 3 mois

Description du poste

Dakar
Freelance

Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer. Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.

Présentation du poste

Autres informations

L’IPAR Think Tank s’engage a? promouvoir la diversite? et l’inclusion au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés, hommes et femmes, de toutes origines nationales, religieuses et ethniques, y compris les personnes souffrant d’un handicap, a? faire acte candidature pour faire partie de son équipe. L’IPAR Think Tank applique une politique de tole?rance ze?ro a? l’e?gard des comportements incompatibles avec nos objectifs et nos valeurs fondamentales, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorite? et la discrimination. L’IPAR Think Tank adhère e?galement a? des principes stricts de protection de l’enfance. Tous les candidats se?lectionne?s feront donc l’objet d’une ve?rification rigoureuse de leurs re?fe?rences et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes. Objectif du poste Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien du bureau de l’IPAR. Il/elle assure l’accueil physique et te?le?phonique, l’appui administratif courant, le suivi ope?rationnel des achats courants, la logistique interne, la gestion des fournitures et consommables, ainsi que la caisse de menues dépenses, dans le respect des procédures internes.

Missions principales

Il/elle veille à la disponibilité des moyens nécessaires au fonctionnement du bureau, à la qualité de l’accueil des visiteurs et partenaires, et au bon de?roulement mate?riel des re?unions, missions, ateliers et e?ve?nements organise?s par l’institution.

Responsabilités

Fonctions et responsabilités du poste

  • Assurer l’accueil physique et te?le?phonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs, et veiller a? la bonne tenue de l’espace d’- Apporter un appui administratif courant aux services : prĂ©paration de documents, classement, archivage, reprographie, mise Ă  jour de fichiers et suivi de dossiers simples.
  • Appuyer le suivi administratif des achats courants : prĂ©paration des demandes validĂ©es, collecte de devis, suivi des commandes, bons de livraison, factures et pièces justificatives, sans intervenir dans le choix des fournisseurs.
  • Contribuer Ă  la logistique interne, aux rĂ©unions, missions, ateliers et Ă©vĂ©nements : prĂ©paration des salles, suivi des besoins matĂ©riels, coordination avec les prestataires retenus et appui a? l’accueil des participants.
  • Assurer le suivi des fournitures, consommables, petits Ă©quipements et services gĂ©nĂ©raux, en signalant les besoins de rĂ©approvisionnement, maintenance ou rĂ©paration.
  • GĂ©rer la caisse de menues dĂ©penses pour les petits montants autorisĂ©s, selon les procĂ©dures internes : dĂ©caissements validĂ©s, tenue du registre, collecte des justificatifs et rapprochement avec le service comptable.

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Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.

Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.

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Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer

Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.

  • •Ne versez jamais d'argent — pour un dossier, une formation, une tenue ou un entretien. Un vrai employeur ne demande jamais au candidat de payer.
  • •N'envoyez jamais de photo de votre pièce d'identitĂ©, passeport ou coordonnĂ©es bancaires avant d'avoir vĂ©rifiĂ© physiquement que l'employeur existe.
  • •Donnez-vous toujours rendez-vous dans un lieu public, en journĂ©e — jamais une adresse isolĂ©e, un domicile privĂ©, ou un lieu que vous ne pouvez pas vĂ©rifier Ă  l'avance.
  • •Dites prĂ©cisĂ©ment Ă  un proche oĂą vous allez, avec qui, et Ă  quelle heure — partagez votre position en direct si possible.
  • •Recherchez le nom de l'entreprise sur internet avant de vous dĂ©placer : une vraie structure laisse des traces (site, avis, autres employĂ©s, adresse officielle).
  • •Un salaire très supĂ©rieur Ă  la moyenne du poste et de la ville doit vous alerter — redoublez de prudence.

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