Assistant administratif

L'IPAR Think Tank recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour contribuer au bon fonctionnement quotidien de son bureau. Le/la titulaire du poste assure l'accueil physique et téléphonique, l'appui administratif courant, le suivi opérationnel des achats courants, la logistique interne, la gestion des fournitures et consommables, ainsi que la caisse de menues dépenses, dans le respect des procédures internes.

Missions principales :

Veiller à la disponibilité des moyens nécessaires au fonctionnement du bureau, à la qualité de l'accueil des visiteurs et partenaires, et au bon déroulement matériel des réunions, missions, ateliers et événements organisés par l'institution.

Responsabilités :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs, et veiller à la bonne tenue de l'espace d'- Apporter un appui administratif courant aux services : préparation de documents, classement, archivage, reprographie, mise à jour de fichiers et suivi de dossiers simples.

• Appuyer le suivi administratif des achats courants : préparation des demandes validées, collecte de devis, suivi des commandes, bons de livraison, factures et pièces justificatives, sans intervenir dans le choix des fournisseurs.

• Contribuer à la logistique interne, aux réunions, missions, ateliers et événements : préparation des salles, suivi des besoins matériels, coordination avec les prestataires retenus et appui à l'accueil des participants.

• Assurer le suivi des fournitures, consommables, petits équipements et services généraux, en signalant les besoins de réapprovisionnement, maintenance ou réparation.

• Gérer la caisse de menues dépenses pour les petits montants autorisés, selon les procédures internes : décaissements validés, tenue du registre, collecte des justificatifs et rapprochement avec le service comptable.

L'IPAR Think Tank s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion et encourage les candidats qualifiés, hommes et femmes, de toutes origines nationales, religieuses et ethniques, y compris les personnes souffrant d'un handicap, à postuler. Une politique de tolérance zéro est appliquée à l'égard des comportements incompatibles avec ses objectifs et valeurs, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'IPAR adhère également à des principes stricts de protection de l'enfance. Tous les candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification rigoureuse de leurs références et antécédents, et devront adhérer à ces normes.

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