Office Manager

Description du poste

Formation / Diplômes

L’Office Manager assure la coordination administrative et organisationnelle de la structure et contribue au bon fonctionnement quotidien du bureau. Polyvalent(e), il/elle apporte un appui à la Direction et aux équipes dans la gestion courante des activités, tout en assurant un suivi administratif de premier niveau en ressources humaines et en comptabilité. Il/Elle veille à la fiabilité des informations, à la bonne tenue des dossiers et à la transmission des éléments nécessaires aux interlocuteurs concernés.

Missions principales

• Assurer la gestion administrative et organisationnelle quotidienne de la structure ;
• Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et agendas de la Direction ;
• Assurer la gestion des courriers, documents, dossiers administratifs et archives ;
• Gérer les achats courants, rechercher les fournisseurs, demander les devis et assurer le suivi des commandes ;
• Assurer le suivi des livraisons et veiller à la disponibilité des fournitures et matériels nécessaires aux activités ;
• Appuyer les équipes dans leurs besoins administratifs et logistiques liés aux événements ;
• Assurer la circulation des informations entre la Direction et les différents collaborateurs ;
• Veiller à la bonne organisation et au bon fonctionnement des espaces et moyens de travail ;
• Assurer le suivi administratif de base du personnel : constitution et mise à jour des dossiers individuels, classement des documents RH et suivi des pièces administratives ;
• Tenir à jour les informations relatives aux congés, absences, permissions et présences ;
• Participer à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs et au suivi des documents d’entrée et de sortie ;
• Préparer et transmettre, sous supervision, les éléments administratifs nécessaires à la gestion de la paie ;
• Tenir et suivre la caisse pour les dépenses courantes, effectuer les décaissements autorisés et conserver les justificatifs ;
• Préparer les états de caisse et assurer le rapprochement des mouvements avec les pièces justificatives ;
• Assurer le suivi simple des dépenses, factures fournisseurs et règlements, puis transmettre les pièces nécessaires à la comptabilité ;
• Contribuer à la préparation des tableaux de suivi administratif, RH et financier et des reportings courants à destination de la Direction.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

Compétences techniques

• Maîtrise de la gestion administrative et du secrétariat ;
• Connaissances de base en administration des ressources humaines : dossiers du personnel, congés, absences, contrats et éléments variables de paie ;
• Connaissances de base en comptabilité : gestion de caisse, suivi des dépenses, factures, pièces justificatives, rapprochements simples et suivi des règlements ;
• Capacité à tenir des tableaux de suivi administratifs, RH et financiers ;
• Maîtrise des procédures d’achat et du suivi des fournisseurs ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
• Capacité à organiser, classer et suivre les dossiers et archives, dans le respect de la confidentialité ;
• Bonne connaissance des outils de suivi budgétaire et de reporting. Compétences comportementales
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Réactivité et sens des priorités ;
• Autonomie et esprit d’initiative ;

Responsabilités

• Fiabilité et sens des responsabilités ;
• Bon relationnel et esprit d’équipe ;
• Capacité à gérer les imprévus et les situations urgentes ;
• Sens du service et disponibilité. Compétences transversales
• Maîtrise de la communication professionnelle ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Gestion du temps et des priorités ;
• Maîtrise des outils numériques et bureautiques ;
• Capacité d’analyse et de synthèse ;
• Aptitude à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs ;
• Capacité à résoudre les problèmes courants ;
• Qualités rédactionnelles et capacité à assurer un reporting clair.

Profil recherché

Expérience

Expérience : Minimum 2 à 3 ans d’expérience en gestion administrative, office management, assistanat de direction ou coordination administrative. Une expérience incluant le suivi administratif RH et/ou la comptabilité courante constitue un atout, idéalement dans le secteur de l’événementiel ou des services. Diplôme et formation : Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion des entreprises, ressources humaines, comptabilité-gestion ou domaine équivalent.

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