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Missions principales
1. Gestion administrative générale
Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et prestataires. Gestion du courrier, des e-mails et de la boîte de réception générale. Classement, archivage et suivi des dossiers clients et fournisseurs.
2. Support à l’organisation événementielle
Aide à la constitution des dossiers événements (devis, contrats, plannings). Suivi administratif des prestataires (contrats, assurances, autorisations). Préparation des documents nécessaires aux événements (badges, listes d’invités, feuilles de route). Coordination logistique de premier niveau (réservations, commandes de matériel).
3. Gestion financière et comptable
Suivi et enregistrement des factures clients et fournisseurs. Préparation des éléments pour la comptabilité (rapprochements, relances de paiement). Suivi des notes de frais. Aide à l’élaboration des budgets événementiels.
4. Support aux équipes
Gestion des agendas et organisation des réunions. Suivi des plannings d’équipe et des disponibilités. Commandes de fournitures de bureau et de matériel événementiel.
Profil recherché
Expérience : Une première expérience en agence événementielle, dans l’hôtellerie-restauration ou dans un poste administratif est un plus.
Compétences techniques : Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook). Bonne maîtrise de l’orthographe et de la rédaction. Notions de comptabilité de base.
Qualités personnelles : Sens de l’organisation et rigueur. Réactivité et capacité à gérer les priorités. Bon relationnel et sens du service. Discrétion et respect de la confidentialité. Capacité à travailler dans l’urgence (secteur événementiel = imprévus fréquents). Esprit d’équipe.
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