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Dans le cadre du renforcement de son équipe, notre client, un groupe industriel international spécialisé dans la mise en œuvre de solutions de souveraineté dans le domaine du numérique et de services publics opérant dans un environnement exigeant et normé, recrute un(e) Administrative Assistant.
Contexte du poste
Le poste a pour objectif d’assurer un soutien administratif, organisationnel et analytique de haut niveau à la Direction Générale, tout en garantissant une coordination efficace des activités transverses, une circulation fluide de l’information et le respect des standards de gouvernance, de conformité et des procédures du Groupe.
Missions principales
Gérer l’agenda du Directeur Général, les rendez-vous, les déplacements et la correspondance confidentielle ; Préparer les dossiers de travail, les supports de réunion et assurer le suivi des actions décidées ; Participer aux réunions ciblées, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des plans d’actions ; Collecter les rapports d’activités mensuels et préparer les rapports consolidés destinés à la Direction Générale ; Suivre les décisions prises en Comité de Direction et coordonner leur mise en œuvre ; Centraliser les informations relatives aux projets, préparer les points d’avancement et signaler les écarts ; Appuyer le Directeur Général dans la priorisation des dossiers stratégiques et la gestion des urgences ; Gérer l’inventaire des fournitures, consommables et petits équipements de bureau ainsi que les demandes d’achat ; Coordonner les activités liées aux services généraux, aux infrastructures et aux prestataires ; Assurer la gestion du courrier, l’accueil des visiteurs et le traitement des demandes internes ; Suivre les contrats, les échéances de renouvellement et tenir à jour les registres associés ; Consolider le budget des services généraux et en assurer le suivi ; Organiser la logistique des visites du Groupe, des auditeurs et des partenaires institutionnels ; Coordonner l’accueil protocolaire, les déplacements et les rencontres officielles ; Veiller au renouvellement des documents officiels et au suivi des notes de frais de la Direction Générale ; Structurer, classer et sécuriser les documents sensibles ; Garantir le respect des règles de confidentialité et d’accès à l’information ; Élaborer la revue de presse et assurer une veille économique au profit de la Direction Générale ; Participer à l’amélioration continue des pratiques administratives et des outils de gestion.
Profil recherché
Formation : BAC+5 minimum en Assistanat de Direction, Économie, Administration des affaires ou tout autre domaine connexe.
Expérience : Minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, idéalement au sein d’un environnement international, industriel ou fortement structuré.
Compétences : Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais ; Très bonnes capacités d’organisation, de coordination et de gestion des priorités ; Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion et confidentialité ; Bonne aptitude à la préparation de tableaux de bord, rapports et comptes rendus ; Bonne maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ; Bonne compréhension de l’environnement économique et social ; Sens de l’anticipation et orientation amélioration continue.
Langues : Français courant (écrit et oral) ; Bonne maîtrise de l’anglais.
Qualités personnelles : Excellentes aptitudes relationnelles et de communication ; Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité ; Proactivité et capacité d’anticipation ; Attitude positive et résistance au stress ; Sens du service et orientation résultats ; Capacité à travailler en équipe et avec des interlocuteurs variés ; Disponibilité et discrétion professionnelle ; Capacité à évoluer dans un environnement multiculturel.
Conditions : Poste basé à Lomé.
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