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Assistant(e) de Direction - Abidjan
Contexte du poste
Falcon Consulting International recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour renforcer son équipe à Abidjan. Ce poste clé consiste à gérer efficacement l'agenda, les déplacements et les priorités de la Direction Générale, tout en assurant une coordination fluide des flux d'informations entre la direction et les différents services internes et externes. Le rôle nécessite également de veiller au bon fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet de direction, tout en contribuant à l'image et à la communication institutionnelle de l'entreprise. Enfin, l'assistant facilite la prise de décision en assurant une gestion rigoureuse des dossiers et des échéances dans un environnement professionnel dynamique.
Missions principales
Gérer et optimiser l'agenda du Directeur Général : planification des rendez-vous, réunions et déplacements professionnels.
Organiser les réunions de direction, rédiger les convocations, comptes-rendus et relevés de décisions pour assurer un suivi précis.
Assurer la réception, le tri, la rédaction et le suivi des courriers, e-mails et communications officielles pour une communication efficace.
Préparer les dossiers, notes de synthèse et présentations nécessaires aux réunions stratégiques pour soutenir la prise de décision.
Accueillir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et filtrer les demandes adressées à la Direction pour une gestion professionnelle de l'
Assurer la liaison avec les différents services et partenaires externes (clients, fournisseurs, administrations) pour maintenir une communication fluide.
Gérer les notes de frais, les commandes de fournitures et le suivi budgétaire du secrétariat pour un contrôle efficace des dépenses.
Veiller à la confidentialité des informations et à la discrétion dans toutes les missions confiées pour garantir la confidentialité des données sensibles.
Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents de la Direction pour une gestion documentée et accessible.
Superviser l'organisation logistique des événements d'entreprise (séminaires, formations, réceptions) pour assurer leur réussite.
Rédiger et mettre en forme des documents officiels : courriers, rapports, comptes-rendus, procès-verbaux pour une communication claire et professionnelle.
Effectuer une veille sur les échéances contractuelles, administratives et réglementaires pour assurer la conformité réglementaire.
Profil recherché
Diplôme en secrétariat de direction, administration ou équivalent.
Expérience significative à un poste similaire.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Bonne communication et aisance relationnelle.
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Maîtrise technique — Falcon Consulting International exige une maîtrise opérationnelle de Excel. Ne vous contentez pas de les mentionner : décrivez un projet concret où vous les avez utilisés, avec le résultat obtenu.
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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