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Stagiaire administratif
CDI6 months ago
Job Description
Dakar
CDI
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Job offer – Staff List (Administrative Assistants) – SENEGAL CO Apply now Offer n° 596451 Contract type: Internship, Temporary contract, Consultant Level: G-6
Location
Categories: Human Resources, Operations, Administration, Financial Management, Facilities Management UNICEF works in more than 190 countries and territories to save children’s lives, defend their rights and help them realize their potential, from early childhood through adolescence. At UNICEF, we are committed, passionate and proud of what we do for as long as necessary. Promoting the rights of every child is not just a job, it’s a vocation. UNICEF is a place where careers are built. We offer our employees many opportunities for professional and personal development that allow them to make sense of their commitment to children and communities around the world. We welcome all those who wish to integrate and evolve within a rich and dynamic culture, and benefit from attractive remuneration and benefits. Visit our website for more information For every child, the right to a fair chance As part of the consolidation of United Nations agencies at the United Nations House in DiamniadioUNICEF Senegal is preparing to leave its current premises and hand them over to their occupants by 31 December 2026, then transfer its staff to the new premises in January 2027. This transition requires a temporary strengthening of the administrative team to ensure continuity of services and support operations related to moving, closing contracts and handing over premises. To this end, UNICEF wishes to establish a pool of qualified candidates to meet the needs for administrative support staff during this period. How can you make a difference? Under the supervision of the designated official, administrative assistants will provide administrative, operational and logistical support to the assigned team, in particular to facilitate UNICEF Senegal’s move to the United Nations House at Headquarters. Diamniadio and the return of its current premises. Their functions include document and archive management, asset inventory and tracking, administrative transactions and coordination of relocation activities in accordance with UNICEF policies, procedures and processes. They will contribute to the timely completion of moving tasks and to the continuity of administrative services during the transition.
Responsibilities
The main responsibilities include:
Other information
Administrative support: Manage correspondence, emails, filing, data entry, meeting schedules, minutes and other routine administrative tasks in accordance with UNICEF policies and procedures. Document management and archiving: Organize, classify, inventory, archive and securely transfer physical and electronic documents, including contracts, invoices, asset records and premises transfer documents. Moving and handover of premises: Support the coordination and monitoring of moving activities, maintain checklists and tools for tracking actions, track outstanding tasks and compile documentation required for closing and handover of current premises. Asset and supply management: Updating equipment and furniture inventories, supporting physical verification, labeling, moving, reconciling and handing over assets, and coordinating maintenance of office supplies and equipment. Budget management and invoice processing: Maintain up-to-date budget tracking records, track outstanding expenses and payments, collect and verify invoices, and support transaction processing and financial closure in VISION. Procurement and Contract Management: Prepare and maintain procurement and contract documentation, support agreements with consultants and service providers, and monitor contract closures and ongoing administrative actions. Planning, reporting and coordination: update progress monitoring tools, compile administrative data, monitor deadlines, prepare reports and liaise with relevant teams and service providers to ensure timely delivery of activities. Logistical support and travel: Organize meetings, events, trips, staff movements and equipment transfers as needed to facilitate business continuity and relocations. Other Tasks: Perform any other related tasks assigned by the supervisor. To be considered a defender of every child, you will need to... Minimum requirements:
Education / Qualifications
Education: A high school diploma is required. Professional or university courses in administration, office management, document management, logistics, finance, human resources or a related field are an asset.
Experience
- A bachelor’s degree may be accepted in place of three (3) years of relevant professional experience, and a master’s degree may be accepted in place of two (2) additional years of relevant professional experience, subject to applicable UNICEF recruitment policies and procedures. Professional experience: At least 6 years of relevant administrative or secretarial experience is required. Skills (optional): Excellent organizational, coordination and time management skills, with the ability to manage multiple tasks and meet deadlines. Good document management, filing, archiving and record keeping skills. Proficiency in Microsoft Office applications, including Word, Excel and Outlook. Attention to detail and ability to maintain accurate inventories, tracking tools and administrative records.
Required skills
Excellent interpersonal and communication skills, collaborative spirit and ability to work effectively under pressure. Strengths:
- Additional training or certification in administration, office management, archive management, logistics or a related field.
- Experience in supporting office relocations, transfers of premises, asset inventories, document archiving or administrative and financial closure.
- Experience using enterprise resource planning systems, including SAP/VISION, and mastering Microsoft Office applications, especially Excel.
- Relevant professional experience at the national level, particularly in development, in fragile and humanitarian contexts.
- Knowledge of UNICEF administrative policies, procedures and processes. For every child, you demonstrate... UNICEF’s core values – benevolence, respect, integrity, trust, responsibility and sustainability (CRITAS) – underlie all our actions and the way we conduct them. Discover our Charter of Values: UNICEF values The skills required by UNICEF for this position are... (1) Establishes and maintains partnerships (2) Demonstrates self-awareness and ethical awareness (3) Willingness to achieve results with an impact (4) Innovate and adapt to change (5) Manages ambiguity and complexity (6) Think and act strategically (7) Work in collaboration with others
Candidate profile
Please note that this announcement is intended to be a list of qualified candidates and does not correspond to a specific vacancy. Candidates on this list may be
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Offre d’emploi – Liste de personnel (adjoints administratifs) – SENEGAL CO Postulez maintenant Offre n° 596451 Type de contrat : Stage, Contrat temporaire, Consultant Niveau : G-6
Localisation
Catégories : Ressources humaines, Opérations, Administration, Gestion financière, Gestion des installations L’UNICEF œuvre dans plus de 190 pays et territoires pour sauver des vies d’enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence. À l’UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de ce que nous faisons aussi longtemps que nécessaire. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas seulement un travail, c’est une vocation. L’UNICEF est un lieu où se construisent les carrières. Nous offrons à nos collaborateurs de nombreuses opportunités de développement professionnel et personnel qui leur permettent de donner un sens à leur engagement auprès des enfants et des communautés du monde entier. Nous accueillons toutes les personnes qui souhaitent s’intégrer et évoluer au sein d’une culture riche et dynamique, et bénéficier d’une rémunération et d’avantages sociaux attractifs. Visitez notre site web pour en sa Pour chaque enfant, le droit à une chance équitable Dans le cadre du regroupement des agences des Nations Unies à la Maison des Nations Unies à Diamniadio, l’UNICEF Sénégal se prépare à quitter ses locaux actuels et à les remettre à leurs occupants d’ici le 31 décembre 2026, puis à transférer son personnel dans les nouveaux locaux en janvier 2027. Cette transition nécessite un renforcement temporaire de l’équipe administrative afin d’assurer la continuité des services et de soutenir les opérations liées au déménagement, à la clôture des contrats et à la remise des locaux. À cette fin, l’UNICEF souhaite constituer un vivier de candidats qualifiés pour répondre aux besoins en personnel de soutien administratif durant cette période. Comment pouvez-vous faire la différence ? Sous la supervision du responsable désigné, les assistants administratifs apporteront un soutien administratif, opérationnel et logistique à l’équipe assignée, en particulier pour faciliter le déménagement de l’UNICEF Sénégal à la Maison des Nations Unies à Diamniadio et la remise de ses locaux actuels. Leurs fonctions impliquent la gestion des documents et des archives, l’inventaire et le suivi des actifs, les transactions administratives et la coordination des activités liées au déménagement, conformément aux politiques, procédures et processus de l’UNICEF. Ils contribueront à la réalisation des tâches de déménagement dans les délais impartis et à la continuité des services administratifs durant la transition.
Responsabilités
Les principales responsabilités comprennent :
Autres informations
Soutien administratif : Gérer la correspondance, les courriels, le classement, la saisie de données, les calendriers de réunions, les procès-verbaux et autres tâches administratives courantes conformément aux politiques et procédures de l’UNICEF. Gestion et archivage des documents : Organiser, classer, inventorier, archiver et transférer en toute sécurité les documents physiques et électroniques, y compris les contrats, les factures, les registres d’actifs et les documents de transfert de locaux. Déménagement et remise des locaux : Appuyer la coordination et le suivi des activités de déménagement, tenir à jour les listes de contrôle et les outils de suivi des actions, assurer le suivi des tâches en suspens et compiler la documentation requise pour la fermeture et la remise des locaux actuels. Gestion des actifs et des fournitures : Mise à jour des inventaires d’équipements et de mobilier, soutien à la vérification physique, à l’étiquetage, au déplacement, au rapprochement et à la remise des actifs, et coordination de l’entretien des fournitures de bureau et des équipements. Gestion budgétaire et traitement des factures : Tenir à jour les registres de suivi budgétaire, suivre les dépenses et les paiements en suspens, collecter et vérifier les factures, et soutenir le traitement des transactions et la clôture financière dans VISION. Gestion des achats et des contrats : Préparer et tenir à jour la documentation relative aux achats et aux contrats, soutenir les accords avec les consultants et les prestataires de services, et assurer le suivi des clôtures de contrats et des actions administratives en cours. Planification, rapports et coordination : mettre à jour les outils de suivi des progrès, compiler les données administratives, surveiller les échéances, préparer les rapports et assurer la liaison avec les équipes et les prestataires de services concernés afin de garantir la réalisation des activités dans les délais impartis. Soutien logistique et déplacements : Organiser les réunions, les événements, les déplacements, les mouvements de personnel et les transferts d’équipement, selon les besoins, afin de faciliter la continuité des activités et les relocalisations. Autres tâches : Effectuer toutes autres tâches connexes assignées par le superviseur. Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez… Exigences minimales :
Formation / Diplômes
Formation : Un diplôme d’études secondaires est requis. Des cours professionnels ou universitaires en administration, gestion de bureau, gestion de documents, logistique, finances, ressources humaines ou dans un domaine connexe constituent un atout.
Expérience
- Un baccalauréat peut être accepté à la place de trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente, et une maîtrise peut être acceptée à la place de deux (2) années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente, sous réserve des politiques et procédures de recrutement applicables de l’UNICEF. Expérience professionnelle : Au moins 6 ans d’expérience pertinente en administration ou en secrétariat sont requis. Compétences (facultatives) : Excellentes compétences en matière d’organisation, de coordination et de gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de respecter les délais. Bonnes compétences en gestion documentaire, classement, archivage et tenue de registres. Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook. Souci du détail et capacité à tenir des inventaires, des outils de suivi et des registres administratifs précis.
Compétences requises
Excellentes aptitudes relationnelles et de communication, esprit de collaboration et capacité à travailler efficacement sous pression. Atouts :
- Formation ou certification supplémentaire en administration, gestion de bureau, gestion des archives, logistique ou dans un domaine connexe.
- Expérience en matière de soutien aux déménagements de bureaux, aux transferts de locaux, aux inventaires d’actifs, à l’archivage de documents ou à la clôture administrative et financière.
- Expérience de l’utilisation de systèmes de planification des ressources d’entreprise, notamment SAP/VISION, et maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Excel.
- Expérience professionnelle pertinente au niveau national, notamment dans le domaine du développement, dans des contextes fragiles et humanitaires.
- Connaissance des politiques, procédures et processus administratifs de l’UNICEF. Pour chaque enfant, vous démontrez… Les valeurs fondamentales de l’UNICEF – bienveillance, respect, intégrité, confiance, responsabilité et durabilité (CRITAS) – sous-tendent toutes nos actions et la manière dont nous les menons. Découvrez notre Charte des valeurs : Les valeurs de l’UNICEF Les compétences requises par l’UNICEF pour ce poste sont… (1) Établit et entretient des partenariats (2) Fait preuve de conscience de soi et de conscience éthique (3) Volonté d’obtenir des résultats ayant un impact (4) Innove et s’adapte au changement (5) Gère l’ambiguïté et la complexité (6) Pense et agit de manière stratégique (7) Travaille en collaboration avec les autres
Profil recherché
Veuillez noter que cette annonce vise à constituer une liste de candidats qualifiés et ne correspond pas à un poste vacant précis. Les candidats figurant sur cette liste pourront être contactés en fonction de leurs qualifications. en fonction des besoins opérationnels et, à la suite du processus d’évaluation et de sélection requis, un type de contrat approprié, conforme aux politiques et procédures de l’UNICEF, pourra leur être proposé. L’UNICEF promeut et défend les droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans toutes ses activités et a pour mandat de soutenir la réalisation de ces droits, notamment pour les enfants les plus défavorisés. Son personnel mondial doit refléter la diversité de ces enfants. La famille UNICEF s’engage à inclure toutes les personnes , sans distinction de race, d’origine ethnique, de handicap, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de religion, de nationalité, de milieu socio-économique, d’appartenance à une minorité ou de toute autre situation. L’UNICEF encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion ou d’origine ethnique, et de personnes en situation de handicap, y compris les personnes neurodivergentes. Nous offrons à notre personnel de nombreux avantages, notamment un congé parental rémunéré, des pauses pour l’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap. L’UNICEF met en place des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’aménagements, veuillez soumettre votre demande via le bouton « Accessibilité » sur la page Carrières de l’UNICEF ( Accessibilité | UNICEF) . Si votre candidature est retenue, veuillez contacter directement le recruteur pour lui fournir plus de détails, afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires à l’avance. L’UNICEF n’embauche pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité, la discrimination, la fraude, la corruption et toute autre forme de mauvaise conduite. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats retenus feront l’objet de vérifications rigoureuses de leurs références, de leurs antécédents et de leur protection. Ces vérifications peuvent inclure la vérification des diplômes et de l’expérience professionnelle, la consultation des bases de données pertinentes des Nations Unies sur les inconduites, ainsi que des demandes de divulgation d’inconduites auprès des employeurs actuels et précédents, des associations professionnelles, d’autres organisations pertinentes et des organisations participant aux initiatives interinstitutions de protection, notamment le Système de divulgation des inconduites (SDI), le cas échéant. La nomination, la sélection et le maintien en poste sont subordonnés à la réussite de toutes les vérifications requises. Les candidats retenus pourront être amenés à fournir des informations complémentaires et à donner leur consentement afin de permettre à l’UNICEF d’effectuer ces vérifications. Les vérifications d’antécédents comprendront la vérification des diplômes et de l’expérience professionnelle. Les candidats retenus pourront être amenés à fournir des informations complémentaires pour permettre la réalisation de ces vérifications, et les candidats en situation de handicap pourront être invités à soumettre, de manière confidentielle, des documents justificatifs relatifs à leur handicap. Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. Les nominations sont conditionnelles à la volonté des candidats sélectionnés de se conformer aux exigences de vaccination actuelles ou futures. exigences, si l’UNICEF l’impose à son personnel. Le non-respect de ces exigences, le cas échéant et sans exemption médicale dûment approuvée par l’autorité compétente des Nations Unies, entraînera l’annulation de la sélection ou pourra donner lieu à d’autres mesures administratives, y compris la cessation de service. Remarques : Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, le critère primordial pour le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité. L’UNICEF s’engage à promouvoir un effectif inclusif, représentatif et accueillant. Les personnes éligibles et les femmes sont encouragées à postuler à ce poste. L’UNICEF ne perçoit aucun frais de dossier à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement, de sélection et d’embauche (candidature, entretien, validation des candidatures, nomination et formation). L’UNICEF ne demandera jamais les coordonnées bancaires des candidats.
Présentation du poste
L’action humanitaire est une priorité transversale du Plan stratégique de l’UNICEF. L’UNICEF s’engage à rester présent et à agir dans les contextes humanitaires. Par conséquent, l’ensemble du personnel, à tous les niveaux et dans tous les domaines fonctionnels, peut être mobilisé pour appuyer la réponse humanitaire, contribuant ainsi au renforcement de la résilience des communautés et des capacités des autorités nationales. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection. Annonce : 21 octobre 2026 le de Greenwich Postulez maintenant
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.