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Nous recherchons un(e) Senior Administrative Manager pour rejoindre notre équipe à Lilongwe.
Dans ce poste, vous dirigerez le département d'administration corporative, en gérant les opérations quotidiennes du bureau, la logistique des installations, l'approvisionnement en actifs administratifs et la conformité corporative. Vous collaborerez étroitement avec les chefs de département transversaux et la direction exécutive pour maintenir un environnement de travail sûr, hautement fonctionnel et rentable qui soutient la productivité à long terme de l'entreprise.
Responsabilités clés :
Opérations de bureau et optimisation des processus
Diriger les flux de travail administratifs quotidiens, les communications corporatives, les systèmes de gestion documentaire et les procédures de tenue de dossiers.
Évaluer les processus administratifs existants et mettre en œuvre des systèmes évolutifs pour augmenter la productivité et réduire les coûts généraux.
Établir des procédures opérationnelles standard (SOP) pour les tâches administratives, la maintenance des bureaux et la gestion des voyages et de l'hospitalité corporatifs.
Installations, propriété et gestion des fournisseurs
Superviser la maintenance des installations, la planification des espaces de bureau, la conformité en matière de santé et de sécurité, et les protocoles de sécurité physique et numérique.
Gérer les relations avec les fournisseurs tiers, y compris les contrats de location, les fournisseurs de bureau, le support matériel informatique et les services publics du bâtiment.
Négocier des contrats de services à haute valeur, examiner les accords de niveau de service (SLA) et auditer régulièrement les performances des fournisseurs.
Budgétisation et finances administratives
Préparer, gérer et surveiller le budget administratif et des installations annuel pour assurer le contrôle des coûts et une allocation efficace des ressources.
Superviser la gestion de la petite caisse, les approbations d'achats administratifs et les systèmes de rapport de dépenses.
Identifier des opportunités d'économies dans les chaînes d'approvisionnement de bureau, la location d'équipement et l'utilisation des services publics.
Leadership d'équipe et soutien exécutif
Diriger, encadrer et évaluer le personnel administratif, les assistants de bureau, les réceptionnistes et le personnel de soutien aux installations.
Collaborer avec les assistants exécutifs pour rationaliser le soutien à la direction C-suite et aux réunions du conseil d'administration.
Coordonner les événements d'entreprise, les conférences corporatives et les visites de parties prenantes de haut niveau.
Gestion des risques et conformité
Assurer la conformité organisationnelle avec les réglementations locales en matière de santé, de sécurité et de lieu de travail.
Maintenir les polices d'assurance corporatives, les registres de propriété et les plans de reprise après sinistre et de continuité des activités pour les opérations de bureau.
Expérience
Nous recherchons un(e) Senior Administrative Manager hautement organisé(e), proactif(ve) et axé(e) sur les résultats, avec au moins 10 ans d'expérience progressive dans la supervision de l'administration de bureau corporative, des opérations d'installations et des services de soutien aux entreprises. Nous recherchons un leader pratique capable de gérer des équipes de soutien interfonctionnelles, de stimuler la productivité opérationnelle et de soutenir la direction exécutive avec une exécution administrative impeccable.
Formation / Diplômes
Éducation : Licence en administration des affaires, administration publique, gestion ou domaine connexe.
Certifications : Certified Administrative Professional (CAP), Certified Facility Manager (CFM) ou certification PMP est un atout supplémentaire.
Expérience : 10+ ans d'expérience progressive en administration et gestion de bureau, avec au moins 3 à 5 ans dans une capacité de gestionnaire senior.
Compétences techniques : Maîtrise avancée de MS Office/Google Workspace, modules administratifs ERP, logiciels de gestion des installations et plateformes de suivi des dépenses.
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Compétences de base : compétences organisationnelles exceptionnelles, négociation de contrats, leadership d'équipe, gestion de crise et communication exécutive.
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Senior Administrator Lilongwe À propos du poste Nous recherchons un Senior Administrator hautement organisé, proactif et expérimenté pour superviser et coordonner les opérations administratives de l organisation. Le candidat retenu assurera une gestion efficace des bureaux, supervisera le personnel administratif, mettr
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