Quality Assurance & Compliance Coordinator for Site Health

Poste : Quality Assurance & Compliance Coordinator for Site Health

Entreprise : Mary Begg Health Services

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** Le Site Health Quality & Compliance Coordinator joue un rôle central dans le maintien de l'assurance qualité, la conformité, la gouvernance clinique et les contrôles administratifs dans l'ensemble des installations de santé au travail et des postes de secours sur les sites miniers de Kansas et Sentinel. Ce poste exige un professionnel méticuleux, proactif et hautement organisé, compétent dans le suivi, le respect des normes de conformité, la gestion des processus d'audit, la tenue d'une documentation précise et la résolution rapide des écarts identifiés. La collaboration avec le Chief Medical Officer et les équipes d'assurance qualité fait partie intégrante de ce rôle.

Objectif : Garantir la conformité, la coordination transparente et la préparation aux audits des services de santé sur site, tout en veillant à l'alignement avec les normes MBHS, les attentes des clients et toutes les exigences réglementaires applicables. Le candidat idéal fera preuve d'initiative, d'un suivi administratif méticuleux, d'un raisonnement clinique solide et d'une capacité à prioriser efficacement des demandes concurrentes dans un environnement de soins de santé à rythme rapide.

Exigences pédagogiques : Un professionnel de santé qualifié avec une expertise administrative substantielle, une solide expérience en assurance qualité ou en conformité des soins de santé est requis. Un master ou une certification en administration des soins de santé sera considéré comme un atout précieux. L'enregistrement professionnel et une licence valide pour exercer auprès du Health Professions Council of Zimbabwe (HPCZ) et/ou du Nursing and Midwifery Council of Zimbabwe (NMCZ) sont requis.

Exigences d'expérience : Une expérience clinique d'au moins six ans est requise. Avec un minimum de deux ans d'expérience pratique en assurance qualité des soins de santé, audits d'établissements, leadership clinique, administration, conformité, accréditation ou opérations de soins de santé, le candidat idéal apportera une base solide à ce rôle. La maîtrise de la santé au travail, des soins d'urgence, de la gestion des postes de secours ou de l'accréditation des établissements de santé est hautement souhaitable.

Responsabilités clés :

Assurance qualité et conformité : Superviser les initiatives d'assurance qualité dans les installations de santé au travail et les postes de secours. Coordonner les audits réguliers des installations et les inspections de conformité clinique conformément au Plan d'audit complet MBHS pour garantir le respect des normes établies. Assurer le respect des normes MBHS, des spécifications clients, des réglementations nationales de santé et des mandats légaux applicables émis par des autorités telles que HPCZ, MCZ, ZAMORA, RPA et autres organismes de réglementation pertinents. Surveiller les résultats d'audit, attribuer les personnes responsables si nécessaire, suivre les progrès des plans d'action et confirmer la résolution des non-conformités. Tenir à jour et mettre à jour les tableaux de bord qualité, les registres et les outils de suivi de conformité pour faciliter les initiatives d'amélioration continue de la qualité. Veiller à ce que les procédures opérationnelles standard, les politiques, les formulaires et autres documents contrôlés restent à jour, facilement disponibles et appliqués de manière cohérente dans toute l'organisation. Rédiger des rapports mensuels sur les indicateurs de qualité et de conformité à soumettre au Chief Medical Officer et au Quality Assurance Manager. Signaler tout cas de non-conformité persistante, facteurs de risque ou retards de clôture à la direction supérieure pour examen et résolution. Aider à coordonner et participer aux réunions de gouvernance clinique, aux revues de gestion, aux inspections et aux processus d'accréditation pour garantir le respect des normes établies et des exigences de conformité.

Supervision des installations de santé au travail et des postes de secours : Aider à établir et superviser les normes de qualité dans les installations de santé au travail et les postes de secours pour garantir la conformité et l'efficacité. Effectuer des inspections programmées et impromptues pour vérifier que les installations répondent aux normes de propreté, de sécurité et de conformité, sont correctement approvisionnées et pleinement opérationnelles. Superviser et gérer les registres relatifs aux licences, certifications, entretien des équipements, équipements d'urgence, consommables, incidents, formations et activités liées à la conformité. Surveiller l'état opérationnel et la fonctionnalité des équipements critiques, des actifs de réponse d'urgence et des fournitures cliniques pour garantir la disponibilité et la préparation. Coordonner les activités de suivi liées à la maintenance, aux achats, à l'entretien des équipements et aux préoccupations liées aux installations pour garantir une résolution rapide et des opérations efficaces. Documenter et surveiller systématiquement les écarts identifiés, en veillant à ce qu'ils soient suivis jusqu'à leur résolution finale.

HSE et QHSE : Faciliter la mise en œuvre réussie des exigences HSE et QHSE de l'entreprise dans le cadre de la responsabilité MBHS désignée. Superviser l'environnement de travail et signaler rapidement tout danger concernant la sécurité du personnel, des installations ou des patients aux autorités compétentes. Traiter les problèmes, recommandations et suggestions QHSE identifiés lors des audits, inspections et activités opérationnelles avec urgence et efficacité. Les plans d'intervention d'urgence critiques doivent être efficacement communiqués, facilement accessibles et parfaitement compris par tout le personnel concerné. Compiler les rapports HSE et assurer leur soumission en temps opportun au Quality Assurance Manager conformément aux délais convenus. Favoriser un environnement caractérisé par la sécurité, la responsabilité et l'amélioration continue.

Prévention et contrôle des infections : Aider à créer, exécuter et évaluer les politiques, procédures et normes de prévention et de contrôle des infections. Effectuer des audits de prévention et de contrôle des infections et réaliser des évaluations complètes des risques pour évaluer la conformité aux protocoles établis et identifier les dangers potentiels. Surveiller les protocoles de nettoyage, désinfection, hygiène des mains, gestion des déchets et contrôle des infections pour garantir la conformité aux normes établies. Superviser la mise en œuvre de ces pratiques pour maintenir un environnement sûr et hygiénique, en vérifiant l'adhésion aux protocoles et en identifiant les domaines à améliorer. Évaluer les risques de prévention des infections et collaborer avec les équipes pertinentes pour mettre en œuvre des mesures correctives. Mener des enquêtes sur les épidémies et incidents liés aux infections associées aux soins de santé. Organiser ou dispenser des sessions de formation complètes pour le personnel sur les protocoles de prévention et de contrôle des infections. Participer activement aux comités de contrôle des infections et préparer des rapports détaillés sur les activités de contrôle des infections. Favoriser et maintenir une culture solide de prévention des infections parmi le personnel et les patients.

Soutien administratif et RH : Fournir un soutien administratif complet au Chief Medical Officer, en assurant une gestion efficace des fonctions liées au personnel et des tâches opérationnelles. Fournir une assistance administrative organisée au Chief Marketing Officer concernant le personnel des installations de santé au travail et des postes de secours. Coordonner et gérer les tâches d'administration de la main-d'œuvre, y compris la planification des congés du personnel, l'attribution des listes de service et le suivi des présences, selon les instructions. Assurer une gestion et une tenue méticuleuses de toute la documentation, registres et dossiers liés au personnel. Aider à la préparation et à la livraison de la documentation d'intégration et des sessions d'orientation administrative pour les nouvelles recrues. Préparer les ordres du jour des réunions, documenter les actions et assurer leur achèvement par le suivi. Documenter toutes les actions de suivi découlant des réunions de direction, audits, inspections et évaluations opérationnelles. Compiler les rapports mensuels opérationnels, administratifs et de conformité selon les besoins. Vérifier que tous les rapports départementaux, soumissions et dossiers sont préparés avec précision et soumis conformément aux délais établis. Maintenir les systèmes de classement électroniques et physiques de manière sécurisée et structurée. Faciliter une collaboration et un échange d'informations transparents entre les équipes cliniques, administratives, qualité et de gestion pour améliorer la communication interne.

Gestion administrative et documentaire : Assurer le respect des politiques administratives, procédures, contrôles internes et normes opérationnelles établies. Tenir à jour divers registres, y compris ceux pour les données qualité, actifs, formation, incidents, conformité, équipements, licences et certifications. Superviser les activités de suivi liées aux achats pour garantir l'alignement avec les besoins administratifs et opérationnels. Maintenir l'intégrité, l'exhaustivité et la confidentialité des dossiers tout en assurant leur stockage sécurisé. Faciliter toutes les initiatives d'accréditation, assurer le respect des obligations de licence et préparer les soumissions réglementaires. Surveiller les niveaux de stock des fournitures de bureau et des ressources administratives pour garantir une disponibilité adéquate. Maintenir la circulation des seules versions les plus récentes des politiques, SOP, formulaires et documents contrôlés. Effectuer diverses tâches administratives selon les directives de la direction supérieure.

Service client et conduite professionnelle : Offrir des soins avec professionnalisme, respect et empathie aux patients, à leurs proches, au personnel et à toutes les parties prenantes. Offrir un service client exceptionnel en répondant attentivement aux préoccupations des patients et en facilitant les parcours de soins appropriés. Démontrer un leadership en incarnant les valeurs fondamentales, les principes éthiques et la conduite professionnelle de MBHS, tout en respectant les normes de service les plus élevées. Documenter tout cas de service client inadéquat, griefs de patients ou déficiences de service et les signaler rapidement à la direction pour examen et résolution. Préserver une stricte confidentialité, exercer un jugement solide et maintenir des normes professionnelles de manière cohérente dans toutes les interactions et fonctions.

Compétences et attributs requis : Hautement organisé et méticuleux, avec un fort engagement à respecter les délais. L'attention aux détails et la précision sont des qualités essentielles pour ce rôle. Fait preuve d'initiative proactive et d'un engagement à mener les tâches à leur terme. Compétent dans le maintien de la communication et des suivis avec le personnel, les gestionnaires et les parties prenantes. Capable de gérer efficacement des priorités diverses tout en maintenant une attention méticuleuse aux détails. Maîtrise exceptionnelle dans la rédaction de rapports complets, la tenue d'une documentation précise et la gestion des dossiers avec une attention méticuleuse aux détails. Capable d'évaluer les résultats d'audit, les données et les modèles pour faciliter une résolution efficace des problèmes. Compétent dans l'utilisation efficace des tableaux de bord, des outils de suivi, des registres et des plans d'action. Aptitude exceptionnelle à une communication claire et efficace et à la collaboration harmonieuse avec les autres. Professionnel, assertif et respectueux. Capable de travailler de manière autonome tout en contribuant simultanément à une dynamique d'équipe cohésive. Capable de se déplacer entre différents sites miniers, en consacrant jusqu'à 50 % de son temps à des missions en dehors de son lieu de travail principal. Dévoué à maintenir l'excellence, à assurer le strict respect des réglementations et à favoriser la croissance et l'amélioration continues. Compétent dans l'utilisation des applications Microsoft Office, avec une bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel et Outlook. Maintient un haut niveau d'intégrité, de confidentialité et de responsabilité dans toutes les interactions et responsabilités professionnelles.

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