Assistant(e) Finance Partenariat –Consortium RRM

Formation / Diplômes

Sous la supervision du Manager Finance du consortium RRM, l’Assistant(e) Finance Partenariat assure un appui quotidien aux opérations financières, comptables et administratives du projet. Il/elle contribue au traitement des demandes de fonds des partenaires, à la préparation des documents de paiement, au suivi des avances et des dépenses, ainsi qu’à la consolidation des informations financières.

Autres informations

Il/elle joue également un rôle essentiel dans la gestion et la sécurisation des archives physiques et électroniques du consortium. À ce titre, il/elle veille à la disponibilité, à la complétude et au bon classement des pièces justificatives, conventions, budgets, rapports et autres documents nécessaires aux contrôles internes, aux revues financières et aux audits. Le poste implique une collaboration régulière avec les équipes de l’IRC et les trois partenaires nationaux du consortium, afin de faciliter la circulation des documents, de suivre les dossiers incomplets et de contribuer au respect des procédures financières et administratives applicables.

Responsabilités

• 1. Appui aux opérations financières et comptables Réceptionner et examiner les demandes de fonds transmises par les partenaires du consortium. Vérifier l’exactitude des informations, des calculs, des références budgétaires, des approbations et la présence des pièces justificatives requises. Préparer les bordereaux, états de paiement, demandes d’avance, documents de régularisation et autres pièces financières nécessaires aux opérations du consortium. Participer à la saisie et à la compilation des données financières dans les outils de suivi du projet. Assurer la mise à jour des tableaux de suivi des avances, des paiements et des engagements financiers. Contribuer aux clôtures mensuelles, aux rapprochements financiers et à la préparation des documents destinés aux rapports consolidés. Signaler au Manager Finance les dossiers incomplets, les incohérences, les retards, les dépenses potentiellement non conformes et les risques financiers identifiés.
• 2. Gestion et archivage des documents Assurer le classement méthodique des pièces financières, comptables et contractuelles, notamment les conventions, accords de consortium, budgets approuvés et avenants. Organiser les archives selon le partenaire concerné, la période et le type de transaction. Effectuer des vérifications régulières de la complétude des dossiers physiques et électroniques. Comparer les pièces archivées avec les listes de transactions et les outils de suivi financier. Veiller à la lisibilité, à la sécurité, à la protection, à la conservation et à la confidentialité des documents. Garantir que les dossiers soient correctement référencés et facilement accessibles lors des contrôles et audits.
• 3. Suivi financier et documentaire des partenaires Faciliter la transmission, la réception et l’enregistrement des documents financiers entre l’IRC et les membres du consortium. Actualiser les tableaux de suivi des budgets, décaissements, dépenses, soldes, rapports attendus, recommandations et actions correctives. Assurer le suivi des pièces justificatives manquantes auprès des équipes et des trois partenaires nationaux. Documenter les régularisations effectuées et suivre les dossiers jusqu’à leur complétude. Préparer les documents et supports nécessaires aux réunions financières, aux revues périodiques, aux audits, aux contrôles internes et aux visites de suivi du bailleur. Participer aux séances d’orientation des partenaires sur les exigences documentaires, la numérisation, le classement et la conservation des pièces justificatives.
• 4. Respect des procédures et autres tâches Appliquer les procédures financières, administratives et documentaires de l’IRC et les exigences applicables au projet. Respecter les principes d’intégrité, de responsabilité, de discrétion et de confidentialité. Exécuter toute autre tâche connexe confiée par le superviseur dans le cadre des activités du consortium RRM.

EXIGENCES DU POSTE

Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 ou BAC+3 en finance, comptabilité, gestion, économie ou dans un domaine équivalent.

Expérience

Justifier d’au moins deux années d’expérience professionnelle pertinente en comptabilité, administration financière, archivage ou suivi documentaire de projets. Avoir une expérience dans une organisation humanitaire, avec des partenaires nationaux ou au sein d’un consortium constitue un atout. Avoir une connaissance des exigences documentaires des bailleurs institutionnels, notamment celles de la DG ECHO, est souhaitée. Posséder une bonne connaissance des pièces comptables, des circuits de paiement et des principes de suivi budgétaire. Maîtriser les méthodes de classement, de numérisation, d’indexation et de gestion des archives physiques et électroniques. Avoir une bonne maîtrise de Microsoft Excel, Word, des outils de stockage documentaire et des applications bureautiques. Être capable d’utiliser des listes de contrôle, de suivre plusieurs dossiers simultanément et d’identifier les documents manquants ou incohérents. Disposer de bonnes capacités de communication et de rédaction en français. La connaissance de l’anglais constitue un atout. Faire preuve de rigueur, d’intégrité, de discrétion et respecter strictement la confidentialité des informations. Avoir un excellent sens de l’organisation, de la méthode et une grande attention aux détails. Adhérer aux normes de conduite professionnelle de l’IRC, notamment aux principes d’intégrité, de service et de responsabilité. Informations complémentaires :

Localisation

Département : Unité du Consortium RRM. Nombre de postes : 1. Supérieur hiérarchique : Manager Finance du consortium. Grade : 9A. Contrat : CDD. Les candidatures féminines sont fortement encouragées. La candidature se fait en ligne avec un CV et une lettre de motivation.

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