Supply Chain Team Leader

RÔLE DU POSTE

Le/La Supply Chain Team Leader est chargé(e) de planifier, organiser, superviser et coordonner l’ensemble des activités liées à la chaîne d’approvisionnement au sein du bureau de coordination du Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) à Niamey.

Responsabilités

Sous la responsabilité du Supply Chain Manager, il/elle veille à ce que les biens, équipements et services nécessaires aux opérations de l’organisation soient acquis et mis à disposition dans les délais requis, au meilleur coût et conformément aux procédures internes ainsi qu’aux exigences des bailleurs de fonds. Il/Elle assure également l’encadrement de l’équipe logistique et approvisionnement, apporte un appui technique aux équipes des bases opérationnelles et garantit la bonne gestion des achats, des stocks, des équipements, des véhicules, des entrepôts et des infrastructures. Il/Elle contribue ainsi à la continuité des opérations humanitaires du DRC dans ses différentes zones d’intervention au Niger.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

A. Gestion des achats et des approvisionnements Élaborer et suivre les plans d’approvisionnement en fonction des besoins opérationnels et des programmes de l’organisation. Superviser le traitement des demandes d’achat, la préparation des dossiers de consultation et le déroulement des procédures d’appel d’offres. Veiller à la conformité des processus d’achat avec les procédures du DRC et les exigences des bailleurs de fonds. Organiser les vérifications des fournisseurs et contribuer à l’analyse du marché local afin d’identifier les meilleures offres disponibles. Mettre à jour les listes de prix et participer aux négociations avec les fournisseurs et prestataires. Superviser la préparation et le suivi des contrats, accords-cadres, bons de commande et documents de livraison. Assurer le suivi des commandes jusqu’à la réception effective des biens et services. B. Supervision et gestion de l’équipe logistique Encadrer et superviser les assistants et agents chargés de l’approvisionnement, les chauffeurs, les gardiens ainsi que les autres personnels logistiques placés sous sa responsabilité. Organiser et répartir les tâches au sein de l’équipe en fonction des priorités opérationnelles. Assurer le suivi des horaires, des congés et des performances du personnel. Participer aux processus de recrutement, d’intégration et d’évaluation des membres de l’équipe.

Formation / Diplômes

Identifier les besoins de renforcement des capacités et organiser des formations adaptées aux fonctions du personnel. Fournir un accompagnement technique aux équipes logistiques et approvisionnement des bases opérationnelles. C. Gestion du transport et du parc automobile Superviser l’organisation des transports locaux et l’acheminement des fournitures vers les différentes bases. Veiller à la bonne gestion du parc automobile, des motos et des groupes électrogènes. Assurer le suivi de l’utilisation des véhicules, des carnets de bord, des chauffeurs et des consommations de carburant. Contrôler la planification des déplacements et veiller à la disponibilité des moyens de transport nécessaires aux activités.

Autres informations

Suivre les besoins d’entretien et de réparation des véhicules et autres équipements motorisés. D. Gestion des stocks, des équipements et des infrastructures Superviser la gestion des entrepôts, des stocks et des équipements de l’organisation. Veiller à la réception, au stockage, à la conservation et à la distribution appropriée des biens. Organiser les inventaires physiques et assurer le suivi des mouvements de stocks et des équipements. Contrôler les conditions de stockage et la tenue des documents de gestion. Superviser l’entretien des locaux, des installations et des infrastructures utilisées par l’organisation. Veiller à la disponibilité des services et équipements nécessaires au bon fonctionnement des bureaux. E. Gestion administrative, documentation et rapports Veiller à la saisie et à la mise à jour des informations logistiques dans le système DRC Dynamics. Produire et transmettre les rapports logistiques mensuels ainsi que les mises à jour hebdomadaires. Assurer le classement et l’archivage physique et électronique des dossiers d’achat, contrats, documents de livraison et pièces justificatives. Veiller à la bonne organisation des documents sur les espaces de stockage et de partage, notamment SharePoint. Collaborer avec le service financier pour la transmission et la vérification des documents nécessaires au traitement des opérations. Préparer et mettre à disposition les documents requis lors des audits et contrôles internes ou externes. F. Conformité et respect des procédures Veiller au respect des politiques, procédures et règles internes du DRC en matière de chaîne d’approvisionnement. S’assurer que les opérations logistiques sont réalisées dans le respect des principes de transparence, de responsabilité et d’éthique. Identifier les insuffisances dans les processus et proposer des mesures correctives. Garantir la traçabilité des achats, des biens, des équipements et des opérations logistiques. Promouvoir le respect du code de conduite et des règles de redevabilité au sein de l’équipe.

EXIGENCES DU POSTE

Formation académique Être titulaire d’un diplôme de niveau Master en logistique et/ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement. Une certification professionnelle en logistique humanitaire ou en approvisionnement constitue un atout.

Expérience

Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle dans le domaine de la logistique humanitaire au sein d’une ONG internationale ou d’une organisation humanitaire. Avoir au moins trois (3) années d’expérience dans un poste de management ou de supervision d’équipe. Posséder une expérience confirmée dans la gestion des achats, des approvisionnements, des contrats, des stocks, des équipements et du parc automobile. Avoir une bonne connaissance des procédures d’achat, des exigences des bailleurs de fonds et des mécanismes de contrôle interne. Une bonne connaissance du marché local nigérien constitue un avantage. Compétences techniques et informatiques Maîtriser les procédures de passation des marchés, de consultation des fournisseurs et de gestion des contrats. Avoir de solides compétences en gestion des stocks, des actifs, des entrepôts et du transport. Maîtriser les outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint. Être capable de produire des tableaux de suivi, d’analyser des données et d’élaborer des rapports. Avoir une expérience dans l’utilisation des systèmes ERP ; la connaissance de Microsoft Dynamics est particulièrement appréciée. Maîtriser les techniques de planification, de négociation, de résolution de problèmes et de gestion des priorités. Être capable de former, encadrer et accompagner une équipe de collaborateurs. Compétences linguistiques Avoir une excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit. Avoir une bonne maîtrise professionnelle de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit. La connaissance des langues locales constitue un atout. Qualités personnelles et professionnelles Faire preuve de rigueur, d’intégrité et de sens des responsabilités. Posséder de solides capacités d’organisation et de planification. Être capable de travailler sous pression et de gérer plusieurs priorités simultanément.

Compétences requises

Avoir un bon esprit d’équipe et des aptitudes confirmées en encadrement du personnel. Faire preuve de professionnalisme, de transparence et de respect des règles éthiques. Posséder de bonnes capacités de communication, de négociation et de collaboration. Être capable de prendre des initiatives et de proposer des solutions adaptées aux difficultés opérationnelles.

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