Assistant(e) Logisticien(ne)

Le Centro di Volontariato Internazionale (CEVI) est une organisation non gouvernementale engagée dans la mise en œuvre de projets de développement durable, humanitaire et communautaire. Dans le cadre de ses différents projets en Côte d’Ivoire, CEVI s’appuie sur un dispositif logistique destiné à garantir la disponibilité des biens, équipements et services nécessaires à la réalisation de ses activités, ainsi que le respect des procédures internes et des exigences des partenaires et bailleurs de fonds. Afin de renforcer ce dispositif, CEVI recrute un(e) Assistant(e) Logisticien(ne).

Responsabilités

Le poste porte sur l’appui à la gestion quotidienne du service logistique, notamment en matière d’achats, d’approvisionnement, de gestion des stocks et des équipements, ainsi que sur l’organisation logistique des activités et des missions. L’Assistant(e) Logisticien(ne) travaillera en étroite collaboration avec le Logisticien et les différents services de CEVI, et contribuera au bon fonctionnement du dispositif logistique de l’organisation.

Objectif général du poste

L’objectif général est d’assurer un appui opérationnel et organisationnel au service logistique de CEVI, en contribuant à la planification, au suivi et à la mise en œuvre des opérations logistiques nécessaires au bon déroulement des activités de l’organisation et de ses projets. L’Assistant(e) Logisticien(ne) contribue notamment à garantir la disponibilité des biens et services, la bonne gestion des stocks et équipements, la traçabilité des opérations et le respect des procédures logistiques.

Missions et responsabilités

Sous la supervision du Logisticien, l’Assistant(e) Logisticien(ne) aura notamment pour responsabilités de :

Appui aux achats et approvisionnements : participer à l’identification des besoins en biens et services nécessaires aux activités de CEVI ; préparer et/ou contribuer à la préparation des demandes de cotation et autres documents liés aux achats ; participer à la collecte et à l’analyse des offres des fournisseurs, conformément aux procédures de CEVI ; préparer les bons de commande et autres documents nécessaires au processus d’achat ; assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs et veiller au respect des délais de livraison ; contrôler la conformité des biens et matériels réceptionnés avec les commandes effectuées ; contribuer à la mise à jour de la base de données et des outils de suivi des fournisseurs et des achats ; assurer le classement et l’archivage des documents relatifs aux achats et approvisionnements.

Gestion des stocks et des équipements : assurer, en collaboration avec le Logisticien, le suivi des entrées et sorties de stocks ; mettre à jour régulièrement les fiches de stock, registres et tableaux de suivi ; participer à l’organisation et au suivi des inventaires physiques ; veiller au rangement approprié et à la bonne organisation des espaces de stockage ; assurer la traçabilité des mouvements de matériel et équipements ; participer au suivi des équipements et biens de CEVI, notamment à travers la mise à jour des registres et outils de suivi ; signaler au Logisticien toute anomalie, perte, détérioration ou besoin de renouvellement constaté ; contribuer à la préparation des rapports et états de stocks.

Appui logistique aux activités et missions : contribuer à la préparation logistique des formations, ateliers, réunions, missions et autres activités de CEVI ; préparer et suivre les besoins en matériel, fournitures, équipements et autres ressources nécessaires aux activités ; appuyer l’organisation des déplacements et missions du personnel et des partenaires, selon les procédures internes ; veiller à la disponibilité des moyens logistiques nécessaires au bon déroulement des activités ; participer à la coordination pratique avec les fournisseurs et prestataires ; assurer le suivi des besoins logistiques avant, pendant et après les activités.

Gestion documentaire et suivi administratif : assurer le classement physique et numérique des documents logistiques ; veiller à la disponibilité et à la bonne organisation des pièces justificatives relatives aux opérations logistiques ; mettre à jour les différents outils et tableaux de suivi du service logistique ; contribuer à la préparation des documents et informations nécessaires aux contrôles, audits et rapports des projets ; veiller à la traçabilité et à l’archivage des opérations conformément aux procédures de CEVI et aux exigences des bailleurs.

Coordination et appui au fonctionnement du service logistique : travailler en étroite collaboration avec le Logisticien afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien du service ; assurer le suivi des tâches logistiques qui lui sont confiées et rendre compte régulièrement de leur état d’avancement ; anticiper les besoins logistiques et signaler les éventuelles difficultés ou contraintes ; collaborer avec les équipes des projets, l’administration et la finance pour assurer une bonne coordination des opérations logistiques ; participer à l’amélioration des outils et méthodes de travail du service logistique ; assurer, en cas de besoin et sur instruction du Logisticien, le suivi de certaines opérations logistiques de manière autonome.

Respect des procédures et autres responsabilités : veiller au respect des procédures logistiques internes de CEVI ainsi que des règles applicables aux projets et aux bailleurs de fonds ; respecter les principes de transparence, de traçabilité, d’intégrité et de bonne gestion des ressources ; signaler immédiatement au supérieur hiérarchique toute difficulté ou situation susceptible d’avoir un impact sur les opérations logistiques ; exécuter toute autre tâche relevant de ses fonctions qui pourrait lui être confiée par la hiérarchie, en fonction des besoins de l’organisation.

Profil et qualifications requis

Formation : être titulaire au minimum d’un BTS, DUT ou Licence en Logistique, Gestion, Administration ou dans un domaine équivalent.

Expérience : une expérience professionnelle d’au moins un (1) an dans le domaine de la logistique, des achats, de l’approvisionnement ou de la gestion des stocks est souhaitée ; une expérience au sein d’une ONG, d’une organisation internationale ou dans le cadre de projets de développement constitue un atout.

Compétences techniques : bonne connaissance des principes de gestion logistique et des approvisionnements ; bonne maîtrise de la gestion des stocks et des inventaires ; bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ; capacité à utiliser des tableaux et outils de suivi logistique ; bonne capacité de classement et d’archivage des documents ; la connaissance des procédures d’achat et des exigences des bailleurs de fonds constitue un atout ; capacité à organiser et suivre plusieurs opérations simultanément.

Qualités personnelles : rigueur, organisation et sens du détail ; sens des responsabilités et respect des délais ; autonomie et esprit d’initiative ; capacité d’anticipation et de résolution des problèmes ; bonnes capacités de communication et de travail en équipe ; intégrité, discrétion et respect de la confidentialité ; flexibilité et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

Conditions contractuelles

Type de contrat : contrat de collaboration de six (06) mois, avec évolution envisagée vers un contrat à durée déterminée (CDD) à l’issue de cette période, sous réserve des performances et des besoins de l’organisation. Lieu de travail : Bureau CEVI de Daloa, avec déplacements ponctuels sur le terrain selon les besoins des activités. Rémunération : selon la grille et les dispositions internes de CEVI. Le/la titulaire du poste est tenu(e) de respecter le règlement intérieur, les procédures internes et les valeurs de l’organisation.

Modalités de candidature

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à transmettre leur dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante : (adresse visible une fois connecté), en mettant impérativement en copie (Cc) : (adresse visible une fois connecté). Objet du mail : Candidature au poste de [Intitulé du poste]. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

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