Business Support Assistant SC-4 (Travel)

Assistant(e) chargé(e) du soutien administratif et opérationnel (spécialiste GDS et billetterie).

• Type de contrat : Contrat de services (Service Contract)
• Grade : Niveau 4
• Unité/division : 6 mois (renouvelable)

Localisation

• Lieu d’affectation (Ville, Pays) : Dakar, Diamniadio, Sénégal
• Rattachement hiérarchique : Sous la supervision du/de la Chef(fe) du GHQ Travel Hub, MSD.

Présentation du poste

Contexte et objectif de la mission Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour ouvrir la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité. Dans le cadre du modèle « One Global HQ » (Siège mondial unique), le PAM a mis en place le GHQ Travel Hub afin de centraliser et de rationaliser les services de voyages à l’échelle mondiale. Cette structure vise à garantir le respect des politiques et procédures, l’efficacité des coûts ainsi qu’une prestation de services cohérente au sein des différents services du siège, des bureaux régionaux et des opérations dans les pays. Le GHQ Travel Hub joue un rôle essentiel dans le maintien de la capacité opérationnelle du PAM, en fournissant des services de voyage fiables, précis et dans les délais requis à travers le monde. Description du poste

Responsabilités

Le/La Point focal des voyages (Travel Focal Point) apportera son appui au GHQ Travel Hub en assurant la gestion complète du processus de traitement des billets d’avion, avec pour principale responsabilité la gestion des réservations de vols à l’aide d’un système mondial de distribution (GDS – Global Distribution System). Le/La titulaire du poste sera chargé(e) d’identifier et de communiquer aux demandeurs les options de vols les plus appropriées. Après confirmation des itinéraires, il/elle soumettra les demandes d’émission de billets électroniques au système automatisé d’émission de billets de BCD (BCD Automated Ticket Issuance). Ce poste exige une solide expertise technique en matière de réservations aériennes, de règles de billetterie et de construction tarifaire, afin de garantir une émission des billets précise, rapide et conforme aux politiques de voyage du PAM ainsi qu’aux principes d’efficacité institutionnelle. Principales responsabilités (Cette liste n’est ni exhaustive ni limitative.) Gestion de la billetterie GDS et traitement des voyages

• Traiter les demandes de voyages aériens reçues à travers les procédures et les systèmes de gestion des voyages du PAM.
• Effectuer des recherches de vols et des réservations à l’aide d’un système mondial de distribution (GDS), en veillant à optimiser les itinéraires, à sélectionner les tarifs appropriés et à respecter les politiques de voyage du PAM.
• Préparer et communiquer aux voyageurs et aux points focaux chargés des voyages les différentes propositions d’itinéraires, en précisant clairement les conditions tarifaires et les principales restrictions applicables.
• Assurer une coordination étroite avec les voyageurs et les points focaux afin de confirmer les itinéraires et les préférences de voyage.
• Soumettre les itinéraires définitifs via le système automatisé d’émission de billets de BCD pour procéder à leur émission.
• Veiller à l’émission des billets électroniques dans les délais requis et à la transmission exacte des documents de voyage aux voyageurs. Conformité et assurance qualité
• Veiller à ce que toutes les réservations soient conformes aux politiques de voyage du PAM, aux règles financières, aux exigences de sécurité et aux mesures d’efficacité institutionnelle.
• Appliquer les principes de maîtrise des coûts, notamment le recours aux tarifs les plus bas et les plus appropriés, aux itinéraires autorisés et, le cas échéant, aux compagnies aériennes privilégiées.
• Effectuer des contrôles de précision des itinéraires, des données de billetterie et des règles tarifaires avant l’émission des billets.
• Assurer la bonne tenue des dossiers relatifs aux réservations et aux opérations de billetterie à des fins d’audit et de reporting. Coordination et assistance aux clients
• Servir de principal interlocuteur opérationnel pour les voyageurs et les collègues du GHQ Travel Hub sur toutes les questions relatives à la billetterie.

Missions principales

• Assurer la liaison avec BCD Travel et les parties prenantes internes afin de résoudre les problèmes liés à la billetterie, notamment les réémissions, les échanges, les annulations et les perturbations de voyage.
• Apporter un soutien aux voyageurs en cas de perturbation de leur déplacement, en proposant des itinéraires alternatifs et en coordonnant les mesures correctives nécessaires en matière de billetterie.
• Maintenir une communication claire, rapide et professionnelle avec l’ensemble des parties prenantes. Amélioration des processus et appui opérationnel
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures de billetterie et des procédures opérationnelles normalisées (SOP) au sein du GHQ Travel Hub.
• Contribuer au partage des connaissances au sein de l’équipe concernant les fonctionnalités du GDS, les règles tarifaires et les meilleures pratiques en matière de billetterie.
• Signaler les problèmes récurrents, les contraintes liées aux systèmes ou les lacunes dans les politiques et proposer des solutions pratiques.

Autres informations

• Exécuter toute autre tâche connexe qui pourrait être requise. Résultats attendus
• Traitement rapide et précis des demandes de billets d’avion à l’aide du système GDS.
• Niveau élevé de conformité aux politiques de voyage du PAM et aux normes de billetterie.
• Réduction du délai de traitement entre la demande de voyage, la confirmation de l’itinéraire et l’émission du billet.
• Niveau élevé de satisfaction des voyageurs grâce à un appui en billetterie fiable, réactif et techniquement performant.
• Renforcement de l’efficacité opérationnelle des fonctions de billetterie du GHQ Travel Hub.

Profil recherché

Qualifications et expérience requises

Formation / Diplômes

• Avoir achevé les études secondaires.
• Un diplôme universitaire ou professionnel en voyages, tourisme, administration des affaires ou dans un domaine connexe constitue un atout.

Expérience

• Justifier d’au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines des réservations aériennes, de la billetterie ou de la gestion des opérations de voyage.
• Une expérience préalable au sein d’agences de gestion de voyages (Travel Management Companies – TMC) ou d’organisations internationales constitue un atout.
• Une bonne connaissance des règles de voyage du système commun des Nations Unies est souhaitable. Connaissances et compétences
• Solide expertise technique en matière de réservations aériennes et de billetterie.
• Grande attention aux détails et excellent sens de la précision.
• Sens de l’orientation client et capacité à travailler sous pression et dans des délais contraignants.
• Solides compétences en matière d’organisation et de hiérarchisation des priorités.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en contribuant efficacement au sein d’une équipe évoluant dans un environnement international.
• Excellentes capacités de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec un grand professionnalisme. Langues
• Maîtrise courante de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Maîtrise courante du français, à l’oral comme à l’écrit.

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