Chargé(e) Administration des Ventes

• Organiser et assurer la gestion administrative et opérationnelle des commandes clients, depuis la réception de la demande jusqu’à la livraison des produits et au suivi du règlement des factures.
• Assurer l’interface entre les clients, les services internes et les intervenants externes afin de garantir le bon déroulement du processus de vente.
• Veiller à la conformité des produits et des services livrés aux exigences convenues avec les clients.
• Garantir l’application des procédures internes et la conformité des documents liés à son activité.
• Contribuer à la satisfaction et à la fidélisation des clients par un suivi rigoureux des commandes et une communication régulière.
• Participer à l’amélioration continue des processus de vente, de livraison et de facturation.

Missions principales

GESTION ET SUIVI DES COMMANDES & RELATIONS CLIENTS

• Réceptionner, vérifier, enregistrer et suivre les bons de commande clients.
• Vérifier la conformité des commandes avec les devis, les tarifs en vigueur, les spécifications techniques, les quantités et les conditions commerciales convenues.
• S’assurer de la disponibilité des produits et de la faisabilité des délais demandés avant confirmation au client.
• Assurer le lancement des commandes en production en collaboration avec l’équipe de planification.
• Suivre l’avancement des commandes et alerter les services concernés en cas de retard, de rupture ou de difficulté de production.
• Coordonner la préparation et la livraison des produits conformément aux exigences des clients.

Autres informations

• Informer régulièrement les clients de l’état d’avancement de leurs commandes et des éventuels changements de délais.
• Assurer le suivi des paiements clients en collaboration avec les équipes Finance, Recouvrement et Commerciale.
• Vérifier, en coordination avec la Finance, la situation des encours clients et le respect des conditions de paiement avant validation des commandes.
• Gérer les stocks de produits standards, anticiper les besoins et contribuer à la prévention des ruptures.
• Évaluer les besoins en approvisionnement de nouveaux produits et services en coordination avec les services concernés.

Formation / Diplômes

• Remonter régulièrement les informations relatives aux ventes, aux commandes et aux besoins clients à sa hiérarchie.

GESTION DES RELATIONS AVEC LES ACTEURS INTERNES ET EXTERNES

• Faciliter la coordination entre les différents services internes et prestataires externes afin d’assurer la bonne exécution des ventes.
• Maintenir une collaboration étroite avec les équipes commerciales, la production, la planification, le magasin, la logistique et la Finance.
• Gérer les échanges quotidiens avec les clients par téléphone, e-mail ou rencontre.
• Assurer la transmission fiable des informations entre les clients et les services internes.
• Communiquer aux clients les informations relatives à leurs commandes, livraisons et documents commerciaux.
• Informer les collaborateurs des procédures applicables et des éventuelles modifications validées par la Direction.
• Participer à la mise à jour des procédures de l’Administration des Ventes selon les consignes de la hiérarchie.

GESTION ADMINISTRATIVE ET FACTURATION

• Veiller au respect des procédures commerciales et administratives en vigueur au sein de la Société.
• S’assurer de la disponibilité, de la conformité et du classement des documents nécessaires à chaque étape de la vente.
• Vérifier la cohérence des bons de commande, bons de livraison, factures et autres documents commerciaux.
• Assurer le suivi administratif de la facturation et la transmission des informations nécessaires à la Finance.
• Suivre les livraisons et s’assurer de la disponibilité des justificatifs de réception des marchandises par les clients.
• Assurer le suivi administratif des contrats de vente et des cahiers des charges clients.
• Veiller au respect des exigences clients relatives aux produits, à la personnalisation, à l’emballage et à la livraison.
• Enregistrer et suivre les réclamations clients en coordination avec les services concernés jusqu’à leur résolution.
• Assurer la traçabilité et l’archivage des documents commerciaux conformément aux règles internes.

AUTRES ACTIVITES

• Suivre les niveaux de stock des produits standards et identifier les risques de rupture ou de surstock.
• Établir les prévisions de besoins à partir des commandes enregistrées, des historiques de ventes et des informations commerciales disponibles.
• Coordonner avec la Production, la Planification et le Magasin la disponibilité des produits nécessaires aux commandes.
• Participer à la planification des approvisionnements et au suivi des produits en cours de fabrication.
• Alerter la hiérarchie sur les risques liés à l’indisponibilité des matières premières ou des produits finis.