Assistante de gestion

KIM ENTREPRISES recrute un(e) Assistant(e) de gestion pour son site d'Abidjan, avec une coordination administrative du site de San Pedro. Le poste s'inscrit dans le secteur des prestations de services phytosanitaires, filière café-cacao, sous contrat à durée déterminée (CDD).

Présentation de l'entreprise

Fondée en 2015, KIM ENTREPRISES est une société ivoirienne spécialisée dans les prestations de traitement phytosanitaire, de fumigation, de désinsectisation et de protection des produits agricoles, notamment dans la filière café-cacao. Agréée par le ministère en charge de l'Agriculture et certifiée ISO 9001 version 2015 depuis 2018, l'entreprise accompagne les acteurs majeurs de la chaîne de valeur agricole dans la sécurisation sanitaire et phytosanitaire de leurs produits destinés à l'exportation au départ des ports maritimes d'Abidjan et de San Pedro. Présente sur ces deux sites, elle s'appuie sur une organisation opérationnelle multisite et des équipes techniques et administratives mobilisées pour garantir la qualité, la réactivité et la traçabilité de ses prestations. Dans le cadre du renforcement de son organisation administrative et du pilotage de ses activités, KIM ENTREPRISES recrute un(e) Assistant(e) de gestion.

Missions principales

Rattaché(e) directement à la Direction, l'Assistant(e) de gestion assure une fonction transversale de coordination administrative, de suivi des activités et d'appui à la gestion de l'entreprise. Véritable interface entre la Direction, les responsables de services, les clients et les équipes opérationnelles d'Abidjan et de San Pedro, il/elle veille à la bonne circulation de l'information, au suivi des engagements et à la fiabilité des données administratives.

A. Gestion administrative des commandes clients et de la plateforme GUCE

Assurer la gestion quotidienne de la plateforme de commandes GUCE. Réceptionner, enregistrer et suivre les commandes des clients. Assurer l'interface administrative avec les clients et les différents interlocuteurs. Veiller à la transmission des informations et documents nécessaires au traitement des commandes. Suivre l'état d'avancement des commandes jusqu'à leur exécution et leur clôture administrative. Assurer la traçabilité des commandes et le classement des dossiers clients. Signaler les anomalies, retards et difficultés susceptibles d'impacter les engagements de l'entreprise.

B. Coordination administrative des opérations Abidjan - San Pedro

Assurer le suivi administratif des activités opérationnelles sur les deux sites. Centraliser les informations et les comptes rendus transmis par les responsables de service. Suivre les plannings d'intervention et les dossiers administratifs associés. Veiller à la disponibilité et à la transmission des documents nécessaires à l'exécution des prestations. Assurer la remontée régulière des informations à la Direction. Contribuer à la coordination entre les équipes administratives, commerciales et opérationnelles.

C. Gestion de caisse et suivi administratif financier

Assurer la tenue et le suivi quotidien de la caisse. Enregistrer les entrées et sorties de fonds. Préparer et contrôler les pièces justificatives des dépenses. Assurer le suivi des avances, règlements et justificatifs. Effectuer les rapprochements de caisse et produire les états périodiques. Transmettre les informations nécessaires au service comptable et à la Direction.

D. Gestion des stocks et des approvisionnements

Assurer le suivi administratif des stocks de fournitures, consommables et matériels. Enregistrer les entrées et sorties de stocks. Mettre à jour les fiches et états de stocks. Suivre les besoins exprimés par les différents services et sites. Alerter sur les seuils de réapprovisionnement et les risques de rupture. Participer aux inventaires périodiques et au suivi des écarts.

E. Secrétariat de direction et gestion documentaire

Rédiger les courriers administratifs, notes, comptes rendus et correspondances professionnelles. Assurer le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants. Organiser et maintenir à jour les dossiers administratifs. Assurer le classement physique et numérique des documents. Préparer les réunions et en assurer le suivi administratif. Veiller à la confidentialité et à la bonne conservation des informations.

F. Appui stratégique à la Direction et aux responsables de services

Assurer un rôle de soutien administratif et organisationnel auprès de la Direction. Faciliter la coordination entre les différents responsables de services. Centraliser les tableaux de bord et les informations nécessaires au pilotage de l'activité. Suivre les échéances, les actions décidées et les dossiers en attente. Anticiper les besoins administratifs et alerter sur les situations nécessitant une intervention. Contribuer à l'amélioration des procédures et de l'organisation administrative.

Profil recherché

Formation : Bac +2 à Bac +3 en gestion des entreprises, administration, assistanat de direction, comptabilité-gestion ou domaine équivalent.

Expérience : minimum 3 ans d'expérience dans un poste similaire. Une expérience dans une PME structurée, une entreprise de services ou une organisation multisite serait un atout. Une expérience dans la gestion des commandes GUCE ou dans l'environnement portuaire et logistique serait particulièrement appréciée.

Compétences techniques : bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word ; maîtrise des outils de gestion administrative et de suivi des commandes ; bonne capacité rédactionnelle ; connaissances en gestion de caisse et suivi comptable de premier niveau ; maîtrise des techniques de classement et de gestion documentaire ; capacité à élaborer et actualiser des tableaux de bord. La connaissance des exigences de traçabilité et de management de la qualité ISO 9001 constitue un avantage.

Qualités et aptitudes personnelles

Nous recherchons une personne qui se distingue par une excellente organisation et une grande rigueur, un sens élevé des responsabilités et de la confidentialité, une forte capacité d'anticipation et de gestion des priorités, une excellente communication écrite et orale, une grande réactivité et une capacité à travailler sous pression, un esprit d'initiative et une réelle autonomie, un sens développé de la coordination et du travail en équipe, ainsi qu'une capacité à interagir avec différents interlocuteurs et à faire respecter les circuits de validation. Nous attachons une importance particulière au savoir-être, à la discrétion professionnelle, à la fiabilité et au sens de l'engagement.

Ce que nous attendons de notre futur(e) collaborateur(trice)

Nous ne recherchons pas simplement une personne chargée d'exécuter des tâches administratives. Nous recherchons un véritable pilier organisationnel, capable de centraliser l'information, de suivre les dossiers, de fluidifier la communication entre les services et de permettre à la Direction de disposer d'une vision claire et actualisée des activités de l'entreprise. La personne recrutée devra être capable de passer d'un dossier client à un suivi de caisse, d'une commande GUCE à la coordination administrative des opérations, tout en maintenant un niveau élevé de fiabilité et de rigueur. Son rôle : faire en sorte qu'aucune information importante ne se perde, qu'aucun dossier ne reste sans suivi et que chaque service dispose des informations nécessaires à son fonctionnement.

Candidature

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à transmettre un CV actualisé, une lettre de motivation précisant leur compréhension du poste et leur valeur ajoutée, ainsi que leurs prétentions salariales. L'objet du mail devra être : Candidature - Assistant(e) de gestion - KIM ENTREPRISES. L'adresse de candidature est visible une fois connecté. . Seuls les profils correspondant aux exigences du poste seront contactés pour la suite du processus de recrutement.

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