Assistant(e) projet événementiel

Stage : Assistant(e) projet événementiel

Conference & Traduction (C&T) recherche un(e) stagiaire pour appuyer la préparation, la coordination et le suivi de ses projets événementiels, en interne comme sur les sites des clients. Le poste est basé à Abidjan, avec des activités au bureau, un lieu de formation et des déplacements sur les sites des événements.

Le stage permet d’acquérir une expérience pratique en gestion de projet, accueil des participants, coordination de prestataires et services linguistiques. Le ou la stagiaire intervient sous la supervision d’un responsable C&T et ne prend pas seul(e) d’engagement commercial, financier ou opérationnel au nom de l’entreprise.

Formation et diplômes

Le profil recherché concerne l’interprétation de conférence ou la coordination événementielle. Une formation en gestion de projet, événementiel, communication, tourisme/hôtellerie, langues, administration ou domaine connexe est attendue, avec un niveau Bac+2 minimum souhaité ou un parcours équivalent.

Type de stage

Le stage est à formaliser par une convention écrite précisant la durée, les dates, l’encadrement et l’indemnité éventuelle.

Évolution envisagée

À l’issue du stage, C&T pourra proposer un CDD de six mois selon l’évaluation du stage, les besoins de l’entreprise et l’accord des parties. À l’issue de ce CDD, une évolution vers un CDI pourra être envisagée si le bilan de la collaboration est satisfaisant et si les parties en conviennent. Ces étapes feront chacune l’objet d’une décision et d’un contrat distincts.

Missions principales

Pour les formations linguistiques organisées par C&T, le ou la stagiaire contribue à la préparation des sessions : listes de participants, convocations et supports, salle, matériel et feuilles de présence. Il ou elle accueille et oriente les participants, vérifie les présences et transmet les informations pratiques. Il ou elle assiste le formateur dans l’organisation matérielle et le déroulement des séances, sans se substituer à lui dans les choix pédagogiques. Il ou elle suit les besoins courants des participants, signale rapidement les difficultés au responsable et contribue à la collecte des évaluations. Enfin, il ou elle tient à jour les documents de suivi et transmet un compte rendu après les sessions.

Pour les conférences et événements chez les clients, le ou la stagiaire participe à la réunion de cadrage et consigne les besoins validés : langues, format, programme, participants, interprètes, équipements, accès et horaires. Il ou elle contribue à la présélection des interprètes selon les langues, l’expérience, la disponibilité et les exigences du mandat, puis transmet les propositions au responsable pour validation. Il ou elle assure le suivi opérationnel entre le client et l’équipe C&T : demandes, confirmations, échéances, changements et points à escalader. Il ou elle coordonne avec le technicien la préparation, l’acheminement, l’installation et les essais du matériel d’interprétation, selon les instructions du responsable technique. Il ou elle est présent(e) sur le site aux horaires convenus et suit la mise en place, l’accueil des intervenants, les tests et le bon déroulement des tâches confiées. Il ou elle signale sans délai tout incident ou changement, consigne les faits et les mesures prises sans promettre de solution non autorisée. Il ou elle participe au démontage, au contrôle et à la restitution du matériel, et contribue au bilan et au compte rendu post-événement.

Pour le suivi administratif et l’amélioration continue, le ou la stagiaire prépare et classe les check-lists, plannings, listes de

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