Grants Officer

RÔLE DU POSTE

Le/la Grants Officer assure un appui opérationnel à la gestion des subventions du Norwegian Refugee Council (NRC) au Niger. Il/elle contribue à la bonne planification, à l’organisation et au suivi des différentes étapes de gestion des financements accordés par les bailleurs, conformément aux procédures internes du NRC et aux exigences contractuelles applicables. Basé(e) à Niamey, le/la titulaire du poste travaille sous la supervision directe du Grants Coordinator Niger et bénéficie d’une orientation technique du Grants Manager – Sahel Central. Son rôle consiste notamment à assurer le suivi des échéances, à organiser les contributions des équipes, à préparer les dossiers de reporting, à appuyer l’élaboration des propositions et à garantir la disponibilité et la bonne organisation des documents relatifs aux subventions. Il/elle contribue également au suivi administratif des partenariats avec les organisations nationales et locales. À ce titre, il/elle collecte et classe les documents nécessaires, suit les échéances prévues dans les accords et contribue à la préparation des réunions et au suivi des actions convenues.

Responsabilités

Le/la Grants Officer effectue des contrôles de premier niveau portant sur la complétude, le format et la conformité administrative des dossiers. Il/elle signale les documents manquants, les retards, les incohérences et les difficultés nécessitant une intervention hiérarchique. Le poste ne comporte toutefois aucune responsabilité permanente de validation contractuelle, de négociation avec les bailleurs ou de soumission finale des livrables.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• 1. Suivi du portefeuille de subventions Mettre à jour les outils de suivi du portefeuille de subventions du Niger, notamment le Grants Tracker, le calendrier de reporting, le calendrier du cycle de projet (PCM) et le pipeline. Suivre les échéances internes et celles fixées par les bailleurs afin de contribuer au respect des délais de production et de transmission des documents.

Formation / Diplômes

Préparer des rappels aux équipes concernées et assurer le suivi des informations attendues. Identifier les données manquantes, les retards et les difficultés rencontrées dans les processus de gestion des subventions, puis les signaler au responsable concerné. Veiller à la disponibilité d’informations complètes et actualisées sur les financements, les processus en cours et les documents requis.

• 2. Appui à la préparation des rapports destinés aux bailleurs Préparer les calendriers de travail nécessaires à la production des rapports assignés. Transmettre aux équipes et aux partenaires les modèles de rapports, les canevas et les instructions validées. Collecter, organiser et compiler les contributions des équipes Programme, Finance, Logistique, MEAL et des partenaires concernés. Vérifier la complétude des documents reçus ainsi que leur conformité formelle aux instructions et aux exigences administratives applicables. Intégrer les observations reçues et préparer les dossiers pour la première revue du Grants Coordinator. Signaler les contributions manquantes, les incohérences et les retards susceptibles de compromettre le calendrier de reporting.
• 3. Appui au développement des propositions de projets Préparer les dossiers de travail et les calendriers nécessaires à l’élaboration des propositions de financement. Diffuser les canevas, les instructions et les documents de référence aux contributeurs concernés. Suivre la réception des contributions des différents départements et partenaires. Compiler les premières versions des propositions et vérifier la présence des annexes obligatoires. Appuyer la saisie et le téléchargement des documents dans les systèmes en ligne du NRC ou des bailleurs, sous la coordination des responsables compétents. Veiller à l’organisation des versions de travail et à la disponibilité des pièces requises pour les revues internes.
• 4. Suivi des modifications contractuelles Tenir à jour les outils de suivi des amendements et des demandes de modification des accords de financement. Collecter les documents justificatifs nécessaires à l’examen des modifications envisagées. Organiser les contributions des équipes Programme, Finance, Logistique et MEAL. Préparer les premières compilations documentaires et veiller à ce que les informations nécessaires soient disponibles. Mettre à jour les outils de suivi après validation des modifications par les responsables habilités. Signaler les échéances, les documents manquants et les difficultés nécessitant un arbitrage.
• 5. Appui au cycle de projet (PCM) Préparer et actualiser les calendriers des réunions d’ouverture, de revue et de clôture des subventions. Organiser les aspects administratifs des réunions, notamment les invitations, les ordres du jour, les supports de présentation, les listes de participants et les documents de référence. Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus ainsi que les matrices de suivi des actions. Partager les comptes rendus après validation et assurer le suivi des actions convenues avec les responsables concernés. Mettre à jour le calendrier PCM après les réunions, les changements de programmation ou la clôture des actions. Signaler les actions en retard, les blocages et les documents manquants aux responsables concernés.
• 6. Classement et gestion documentaire Classer les accords, les propositions, les rapports, les modifications contractuelles, les correspondances et les documents relatifs au cycle de projet. Maintenir à jour le Filing Tree conformément aux standards documentaires du NRC. Effectuer des contrôles périodiques pour vérifier la présence et la complétude des pièces requises. Tenir une liste des documents manquants et assurer le suivi auprès des départements responsables.

Missions principales

Veiller à ce que les versions finales validées et les accusés de réception des soumissions soient correctement archivés. Contribuer à la fiabilité, à la traçabilité et à l’accessibilité des documents du portefeuille de subventions.

• 7. Appui aux systèmes électroniques et aux soumissions Préparer les dossiers de soumission et appuyer leur téléchargement dans les systèmes électroniques du NRC ou des bailleurs, sur instruction du Grants Coordinator ou du Grants Manager. Vérifier que les documents transmis correspondent aux versions finales validées. S’assurer que les preuves de soumission et les accusés de réception sont conservés dans les dossiers appropriés. Maintenir les documents de référence des bailleurs nécessaires au suivi administratif des subventions.
• 8. Appui administratif aux partenariats Organiser les réunions avec les organisations partenaires et rédiger les comptes rendus correspondants. Mettre à jour les informations confiées dans le Partnership Tracker. Collecter et classer les documents nécessaires aux évaluations des partenaires, aux vérifications préalables (due diligence), aux accords et aux amendements. Suivre les échéances administratives et la réception des livrables prévus dans les accords de partenariat, y compris les rapports des partenaires. Signaler les retards et les documents manquants au Grants Coordinator. Respecter les procédures et les outils du NRC applicables à la gestion des partenariats.
• 9. Coordination et appui aux équipes Collaborer avec les équipes Programme, Finance, Logistique, Ressources humaines, MEAL et Risk & Compliance. Répondre aux demandes opérationnelles courantes relevant de son périmètre de responsabilité. Partager les modèles, les canevas et les outils validés avec les équipes concernées. Contribuer aux séances d’information et aux formations internes portant sur les calendriers, le cycle de projet, le Filing Tree et les procédures fondamentales de gestion des subventions.

Autres informations

Maintenir des relations professionnelles constructives avec les équipes terrain, les partenaires et les autres interlocuteurs du NRC.

EXIGENCES DU POSTE

• 1. Formation académique Être titulaire d’une licence universitaire dans un domaine pertinent, notamment : Gestion de projet ; Sciences sociales ; Développement ; Relations internationales ; Finance ; Ou tout autre domaine connexe pertinent.

Expérience

Justifier de deux à trois ans d’expérience pertinente en gestion de subventions, gestion de projet, partenariats ou appui aux programmes.

Profil recherché

Avoir acquis cette expérience au sein d’une ONG ou d’une agence des Nations Unies, conformément au profil indiqué dans le document. Posséder une bonne compréhension du cycle de projet, du reporting et de l’élaboration de propositions. Avoir une expérience de travail avec des organisations partenaires nationales ou locales. Être capable de coordonner la collecte de contributions provenant de plusieurs départements et de respecter plusieurs échéances simultanées.

• 3. Connaissances techniques Comprendre les exigences de reporting et de conformité des bailleurs institutionnels. Connaître les étapes essentielles du cycle de projet et les procédures de gestion des subventions. Maîtriser les outils de suivi du portefeuille, des échéances et des processus de gestion des subventions. Posséder de bonnes compétences en gestion documentaire et en archivage. Maîtriser Microsoft Word et Excel ainsi que SharePoint et les outils de gestion documentaire. Être capable de vérifier la complétude des dossiers, la présence des annexes et le respect des exigences administratives. Comprendre les enjeux de conformité, de redevabilité et de gestion des risques liés aux subventions et aux partenariats.
• 4. Compétences linguistiques Avoir une très bonne capacité de rédaction et de synthèse en français. Posséder une bonne maîtrise professionnelle de l’anglais, considérée comme un atout dans le document.

Présentation du poste

Avoir une bonne connaissance du contexte humanitaire et institutionnel du Niger. Être capable de collaborer avec des équipes multidisciplinaires et des bureaux terrain intervenant dans des contextes complexes et volatils. Comprendre les enjeux opérationnels liés à la gestion des subventions et aux partenariats dans un environnement humanitaire. Être capable de travailler avec différents interlocuteurs et de maintenir des relations professionnelles constructives.

• 6. Qualités personnelles et comportementales Faire preuve de rigueur et d’un excellent sens de l’organisation. Être capable de planifier les activités et d’obtenir les résultats attendus. Faire preuve d’autonomie dans l’exécution des tâches confiées. Respecter les procédures, les échéances et les standards documentaires. Communiquer avec impact et respect. Savoir analyser les informations et repérer les incohérences. Travailler efficacement avec des équipes et des partenaires variés. Signaler rapidement les difficultés et les risques identifiés. Être capable de faire face aux environnements peu sûrs, conformément aux compétences comportementales du NRC.
• 7. Conditions particulières du poste

Localisation

Lieu d’affectation : Niamey, Niger. Type de contrat : CDD national de 12 mois. Grade : 5. Déplacements professionnels : environ 10 %. Supervision hiérarchique directe : aucune. Supérieur hiérarchique : Grants Coordinator – Niger. Ligne technique : Grants Manager – Sahel Central. Le poste n’accorde pas de délégation permanente de signature ou d’approbation contractuelle. Le/la titulaire effectue des contrôles de premier niveau et prépare les dossiers, tandis que la stratégie de financement, les négociations avec les bailleurs, les validations finales et les soumissions relèvent des responsables hiérarchiques compétents.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES

Gestion des subventions et suivi de projets. Reporting bailleur et compilation de propositions. Gestion documentaire et archivage. Maîtrise de Word, Excel et SharePoint. Rédaction et synthèse en français. Organisation, rigueur et respect des délais. Coordination interservices et gestion des partenariats. Conformité administrative et suivi des risques. Analyse, communication respectueuse et travail en équipe. Connaissance du contexte humanitaire nigérien.

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