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EXCLUSIF
Niveau BAC . 2026
POSTE : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Lieu : Kinshasa, République démocratique du Congo
DESCRIPTIF DU POSTE
Sous la supervision de l'Operations Manager, l'Assistant(e) Administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif quotidien du bureau. Il/Elle appuie la gestion du courrier, de l'des fournitures, de l'archivage et de l'organisation logistique des réunions, et fournit un support administratif transversal aux différents départements du bureau.
Soutien administratif général Assurer la réception, l'enregistrement et la distribution du courrier entrant et sortant ; Mettre en forme et classer les courriers, notes et documents administratifs courants ; Tenir à jour le système de classement et d'archivage physique et électronique du bureau ; Assurer la photocopie, la numérisation et la reproduction de documents selon les besoins. Accueil et gestion des visiteurs Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et prestataires ; Orienter les visiteurs vers les services concernés et gérer le registre des visites ; Veiller au respect des procédures de sécurité liées à l'accès aux locaux. Organisation des réunions et appui logistique Organisateur de la logistique des réunions internes (réservation de salle, matériel, rafraîchissements) ;
Appuyer l'organisation d'événements internes (formations, ateliers, visites officielles). Gestion des fournitures de bureau Assurer le suivi et la gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables ; Transmettre les demandes de réapprovisionnement à la Supply Chain en temps utile ; Tenir à jour un inventaire simple du petit matériel de bureau. Appui logistique et administratif aux déplacements à Kinshasa Réservations et gestion des hôtels : appui à la réservation, confirmation et suivi des hébergements ; Gestion des mouvements aéroportuaires : organisation et coordination des transferts entre l'aéroport, les hôtels, les bureaux et autres lieux de destination ;
Organisation des taxis et transports : réservation et coordination des services de taxi et autres moyens de transport nécessaires aux déplacements ; Appui aux démarches de visa : assistance dans les procédures de demande, de renouvellement et de suivi des visas ; Gestion des documents administratifs : appui à la préparation, au suivi et à la transmission des documents administratifs requis pour les déplacements et séjours à Kinshasa ; Assistance générale aux voyageurs : accompagnement et résolution des difficultés logistiques ou administratives pouvant survivre avant, pendant et après le séjour. Autres tâches Exécuter toute autre tâche administrative confiée par l'Operations Manager, en lien avec les besoins du bureau ; Respecter les procédures internes d'IRC en matière de confidentialité et de sécurité de l'information.
Qualifications et expérience requises Diplôme d'État (secondaire) au minimum ; un diplôme de niveau Bac+2/3 en administration, secrétariat ou domaine connexe est un atout ;
Au moins 1 à 2 ans d'expérience dans une fonction administrative similaire, idéalement dans le secteur humanitaire ou une organisation internationale ; Bonne maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie électronique) ; Bonne maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral ; la connaissance de l'anglais est un atout. Compétences et qualités requises Sens de l'organisation, rigueur et souci du détail ; Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées ; Bon sens relationnel et courtoisie dans l'accueil et la communication ; Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais ; Esprit d'initiative et capacité à travailler de manière autonome comme en équipe.
PRÉSENTATION DU DOSSIER
Lettre de demande d'emploi (Maximum 1 page) Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous. Copies : Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d'anciens employeurs, d'une pièce d'identité, de la carte de demandeur d'emploi obligatoirement délivrée par l'ONEM. Toute personne vivante avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.
DÉPÔT DES CANDIDATURES :
Du 13 octobre au 27 octobre 2026 à minuit. « Il est porté à la connaissance des candidats qu'IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 2 et 1, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »
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