Chargé.e Administration et Communication (h/f/x) – Guinée

Missions principales

Enabel est l'agence belge de coopération internationale. Avec nos partenaires, nous développons des idées et réalisons des projets pour relever les défis mondiaux urgents tels que le changement climatique, les inégalités sociales et économiques, les tendances démographiques, la paix et la sécurité. Nous avons plus de 25 ans d'expérience dans les domaines de l'éducation, la santé et la protection sociale, mais aussi les systèmes alimentaires, la protection de l'environnement et la biodiversité, le développement économique et l'emploi, la gouvernance financière et administrative... Le gouvernement belge, l'Union européenne, différents partenaires financiers, des gouvernements étrangers et le secteur privé font appel à l'expertise d'Enabel. Nous travaillons également avec des services publics, des instituts de recherche et la société civile pour amener un changement social réel. Avec 2500 employé.es, l'agence gère plus de 200 projets dans une vingtaine de pays, en Europe, en Afrique et au Moyen-Orient. Enabel est présente en Guinée depuis 2016. L’Agence a un bureau de Représentation a` Conakry et des bureaux en région (Kindia – Mamou – N’Zérékoré). Contexte La Guinée est un pays partenaire de la coopération belge depuis 2015. Après un programme de démarrage (2016-2018) dont l’objectif était d’avoir un impact rapide et des résultats tangibles pour la population guinéenne sur l’axe Conakry – Kindia – Mamou, un programme de coopération d’envergure (2019-2023) a été signé en 2018 à l’effet d’améliorer la croissance économique inclusive et durable, à travers notamment la promotion de l’entrepreneuriat et la création d’emplois décents. Un deuxième programme de coopération (2023-2027) est en cours d’exécution Il vise, comme priorités, à promouvoir le développement agricole durable, à améliorer l’employabilité et l’insertion des jeunes hommes et femmes et à renforcer l’accès des femmes et des jeunes aux Droits Sexuels et Reproductifs. Parallèlement, sur financement de l’Union européenne, Enabel exécute d’autres projets (PAIED, SANITA, État civil) sur l’axe Conakry-Kindia-Mamou-Labé. Depuis 2024 deux opportunités spécifiques santé viennent compléter le projet SAFE (Santé et autonomisation des femmes)?: le projet d’appui aux INSP, Instituts Nationaux de Santé Publique, et le projet PASS-GUI, le projet Amis et le projet START avec focus de Conakry à N’Zérékoré… Description de la fonction En tant que Chargé.e Administration et Communication et sous la supervision du Directeur Pays, vous couvrez les responsabilités suivantes : Assurer un appui administratif, organisationnel et communicationnel de haut niveau auprès du/de Directeur/trice Pays afin d’optimiser son efficacité, de fluidifier la circulation de l’information et de garantir une coordination efficace des activités de la Représentation ; Contribuer également à la qualité de la communication interne et externe ainsi qu’au rayonnement de l’organisation. Domaine de résultat 1 : Comme (rôle) : Assistant.e administratif.ve Assurer le secrétariat général du/de Directeur/trice afin de décharger le/la Directeur/trice Pays de toutes les préoccupations administratives ; Ouvrir, trier et distribuer les courriers arrivants, dont des lettres et e-mail, et préparer les réponses aux sollicitations courantes ; Lire et analyser les messages et les propositions ou rapports arrivants, pour apprécier leur importance et définir leur mode de diffusion ; Préparer les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques ; Gérer les agendas et prendre les rendez-vous ; Lay-out (disposition) des documents et présentations ; Elaborer les rapports de réunions et les diffuser vers les participants concernés ; Responsable de l’envoi et de la réception des courriers via la valise diplomatique ; Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat pour la Représentation ; Assurer la bonne organisation et archivages des documents afin d’en assurer l’accessibilité de façon rapide et efficace. Domaine de résultat 2 : Comme (rôle) : personne clé de contact/personne de référence. Être l’intermédiaire entre le/la Directeur/trice Pays, les interlocuteurs internes et externes afin de faciliter l’échange de et filtrer l’information et ainsi construire et renforcer les relations et préserver l’image de la direction ; Prendre les messages et traiter les demandes ou questions ; Gérer les

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