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Poste : Executive Assistant (H/F)
Lieu : Togo
Une entreprise au Togo recrute un(e) Executive Assistant pour accompagner sa Direction Générale. Le poste couvre un périmètre large, à la croisée de la gestion des services généraux, du pilotage de la gouvernance et de la logistique d'Missions principales
Gestion des services généraux et office management
Vous prenez en charge la gestion de l'inventaire du petit mobilier de bureau, des consommables et des demandes d'achat. Vous coordonnez l'infrastructure du bureau, notamment les espaces de travail, l'aménagement et le matériel associé. Vous assurez l'accueil et les services généraux : gestion du courrier, accueil des visiteurs et traitement des demandes des employés. Vous centralisez les besoins des équipes et priorisez les demandes en lien avec la Direction Générale. Vous tenez un registre des contrats, suivez les échéances contractuelles et réalisez une revue périodique des contrats. Vous consolidez le budget services généraux et en suivez l'exécution. Enfin, vous coordonnez les activités liées aux infrastructures et aux services généraux.
Gouvernance et pilotage de la Direction générale
Vous gérez l'agenda, la correspondance confidentielle et les déplacements. Vous préparez les dossiers internes et assurez le suivi des actions. Vous représentez le Directeur Général lors des réunions ciblées et rédigez les comptes rendus. Vous collectez les rapports d'activités mensuels et préparez le rapport consolidé. Vous suivez les actions décidées en Comité de Direction. Vous centralisez les informations projets, préparez les points d'avancement et alertez sur les écarts. Vous appuyez le Directeur Général dans la priorisation des sujets stratégiques.
Gouvernance documentaire et sécurité
Vous veillez au renouvellement des documents officiels. Vous suivez les notes de frais locales et internationales de la Direction Générale. Vous structurez et sécurisez les documents sensibles de la Direction Générale. Vous veillez au respect des règles de confidentialité et d'accès à l'information. Vous mettez en place des outils simples de classement et d'archivage.
Logistique et Vous organisez la logistique des visites Groupe, auditeurs et partenaires institutionnels. Vous coordonnez l'accueil protocolaire : agenda, sécurité, déplacement, réunion. Vous êtes garant de l'image et du professionnalisme de la filiale lors de ces visites.
Profil recherché
Le recruteur recherche un(e) candidat(e) titulaire d'un Master (BAC+5) d'assistante de direction, en Économie ou domaine connexe. Le ou la candidat(e) doit justifier d'un minimum de cinq ans d'expérience dans un poste similaire. Une bonne maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), une bonne culture générale et une compréhension de l'environnement économique et social sont attendues. Une bonne curiosité pour l'amélioration continue est appréciée. Le français courant (écrit et oral) et une bonne maîtrise de l'anglais sont requis. Les qualités recherchées sont la capacité à travailler sur des projets et en collaboration, de bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication, une attitude positive et une résistance au stress, une orientation résultats et satisfaction de la clientèle, ainsi que la proactivité et l'anticipation des situations.
Pièces à fournir
À préciser via le formulaire de candidature en ligne.
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Madame/Monsieur, je suis très motivé(e) par l'opportunité chez l'entreprise recrutante. Je comprends que Excel est essentiel(le) pour ce poste junior. Je suis rigoureux(se), organisé(e) et prêt(e) à apprendre vite pour contribuer à vos projets administratifs. Puis-je vous envoyer mon CV ?
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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