Office Manager

Nous recherchons un Office Manager passionné par l'organisation, l'amélioration des processus et le soutien d'une équipe créative en coulisses. Le candidat idéal sera à l'aise pour coordonner des prestataires, gérer les dossiers financiers, organiser des réunions et veiller au bon fonctionnement du studio. Il devra faire preuve d'initiative, anticiper les problèmes et être motivé par l'idée d'aider un cabinet d'architecture en pleine croissance à atteindre son meilleur niveau.

Le poste est basé à Accra, à temps plein, dans le secteur de la construction. Le niveau d'expérience requis est senior, avec un minimum de 5 ans d'expérience. Un diplôme (Bachelor ou équivalent) est exigé. La langue de travail est l'anglais. Le salaire est attractif et confidentiel.

En tant qu'Office Manager, vous serez responsable des opérations quotidiennes du cabinet, en veillant à ce que le studio, les systèmes administratifs, les processus financiers et les fonctions de soutien aux projets fonctionnent de manière efficace et professionnelle. Ce rôle constitue la colonne vertébrale opérationnelle du cabinet, permettant à l'équipe de conception de se concentrer sur la réalisation d'un travail architectural exceptionnel.

Opérations du studio et du bureau : Superviser le fonctionnement quotidien du studio et maintenir un environnement de travail professionnel. Gérer les fournitures de bureau, la papeterie, les consommables d'imprimante, les rafraîchissements et les produits de nettoyage. Surveiller les services publics du bureau, y compris l'électricité, l'eau, Internet et les services de données. Coordonner la maintenance des équipements de bureau, y compris les imprimantes, le groupe électrogène, les onduleurs, la climatisation et le matériel informatique. Coordonner l'entretien, les réparations et les prestataires de services. Maintenir la bibliothèque d'échantillons de matériaux, les catalogues de produits et les archives du bureau. Veiller à ce que le studio reste organisé, présentable et pleinement opérationnel. Tenir les inventaires du mobilier, de l'équipement et des actifs du bureau. Coordonner l'impression externe, les services de messagerie et les livraisons de documents.

Administration du studio : Gérer les tâches de réception, accueillir les visiteurs et traiter les appels et le courrier entrants. Maintenir les systèmes de classement et les procédures administratives du studio. Organiser la documentation des projets et assurer la cohérence du classement et de la gestion des dossiers. Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour et consigner les comptes rendus de réunions si nécessaire. Tenir à jour les bases de données des consultants, des fournisseurs et des clients.

Finance et soutien administratif : Assurer la gestion de la petite caisse. Émettre les bons de commande et traiter les achats du bureau via Xero. Enregistrer les transactions de petite caisse et rapprocher les dépenses. Gérer les avances de fonds du bureau et les documents justificatifs. Coordonner l'intégration des fournisseurs et tenir les registres des vendeurs. Aider au traitement des factures et à la documentation financière mensuelle. Soutenir le comptable dans les tâches administratives si nécessaire. Surveiller les abonnements du bureau et les dépenses opérationnelles récurrentes.

Ressources humaines et culture du studio : Coordonner la logistique de recrutement et la planification des entretiens. Aider à l'intégration des nouveaux employés. Tenir les registres des congés et de présence du personnel. Soutenir la planification des évaluations de performance. Contribuer à favoriser un environnement de travail positif, organisé et collaboratif.

Soutien à la direction : Fournir un soutien administratif au directeur créatif. Coordonner les déplacements, l'hébergement et la logistique des réunions. Gérer les engagements du calendrier si nécessaire. Aider à la correspondance et aux actions de suivi.

Qualifications : Licence ou diplôme en administration des affaires, gestion, communication ou domaine connexe. Minimum de 5 ans d'expérience en gestion de bureau, opérations, administration ou poste similaire. Une expérience dans un environnement d'architecture, d'ingénierie, de construction, de design ou de services professionnels sera un atout. Une expérience avec Xero ou un logiciel de comptabilité similaire est préférée.

Très organisé, avec une attention exceptionnelle aux détails. Excellentes compétences en communication écrite et verbale. Solides compétences en administration et en gestion financière. Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais. Proactif, débrouillard et axé sur les solutions. Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité. Solides compétences interpersonnelles, avec la capacité d'interagir avec assurance avec les clients, les consultants, les fournisseurs et les entrepreneurs. À l'aise pour travailler de manière indépendante et assumer la responsabilité de ses tâches. Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Excel et Word. Volonté d'améliorer les systèmes et de contribuer à la croissance continue du cabinet.

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