Finance and Administration Assistant, Kinshasa, Democratic Republic of Congo

Finance and Administration Assistant

Lieu : Kinshasa, République Démocratique du Congo

Organisation : Street Child

Type de contrat : Contrat initial d'un an, avec possibilité de prolongation

Salaire : Négociable

Heures : 40 heures par semaine

Supérieur hiérarchique : Finance Officer

Contexte : Street Child croit que chaque enfant mérite la chance d'aller à l'école et d'apprendre. Nos projets se concentrent sur une combinaison d'éducation, de protection de l'enfance et de soutien aux moyens de subsistance pour répondre aux problèmes sociaux, économiques et structurels qui sous-tendent la crise éducative actuelle. Nous nous associons à des organisations et communautés locales pour mettre en œuvre nos programmes ancrés localement, en utilisant des données probantes pour orienter l'apprentissage, l'affinement et l'extension des programmes afin de créer un impact maximal pour le plus grand nombre d'enfants au moindre coût. Nous sommes fiers d'être prêts à aller dans les endroits les plus difficiles du monde où d'autres ne vont pas, y compris les zones reculées, difficiles d'accès et les États fragiles touchés par des catastrophes en Afrique subsaharienne et en Asie du Sud. Depuis 2008, nous avons aidé plus de 250 000 enfants à aller à l'école et à apprendre, et soutenu plus de 25 000 familles à créer des entreprises pour couvrir les frais de scolarité de leurs enfants.

Résumé du poste : Le/la Finance and Administration Assistant apportera un soutien essentiel à la mise en œuvre des programmes de Street Child en assurant une gestion efficace du bureau, l'approvisionnement en biens et services, la coordination logistique et une gestion financière précise.

Missions :

Approvisionnement en biens et services (40 %) :

• Gérer l'approvisionnement en biens et services pour les activités du programme, en suivant les politiques et directives d'approvisionnement de Street Child.

• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour garantir la livraison en temps voulu des biens et services.

• Tenir des registres d'approvisionnement précis et assurer la documentation appropriée des achats.

• Veiller à ce que tous les processus d'approvisionnement soient transparents et respectent les exigences de conformité de Street Child.

• Initier, négocier et suivre les accords d'achat à long terme pour les biens et services, et assurer leur renouvellement en temps voulu.

• Préparer les bons de commande, les documents d'appel d'offres et les contrats avec les fournisseurs conformément aux politiques de l'organisation et aux règlements des donateurs.

• Convoquer un comité d'appel d'offres en tant que secrétaire du comité.

• Mettre à jour les plans d'approvisionnement des programmes mensuellement en collaboration avec les gestionnaires de programme.

• Sensibiliser les fournisseurs actuels et potentiels à la politique d'approvisionnement de l'organisation.

• Assurer le stockage et le transport appropriés des marchandises vers les destinations demandées.Coordination logistique (40 %) :

• Organiser la logistique pour les déplacements sur le terrain, y compris la réservation du transport, de l'hébergement et des fournitures pour le personnel.

• Gérer l'approvisionnement et le transport des matériels et équipements nécessaires aux activités de terrain.

• Soutenir l'organisation de réunions communautaires, d'ateliers et d'autres activités de terrain en veillant à ce que toutes les dispositions logistiques soient en place.

• Superviser les opérations quotidiennes du bureau dans le bureau pays, en assurant le bon déroulement des tâches administratives.

• Veiller à ce que le bureau soit bien approvisionné en fournitures et équipements nécessaires, en coordonnant les achats si nécessaire.

• Coordonner l'entretien du bureau et gérer les relations avec les prestataires de services.

• Assurer la garde de tous les actifs du bureau, y compris la sécurité, le suivi des mouvements et la mise à jour régulière du registre des actifs.

• Gérer et maintenir un système de classement approprié et à jour, y compris : le registre des véhicules et les fichiers d'inventaire.

• Effectuer des contrôles réguliers de la qualité des fournisseurs et une évaluation périodique de leurs performances.Gestion financière (20 %) :

• Traiter les paiements pour les biens, services et frais de déplacement, en garantissant des paiements rapides et précis.

• Tenir des registres financiers, y compris les rapports de dépenses, les reçus et les documents justificatifs pour les audits et les rapports.

• Veiller à ce que toutes les activités financières et administratives soient conformes aux politiques et procédures de Street Child.

• Maintenir un système de classement organisé et efficace pour les dossiers administratifs et financiers.**Qualifications et

**

• Un diplôme de licence en finance, chaîne d'approvisionnement, logistique, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Minimum de 2 ans d'expérience directe dans le soutien/la gestion de la finance, de la logistique et des achats au sein d'une ONGI, de préférence en RDC.
• Expérience dans l'utilisation de la suite Microsoft Office.
• Excellente connaissance de l'environnement de travail en RDC.
• Excellentes compétences analytiques, orales et écrites en anglais et en français.
• Très organisé(e) avec la capacité de prioriser et de gérer plusieurs tâches tout en travaillant en équipe.
• Grande précision, souci du détail et capacité à suivre les tâches jusqu'à leur terme.
• Capacité à maintenir la confidentialité, à faire preuve de discrétion et de jugement éclairé.
• Volonté de voyager.Engagement de Street Child en matière de sauvegarde : Street Child s'engage à assurer la sauvegarde et la protection des communautés que nous servons, de nos partenaires, de nos bénévoles et de notre personnel. Dans le cadre de cet engagement, toutes les offres d'emploi seront soumises à des références satisfaisantes et à des vérifications appropriées, y compris une vérification du casier judiciaire. Street Child participe également au Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. Conformément à ce système, nous demanderons aux employeurs précédents des candidats des informations sur toute constatation d'exploitation sexuelle, d'abus sexuels et/ou de harcèlement sexuel pendant l'emploi, ou sur des incidents faisant l'objet d'une enquête au moment où le candidat a quitté son emploi.

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