Assistant Administratif, Kinshasa, Democratic Republic of Congo

Assistant Administratif, Kinshasa, Democratic Republic of Congo Organization: UNDP - United Nations Development Programme Country: Democratic Republic of Congo City: Kinshasa Office: UNDP Kinshasa General Description of assignment title: Assistant

Localisation

Administratif Assignment country: Democratic Republic of the Congo Duty stations: Kinshasa Work location: On UN premises Expected start date: 07/01/2026 Duration: 6 months(with possibility of extension)Long-term benefits and allowances Sustainable Development Goal: 16. Peace, justice and strong institutions Host entity: UNDP Modality: Onsite Type: National Volunteer category: Associate UCoS from Apr2026 Work schedule: Full-time Number of Assignments: 1 Details Mission and objectives: Le Programme des Nations unies pour le développement fait partie des programmes et fonds de l'ONU. Son rôle est d'aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l'octroi de dons. Context: Sous la supervision directe de l'Analyste aux Opérations, le/la Volontaire des Nations Unies (VNU) en Administration apporte un appui technique et opérationnel à la gestion des activités administratives de l'Unité Travel. À ce titre, il/elle contribue à l'amélioration de l'efficacité des processus de gestion des voyages officiels en veillant au traitement diligent des transactions, au suivi rigoureux des dossiers de voyage et à l'application des procédures en vigueur. Le/la VNU Admin joue un rôle clé dans l'accélération des paiements liés aux voyages, la réduction des transactions en suspens et le traitement rapide des exceptions identifiées dans les systèmes de gestion des voyages, notamment à travers le suivi régulier du Travel Dashboard. Par son action, il/elle contribue à renforcer la qualité du service fourni aux clients internes, à améliorer la conformité des opérations de

Formation / Diplômes

voyage et à garantir la disponibilité d'informations fiables pour le suivi de la performance de l'Unité Travel. NB: cette affectation est exclusivement ouverte aux personnes avec statut de réfugiés en RDC Task description: Assurer le suivi hebdomadaire et le traitement des exceptions liées aux voyages dans les systèmes UNALL et QUANTUM, notamment les Travel Requests (TRs) et les claims en attente, les

Missions principales

missions sans liquidation (No Claim), les recouvrements en suspens (Pending Recovery), les factures impayées (Unpaid Invoices) et les factures en attente de traitement (Pending Invoices). Veiller au paiement et à la réconciliation des factures de voyage émises par UNHAS et la MONUSCO, assurer la liquidation des avances de voyage (Prepayments) liées à UNHAS, suivre le niveau de consommation de la caution PNUD auprès d'UNHAS, alerter en cas de risque d'épuisement et coordonner son renouvellement en temps opportun. Assurer, sur une base quotidienne, l'enregistrement et le suivi des demandes de voyage reçues via l'adresse [email protected] dans le SharePoint Travel, ainsi que la mise à jour régulière de leur statut en fonction des actions entreprises par l'Unité Travel ou l'agence de voyages. Suivre la mise en œuvre du Plan des missions du Bureau en veillant à la transmission, dans les délais prescrits par les procédures opérationnelles standard (SOP), des mémos et ordres de mission par les différentes unités. Produire les rapports mensuels relatifs aux indicateurs de performance de la gestion des voyages, notamment les transactions incomplètes, les ajustements de DSA et DSA spéciaux, les achats anticipés de billets (Advance Purchase) et l'utilisation du Plan de voyage (Travel Plan). Préparer et finaliser les tableaux comparatifs des offres de vols internationaux devant être annexés aux demandes de voyage (Travel Requests), conformément aux procédures en vigueur. Contribuer activement à la collecte, à l'analyse et à la production des statistiques relatives aux activités de l'Unité Travel, notamment celles liées à l'empreinte carbone dans le cadre de l'initiative Moonshot, ainsi qu'au suivi des dépenses de voyage et de la consommation des accords à long terme (LTAs) avec les prestataires de services de voyage. Résultats attendus Assurer une gestion efficace, rigoureuse et conforme des opérations liées aux voyages du Bureau. Garantir la disponibilité de données fiables, complètes et actualisées pour faciliter la prise de décision et le suivi des activités. Contribuer à l'amélioration de la qualité des services administratifs grâce à une gestion proactive des demandes et des dossiers de voyage. Renforcer l'efficacité opérationnelle du Bureau à travers un suivi performant des indicateurs, une meilleure maîtrise des coûts et une approche centrée sur les besoins des clients internes. Veiller au respect des procédures organisationnelles et à la production d'informations pertinentes pour les besoins

Expérience

de reporting et d'audit. Eligibility criteria Age: 18 - 80 Required experience: 1 month Nationality: Candidate must be a national, legal resident

Profil recherché

or hold refugee status in the country of assignment. Assignment requirements Relevant experience: 1 year Languages: French, Level: Fluent, Required English, Level: Working knowledge, Desirable Required education level: Bachelor's degree in Posséder un diplôme universitaire dans le domaine de l'administration ou dans une discipline équivalente. Competencies and values: Compétences fondamentales Faire preuve d'intégrité et respecter les valeurs, principes et normes éthiques des Nations Unies. Adhérer à la vision, à la mission et aux valeurs du PNUD. Démontrer une sensibilité à la

Autres informations

diversité culturelle et promouvoir un environnement de travail inclusif et respectueux. Compétences fonctionnelles Planification et organisation Capacité à planifier, organiser et prioriser efficacement les activités afin de respecter les

Compétences requises

délais établis. Communication Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité de rédiger des documents clairs et concis. Travail d'équipe Aptitude à collaborer efficacement avec des collègues et partenaires de divers horizons culturels et professionnels. Gestion opérationnelle Capacité à exécuter des tâches administratives avec rigueur, à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler efficacement sous pression tout en respectant les échéances. Skills and experience: Avoir au minimum Un (1) an d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l'administration. Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Word, Excel, Access et la gestion du courrier électronique. Area(s) of expertise: Administration, Business management Driving license: - Other information Tags administrative assistant development assistance office assistant refugee assistance travel facilitation Skills French English Microsoft Word Microsoft Excel SharePoint The recruiting organization, UNDP - United Nations Development Programme, has not specified a closing date for this vacancy or continues to list jobs after their stated closing date. Because such positions may remain open, they are listed here until removed from the recruiting organization's website. Click the button below to verify its current status. More Information and Application Details UNjobs Association of Geneva Not an official document of the United Nations Privacy Policy | Cookie Policy

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