Chef des Opérations

Chef des Opérations. Description du poste

Formation / Diplômes

Notre client est un organisme spécialisé dans la recherche clinique, l’innovation en santé, le renforcement des systèmes de santé et la formation scientifique en Afrique de l’Ouest. Objectifs du poste Le/la Chef des Operations aura pour mission principale de piloter, structurer et optimiser les opérations de l’organisme, afin de traduire la vision stratégique de la Direction Générale en résultats opérationnels concrets, mesurables et durables Il/elle est responsable de la supervision, de la planification et de l’optimisation de l’ensemble des activités opérationnelles de la compagnie. Il/elle assure le contrôle rigoureux des activités internes, la mise en place de reportings réguliers et joue le rôle central de liaison entre les différentes BU et la Direction Générale. Il veille à l’efficacité des processus internes, à l’exécution effective des projets, à l’amélioration continue de la qualité des services, ainsi qu’à l’alignement des opérations avec la stratégie globale de l’entreprise.

Responsabilités

• Stratégie opérationnelle : Développer, mettre en oeuvre et suivre des plans stratégiques visant à optimiser l’efficacité, la performance et la rentabilité de l’organisation, et les décliner en tableaux de bord de suivi des activités.
• Mobilisation et engagement des équipes et leadership stratégique : Piloter la vision et la culture organisationnelles et fédérer les équipes autour des priorités stratégiques de la direction, motiver le personnel pour atteindre les objectifs organisationnels
• Gestion des opérations : Superviser l’ensemble des activités opérationnelles quotidiennes (ressources humaines, IT, logistique, production et services) afin de garantir un fonctionnement fluide et une qualité constante des opérations.
• Supervision des départements : Superviser l’ensemble des chefs de départements afin de garantir la performance et l’alignement stratégique de l’organisation, tout en développant leur autonomie, leur responsabilisation et leurs capacités managériales. Veiller à ce que les décisions opérationnelles soient prises au niveau approprié et que les équipes fonctionnent avec un minimum d’intervention de la Direction Générale. Évaluer les équipes et les managers en fixant des objectifs clairs et en mettant en oeuvre les actions nécessaires à l’optimisation des talents, au développement des compétences et à l’amélioration des résultats
• Amélioration continue : Analyser les processus et les flux de travail afin d’identifier les inefficacités, les goulots d’étranglement et les opportunités d’optimisation, tout en réduisant les coûts et en améliorant la performance globale
• Pilotage de la performance : Définir, suivre et analyser les indicateurs clés de performance (KPI), et ajuster les processus opérationnels en fonction des résultats pour atteindre les objectifs fixés, fournir à la CEO des analyses synthétiques pour éclairer les décisions stratégiques
• Collaboration exécutive : Travailler en étroite collaboration avec le CEO et les membres de l’entreprise dans la définition et la mise en oeuvre de la stratégie globale

Localisation

• Gestion des ressources : Superviser la gestion des ressources humaines, financières et matérielles, y compris l’élaboration et le suivi des budgets opérationnels et l’allocation optimale des ressources
• Gestion de la qualité et des délais : Garantir la qualité des livrables, le respect des délais et la conformité aux procédures de l’organisme, et aux standards internationaux
• Gestion des risques opérationnels : Identifier les risques liés aux opérations et mettre en place des mesures préventives et correctives appropriées
• Contrôle interne et reporting : Assurer un suivi rigoureux de l’exécution des projets et des processus, en mettant en place et en maintenant un système efficace de planification, de suivi des actions, de gestion des priorités et de redevabilité garantissant une exécution rigoureuse des engagements pris par l’entreprise. Consolider les données opérationnelles et produire des reportings fiables et réguliers afin de permettre à la Direction Générale de disposer d’un suivi précis de la performance et de l’avancement des activités

Compétences requises

Connaissances, compétences et aptitudes requises

• Vision stratégique et leadership confirmé, avec une capacité à diriger, motiver et fédérer des équipes pluridisciplinaires
• Maîtrise de la gestion budgétaire et financière, des processus opérationnels ainsi que des outils de travail collaboratifs.
• Excellentes capacités d’analyse, de prise de décision rapide et efficace, ainsi qu’une très bonne communication écrite et orale.
• Forte adaptabilité, résistance au stress
• Aptitude à instaurer un climat de confiance pour piloter efficacement des équipes et des départements transverses dans un environnement exigeant.
• Forte capacité à atteindre les objectifs opérationnels tout en maintenant un haut niveau de qualité et d’efficacité.
• Être orienté résultats
• Sens de l’organisation et de la priorisation des problèmes
• Capacité à construire des systèmes
• Capacité à tenir les équipes responsables de leurs engagements, à conduire des conversations difficiles et à faire respecter les standards de qualité et de performance
• Bilinguisme requis (anglais et français) Formation et expérience minimales requises
• Diplôme universitaire (Bac+5) en gestion, gestion des projets, administration des affaires. Une formation/ un diplôme dans les métiers de la santé serait un atout.

Expérience

• Minimum 4 à 5 ans d’expérience professionnelle dont au moins 2 ans dans un poste de supervision ou de gestion des opérations/équipes.
• Expérience avérée dans la gestion d’équipes et de projets complexes, avec des standards d’exigence élevés. Une expérience et/ou une passion pour des entreprises en croissance/à fort potentiel serait un atout. Exigences physiques
• Utilisation intensive du téléphone et de la communication en face à face, nécessitant une perception précise de la parole
• Utilisation intensive du clavier, impliquant des mouvements répétitifs des doigts
• Position assise prolongée sur de longues périodes
• Possibles déplacements fréquents sur les sites, principalement au niveau national, et occasionnellement à l’international

Autres informations

• Ce poste exige un devoir de confidentialité, d’éthique et d’intégrité professionnelle élevées, compte tenu de l’accès du poste :
• Aux données sensibles (cliniques, financières, partenariales),
• Aux décisions stratégiques,
• Et aux relations avec les partenaires institutionnels, bailleurs et autorités. Critères d’évaluation du poste Ce poste nécessite de travailler principalement depuis le siège social de notre client à Dakar, au Sénégal.
• Exécution stratégique et opérationnelle : Capacité à traduire la vision stratégique en plans opérationnels concrets, à structurer efficacement les activités, à définir et optimiser les processus internes, et à garantir l’atteinte des objectifs fixés par la direction générale. Performance et pilotage des KPIs : Suivi rigoureux des indicateurs clés de performance (KPI), amélioration mesurable de la productivité, de l’efficacité opérationnelle et de la rentabilité (marges, coûts, ROI), ainsi que l’atteinte des objectifs de croissance définis par l’organisation.
• Leadership et management des équipes : Capacité à fédérer, encadrer et développer des équipes pluridisciplinaires, à instaurer un climat de confiance, et à renforcer la collaboration transversale entre les différents départements.
• Gestion du changement et innovation : Aptitude à conduire et accompagner les transformations organisationnelles, à améliorer continuellement les opérations, et à favoriser l’innovation dans un environnement dynamique et en évolution constante.
• Excellence opérationnelle : Capacité à garantir la qualité des livrables, la fluidité des opérations et la standardisation des processus afin d’assurer une performance durable et reproductible.
• Gestion des risques et prise de décision : Identification proactive des risques opérationnels, mise en place de mesures correctives efficaces et prise de décisions rapides, fiables et orientées résultats.
• Rôle de bras droit du CEO : Capacité à soutenir efficacement le CEO dans la mise en oeuvre de la stratégie globale. Agir comme premier niveau d’escalade des problématiques opérationnelles et assurer leur résolution avant implication de la Direction Générale, sauf lorsque son arbitrage stratégique est requis.
• Coordination et communication exécutive : Assurance d’une communication fluide et d’un reporting structuré entre la direction et les équipes opérationnelles, ainsi qu’une coordination efficace et un suivi rigoureux entre les départements pour garantir l’alignement stratégique global.