Assistante Grant (YFP), Bamako, Mali

Assistante Grant (YFP)

Lieu : Bamako, Mali Type de contrat : Contrat de prestation, temps plein, durée déterminée d'un (01) an Grade : 11 Salaire brut annuel : entre 1 920 000 et 2 400 000 F.CFA **

Contexte du poste

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui œuvre pour les droits des enfants et l'égalité filles-garçons. Nous croyons au potentiel de chaque enfant, mais savons que la pauvreté, la violence, l'exclusion et la discrimination freinent leur développement. Les filles sont les plus touchées. Avec nos partenaires, nous construisons un monde plus juste et durable. Depuis plus de 85 ans, nous mobilisons des optimistes déterminés dans plus de 80 pays.

Missions

Préparation et dépôt de documents liés aux subventions et partenariats (environ 40 %)

• Initier l'élaboration des Documents d'Approbation de Financement/Documents d'Accord de Parrainage (FAD/SPADs) et assurer le suivi de leur signature, numérisation et dépôt, ainsi que d'autres accords de subvention.

• Préparer les documents nécessaires à la recherche des certificats de non-objection, en coordination avec le département administratif, et effectuer les suivis pour obtenir ces certificats à temps.

• Suivre les correspondances « IN » et « OUT » liées aux subventions, à la mobilisation des ressources et aux partenariats, et assurer que les demandes des partenaires reçoivent des réponses.

• Documenter les réunions avec les partenaires (prise de notes, partage, suivi des points d'action).

• Assister l'équipe Grants dans la recherche des demandes d'audience et la coordination logistique des visites et réunions des partenaires.

• Assurer que la plateforme électronique de dépôt de subventions respecte la checklist de Plan International et que tous les documents liés aux subventions y soient enregistrés.

• Assurer que le dépôt physique des correspondances et documents clés imprimés soit à jour.Aide à la mise en place des subventions et au suivi des rapports (environ 20 %)

• Créer des projets et des subventions dans la plateforme de gestion des subventions.

• Assurer que la matrice de suivi de rapports du CO soit tenue à jour et aider à suivre le respect des délais de rapportage.

• Élaborer des calendriers de rapports simplifiés, les partager avec les chefs de projet et assurer les suivis pour respecter les échéances.

• Soumettre les rapports approuvés aux NO et aux donateurs si nécessaire.Soutien logistique lors des visites et ateliers des sièges (NOs), des donateurs et des partenaires (environ 20 %)

• Veiller à ce que les représentants en visite reçoivent un soutien logistique et administratif approprié.

• Aider à l'organisation d'ateliers de conception de projets et de lancement de subventions, et prendre des notes.

• Suivre auprès des départements Finances et Administration pour la récupération des dépenses via des recharges Inter-Companies.

• Effectuer toute autre demande logistique liée aux NOs, partenaires et donateurs selon la demande du superviseur.Profil recherché

Expérience et compétences en gestion de subventions, suivi de documents et coordination logistique. Capacité à travailler en équipe et à respecter les délais. Bonne maîtrise du français (candidatures et CV en français uniquement).

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