Assistant, Logistics and Fleet, Bamako, Mali

Organizational Context La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 191 Sociétés nationales (SN) membres. L'objectif général de la FICR est « d'inspirer, d'encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d'activités humanitaires menées par les Sociétés nationales, afin de prévenir et d'atténuer la souffrance humaine et, par conséquent, de contribuer au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». La FICR œuvre à répondre aux besoins des personnes vulnérables et à améliorer leurs conditions de vie avant, pendant et après les catastrophes,

Autres informations

les urgences sanitaires et autres crises. La FICR fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (le Mouvement), aux côtés de ses Sociétés nationales membres et du Comité international de la Croix-Rouge (CICR). Les activités de la FICR sont guidées par les sept Principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité. La FICR est dirigée par son Secrétaire général et son siège est situé à Genève, en Suisse. La FICR dispose de cinq bureaux régionaux couvrant l'Afrique, l'Asie-Pacifique, le Moyen-Orient et l'Afrique du Nord, l'Europe et les Amériques. Elle dispose également de délégations de pays et de délégations de clusters de pays à travers le monde. Ensemble, le siège de Genève et les structures de terrain (bureaux régionaux, délégations de clusters et délégations de pays) constituent le Secrétariat de la FICR. La FICR applique une politique de tolérance zéro à l'égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et toute autre forme de harcèlement, l'abus de pouvoir, la discrimination et le manque d'intégrité, y compris, sans s'y limiter, les fautes financières. La FICR adhère également à des principes stricts en matière de protection de l'enfance. Job Purpose Le Fleet & Logistics assistant est le point focal pour toutes les demandes de services logistiques au sein du bureau de la FICR au Mali et veillera à ce que les services logistiques soient fournis à temps, de manière rentable et avec la qualité appropriée pour le compte de la Fédération, des partenaires et aux utilisateurs des services, dans le respect des politiques et procédures de la

Responsabilités

FICR. Job Duties and Responsibilities Achats et fournitures Mettre en œuvre et maintenir les pratiques standard de la Fédération en matière de procédures logistiques. Traiter les demandes d'achat émanant des opérations et de la société nationale et de la FICR, et examiner les dossiers d'achat afin de garantir la conformité avec les procédures d'achat de la Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Assurer la liaison et la coordination avec les demandeurs concernés en ce qui concerne la livraison et tenir toutes les parties informées de tout changement en temps utile et effectuer régulièrement une analyse de la qualité du service : livraison dans les délais, communication avec les clients et exactitude des prix. Superviser et suivre le transport, le dédouanement et les autres formalités pour tous les envois entrants et sortants du bureau, en veillant à ce que toutes les demandes soient traitées, conformément aux procédures de la FICR, aux procédures opérationnelles standard et aux instructions d'expédition. Gérer l'ensemble de la documentation et des procédures relatives à l'importation et à l'exportation de véhicules, ainsi que maintenir une communication avec les demandeurs, les transitaires et les agents d'expédition. Gestion du parc automobile Mettre en œuvre et maintenir des procédures et des systèmes de sécurité pour les véhicules et les passagers. Veiller au respect des procédures d'utilisation des véhicules par les chauffeurs de la délégation, conformément aux règles et réglementations applicables aux chauffeurs. Maintenir, à tout moment, un contrôle, un enregistrement et un suivi précis des carnets de bord des conducteurs et des véhicules, et fournir des rapports mensuels sur la consommation de carburant. Planifier et organiser les besoins de transport de la délégation, maintenir l'utilisation du système Fleet Wave pour tous les véhicules de la Fédération et aider le chef de délégation à utiliser les véhicules de manière efficace et efficiente. Veiller à ce que les intervalles d'entretien des véhicules soient étroitement surveillés et à ce que l'entretien soit effectué de manière satisfaisante. Job Duties and Responsibilities (continued) Audit et conformité Maintenir les pratiques standard de la Fédération dans toutes les procédures logistiques. Conserver tous les documents logistiques selon les normes d'audit en suivant les procédures standard de la FICR. Suivre de près, avec le responsable des achats et les services financiers, le traitement des factures entrantes (fournisseurs externes) et veiller à ce qu'elles soient correctement classées conformément aux procédures de classement standard de la FICR. Fournir un soutien à toutes les fonctions logistiques. Reporting S'assurer que tous les dons en nature, l'expédition des stocks et l'approvisionnement global sont enregistrés dans HLS et que le tableau de mobilisation est mis à jour. Préparer tous les rapports hebdomadaires et mensuels de la logistique de manière opportune et précise. Gestion du Stock Assurer la bonne gestion et le suivi des stocks du bureau suivant les procédures appropriées (fiches de pile, Fiche de stock, Way bill). Faire mensuellement l'inventaire physique et le transmettre au superviseur. Faire le classement des documents relatifs aux stocks. Soutien aux Sociétés nationales Soutenir, former et développer le personnel des Sociétés nationales, les volontaires et les employés, selon les besoins. Préparation et réponse aux situations d'urgence Être proactif lors des interventions d'urgence et être disponible pour un déploiement à court terme afin de fournir un soutien opérationnel et technique aux opérations conformément aux termes de

Formation / Diplômes

référence convenus pour la mission. Education Diplôme en logistique, achats et/ou gestion de la chaîne d'approvisionnement, ou toute certification

Expérience

pertinente. Experience 4 ans d'expérience pertinente dans la gestion d'opérations logistiques complexes Expérience avérée dans l'organisation de formations et l'élaboration de matériel de formation Connaissance et expérience de la Croix-Rouge et du

Compétences requises

Croissant-Rouge Knowledge, Skills and Languages Knowledge and Skills Connaissance approfondie de la gestion de la chaîne d'approvisionnement Capacité à agir dans un environnement difficile. Compétences en matière de gestion et de développement du personnel Aptitude à résoudre des problèmes Excellentes compétences en matière de communication et d'établissement de rapports Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale et capacité à fournir des conseils Expérience avérée dans la réalisation d'évaluations logistiques et la mise en place d'opérations Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer des tâches multiples. Languages Parler et écrire couramment le français Bonne maîtrise d'une autre langue officielle de la FICR (Anglais) Competencies, Values and Comments Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat. Respecter et travailler en conformité avec Les principes de la Croix Rouge et du Croissant-Rouge. Exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui lui sont assignées par le supérieur hiérarchique liées au travail.

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