Assistante de Direction - Lomé

Jaxe-Communication recrute une Assistante de Direction (Stage pré-embauche) à Lomé.

Contexte du poste Nous recherchons une Assistante de Direction pour un stage pré-embauche. L'objectif est d'optimiser l'efficacité opérationnelle du Directeur Général en assurant une gestion rigoureuse de son temps, une coordination fluide des activités et un suivi fiable des priorités stratégiques, afin de permettre une prise de décision rapide et éclairée.

Missions principales Assister le Directeur Général dans la gestion quotidienne de ses activités, tout en se formant aux techniques d'organisation, de gestion administrative et de coordination des tâches de direction.

Responsabilités

1. Assistance administrative et organisationnelle

• Aider à la gestion de l'agenda du Directeur Général (planification, priorisation des rendez-vous)
• Organiser les réunions, déplacements et événements professionnels
• Assurer le traitement, le tri et le suivi des courriers et emails
• Contribuer à la rédaction et mise en forme de documents simples

2. Gestion Financière et Comptable (Support)

• Traitement des Pièces Comptables : saisir et classer les factures fournisseurs et clients dans le CRM DOLI+
• Transmission des factures clients et recouvrement selon la procédure JAXE
• Enregistrement des notes de frais : collecter, vérifier la conformité, enregistrer informatiquement les notes de frais du personnel, et les préparer pour le remboursement

3. Coordination et suivi des activités (sous supervision)

• Assurer le suivi des dossiers en cours et relancer les interlocuteurs internes/externes ou clients
• Centraliser les informations clés et produire des reportings réguliers

4. Communication et interface

• Servir d'interface entre le DG et les différents services/partenaires
• Accueillir et orienter les interlocuteurs (physiques et téléphoniques)
• Participer à la bonne circulation de l'information

5. Appui stratégique

• Participer à la préparation des réunions de direction (ordre du jour, supports, comptes rendus)
• Contribuer à la préparation de dossiers stratégiques
• Observer et proposer des améliorations organisationnelles

Objectifs pédagogiques du stage À la fin du stage, la stagiaire devra être capable de :

• Comprendre l'organisation de la direction générale de JAXE
• Gérer un agenda et des priorités simples
• Rédiger et structurer des documents administratifs de base
• Assurer un suivi rigoureux de dossiers partenaires ou clients
• Développer rigueur, discrétion et sens de l'organisation

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