T4
Recrutement à l’organisation internationale JHPIEGO
CDI11 days ago
Job Description
Cotonou
CDI
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Enabel is the Belgian cooperation agency POSTE: Assistant de direction (HFX) – Benin Description of function
Responsibilities
Placed under the responsibility of the Project Manager, he/she will have the main mission to ensure the effective management of the secretariat, while guaranteeing the fluidity of information, and the confidentiality of exchanges with the Project Manager. As an Executive Assistant, you will perform the following tasks:
- Ensure the reception, processing and follow-up of incoming and outgoing letters and correspondence;
Other information
- Write, format and track letters, notes, reports, minutes and other administrative documents;
- Manage the agenda of the Project Manager, schedule appointments and ensure the writing and dissemination of meeting minutes;
- Welcome, filter, orient internal and external interlocutors while ensuring the processing of telephone calls and solicitations
Main duties
- Organize the missions and trips of the project teams;
- Prepare project meetings and governance bodies (steering committees, workshops, working sessions), ensure the drafting of reports and their dissemination;
- Ensure the filing, archiving and management of physical and electronic documents, as well as the regular updating of the
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Enabel est l’Agence belge de coopération POSTE : Assistant.te de direction (HFX) – Bénin Description de la fonction
Responsabilités
Placé.e sous la responsabilité de la Cheffe projet, il/elle aura pour mission principale d’assurer la gestion efficace du secrétariat, tout en garantissant la fluidité de l’information, et la confidentialité des échanges avec la Cheffe projet. En tant qu’Assistant.e de direction, vous assurerez les tâches suivantes :
- Assurer la réception, le traitement, le suivi des courriers et correspondances entrant et sortant du projet ;
Autres informations
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, rapports, procès-verbaux et autres documents administratifs ;
- Gérer l’agenda de la Cheffe Projet, planifier les rendez-vous et assurer la rédaction ainsi que la diffusion des comptes rendus de réunions ;
- Accueillir, filtrer, orienter les interlocuteurs internes et externes tout en assurant le traitement des appels téléphoniques et des sollicitations
Missions principales
- Organiser les missions et déplacements des équipes du projet ;
- Préparer les réunions et instances de gouvernance du projet (comités de pilotage, ateliers, séances de travail), assurer la rédaction des comptes rendus et leur diffusion ;
- Assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents physiques et électroniques, ainsi que la mise à jour régulière de la base de données des contacts.
Formation / Diplômes
- Veiller au respect des procédures administratives internes et faciliter la circulation de l’information entre les parties impliquées.
Profil recherché
Niveau de formation requis
- Bachelor/Licence (Bac +3) en secrétariat, assistantanat de direction, administration générale ou domaine connexe
- Certificat attestant d’un niveau certifié en anglais (B2, C1 ou C2). Compétences et connaissances requises
Compétences requises
- Vous communiquez couramment en français et avez de bonnes aptitudes à communiquer oralement en anglais ;
- Vous avez une maîtrise de Microsoft 365 (MS-Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams) ;
- Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles en français et en anglais ;
- Vous avez une bonne capacité à gérer les agendas complexes et à organiser la logistique des réunions, ateliers et déplacements de la Cheffe projet et des équipes ;
- Vous êtes rigoureux.se, proactif.ve, avez le sens de la confidentialité dans le traitement des dossiers sensibles ;
- Vous avez une bonne capacité à gérer les priorités multiples avec rigueur et autonomie ;
- Vous démontrez une bonne capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des équipes multidisciplinaires.
Expérience
- Vous avez au minimum 5 années d’expérience en tant qu’Assistant.te d’un.e Directeur.trice ou Chef.fe de projet.
- Une expérience dans un environnement international ou une entreprise est souhaitée. Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel ( Nous vous offrons
- Une fonction intéressante dans un environnement international.
- Un contrat à durée déterminée (CDD) de 35 mois à Cotonou avec un démarrage au mois de janvier. Intéressé.e? Postulez, au plus tard le 18/11/2026 , et joignez votre CV actualisé et une lettre de motivation. Cliquez ici pour postuler
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.