DA
Head of Support Services - Chef des services Supports, Ouagadougou, Burkina Faso
CDI3 months ago
Job Description
Burkina Faso
Freelance
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TERMS OF REFERENCE
FOR THE RECRUITMENT OF THE HEAD.FE SERVICE SUPPORT (Head of Operations) WeWorld-GVC is a secular and independent Italian organization active since 1971 in international cooperation and humanitarian aid. Present in 29 countries with 128 projects, WeWorld-GVC works in the following areas of assistance: gender equality, prevention and fight against violence against children and women, migration, humanitarian aid (prevention, emergency relief and rehabilitation), food security, access to water, sanitation and hygiene, education, global citizenship and international volunteering. WeWorld-GVC works with local and international partners to develop and implement projects on the ground that improve the daily lives of people in emergency situations and ensure a dignified life, opportunities and a better future through human and economic development programmes, as part of the 2030 Agenda.
Education / Qualifications
WeWorld-GVC has been present in Burkina Faso since 1985, in the field of food security, child protection, livelihoods, employment and vocational training, migration, anticipatory action against natural disasters, agriculture, livestock, water and sanitation. Joining the WeWorld-GVC team means being part of the development of a dynamic organization where each staff member’s contribution is valued, [working together towards collective achievement of shared goals and vision.
- 1- WORKING CONDITIONS AND REMUNERATION
- 2- Job description Under the direct supervision of the Legal Representative and management, the Head of Service Support ensures: Process
Job overview
Ensures that key policies and standard operating procedures (SOPs) governing support departments are developed and/or regularly updated as required, and appropriately adapted to the context. In coordination with the Country Representative, the Management and the Programme Team, support the establishment of inter-agency coordination mechanisms to ensure smooth and effective communication and cooperation. Ensures the establishment and proper functioning of a proactive link between support services and program departments. Designs and implements support service management routines, procedures and systems to improve operational efficiency and ensure smooth collaboration and communication between the different support departments. Conducts regular audits of support services processes and procedures to identify weaknesses and pressure points, implements or strengthens corruption control and prevention mechanisms, and contributes to the mitigation of associated risks. Ensures the timely implementation of improvement recommendations for support departments. Ensures that the organizational tools and systems required for planning, coordination and reporting are in place, properly maintained and regularly updated. Human Resources and Personnel Management Ensures that all support staff are regularly informed and trained on internal policies and procedures, putting in place appropriate training plans when necessary. In coordination with the Management Team, identify and analyze training needs of national staff and propose adapted capacity-building actions, depending on available resources. In coordination with the Legal Representative, monitors and guarantees the preparation as well as the skills of the Finance, Logistics & Purchasing and Human Resources teams, and proposes any necessary adjustments. Participates in the analysis of staffing requirements and personnel costs, as well as in the evaluation of compensation and benefits policies and performance measurement practices. Oversees compliance with all WeWorld employment regulations, including payroll, health insurance, occupational insurance and employee benefits. Oversees recruitment processes for national staff, ensuring transparency and compliance with internal policies and applicable requirements. Financial and budgetary management
Responsibilities
Serves as Finance Manager at the mission level, ensuring full responsibility for financial management, compliance and strategic financial planning. Ensures that accounting is accurate, complete and regularly audited in accordance with internal and donor requirements. Directs the budgeting, financial planning and budget forecasting processes of the programmes, in close coordination with the Programme and Coordination teams. Is responsible for budget monitoring, identifying the risks of overconsumption or underconsumption of budgets and rapid implementation of necessary corrective measures. Ensures that all financial reports (internal and to donors) are validated, accurate and submitted in a timely manner. Responsible for financial tools at the country level, including core budgets, logistics budgets and project budgets. Ensures efficient cash flow management and adequate cash planning, ensuring financial coverage of all operational needs (wages, suppliers, activities, etc.). Supervises and validates the cost allocation methodology, ensuring accuracy, transparency and compliance with applicable requirements. Leads the financial aspects of audits and expenditure audits, ensuring preparation, coordination and follow-up on the implementation of recommendations. Ensures compliance with donor regulations (ECHO, AICS, UN agencies, etc.) as well as internal policies, and acts as the main focal point for financial risk management. Purchasing and Logistics Ensures the implementation and enforcement of procurement procedures in accordance with WeWorld’s Global Procurement Manual and donor guidance, from the planning phase to the close of the procurement process. Supervises logistics operations by ensuring compliance with WeWorld’s Global Logistics Manual and Donor Guidelines, with a particular focus on managing assets, vehicle fleets, warehouses and inventory, as well as base management. Ensures that procurement and logistics management tools are properly implemented and used at country level, and that reports are prepared accurately, in the required formats and on time, in accordance with WeWorld’s requirements for internal and external needs. Procurement tools include, but are not limited to, the DA registry, contract tracking, supplier database and procurement plans for each project and at the national level. Logistics tools include, but are not limited to, the fleet registry and related reports, as well as inventory management files. Oversee and optimize the management of the base. Ensure the correct archiving of documents relating to purchases and logistics, both on paper and in electronic form, in accordance with the rules of the organization. Lead the development and regular updating of RACI procurement and logistics matrices, adapting them to the national context and taking into account structural changes. Audit and Compliance
Main duties
Oversees the preparation of expenditure audits and audits, ensures adequate involvement of Finance, Logistics & Purchasing and Human Resources departments during audit missions, and guarantees effective collaboration between the various support services and the Program department. Oversees all activities necessary to carry out the internal and external assessments required by donors or the organization, such as due diligence, capacity assessments, as well as internal and external audits. The missions and responsibilities described above are not exhaustive. The incumbent of the position may be required to perform any other task requested by his/her line manager. The incumbent of the position should ensure a complete and adequate procurement before the end of the mission.
Candidate profile
Qualifications and knowledge University degree in Economics, Political Science or a related field. Good knowledge of the policies and procedures of major international donors (EU, AICS, United Nations, etc.). Knowledge of the tax and accounting legislation of Burkina Faso. Good knowledge of accounting software SP SQUARE is an asset Excellent knowledge of Microsoft Office tools, including Word, Excel and Outlook. Professional mastery of French and English, both written and oral.
Experience
Minimum of 7 years of experience in financial management ideally in an NGO in the humanitarian sector, including at least 5 years in a management position. Previous experience in the administrative and financial management of emergency and development projects financed by institutional donors (United Nations agencies, ECHO, AICS, etc.). Experience in budget and procurement management, compliance and reporting to donors.
Required skills
Strong skills in planning, reporting, monitoring and evaluation. Excellent organizational skills and ability to work as a team. Ability to accompany and train staff in order to strengthen their skills. Proactive and dynamic attitude. Adaptability and ability to work under constraints, pressure and in complex and multicultural contexts. Very good listening and communication skills. Positive attitude at work, critical analysis, motivation, commitment and a sense of collaboration. Strong commitment to the mission and values of WeWorld. Demonstrates integrity in upholding the values and ethical standards of the organization. Demonstrates sensitivity and adaptability to cultural, gender, religion, nationality and age differences. Treats all people fairly, without favouritism or discrimination. Assets Knowledge of Italian is an asset. Experience in remote management. Prior experience in similar positions. Interested Applicants should send their CV and cover letter in electronic format directly to indicating in the subject: "CRRUITMENT OF THE HEAD.FE SERVICE SUPPORT". This offer is valid from 14/10/2026 to 24/10/2026.
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TERMES DE REFERENCE
POUR LE RECRUTEMENT DU/DE LA CHEF.FE SERVICE SUPPORT (Head of Operations) WeWorld-GVC est une organisation laïque et indépendante italienne active depuis 1971 dans la coopération internationale et l’aide humanitaire. Présent dans 29 pays avec 128 projets, WeWorld-GVC intervient dans les domaines d’assistance suivants : égalité de genre, prévention et lutte contre la violence à l’égard des enfants et des femmes, migration, aide humanitaire (prévention, secours d’urgence et réhabilitation), sécurité alimentaire, accès à l’eau, assainissement et hygiène, éducation, citoyenneté mondiale et volontariat international. WeWorld-GVC travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d’améliorer la vie quotidienne des personnes en situation d’urgence et pour garantir une vie digne, des opportunités et un avenir meilleur grâce à des programmes de développement humain et économique, dans le cadre de l’Agenda 2030.
Formation / Diplômes
WeWorld-GVC est présent au Burkina Faso depuis 1985, dans le domaine de la sécurité alimentaire, la protection de l’enfance, le moyen d’existence, l’emploie et la formation professionnelle, la migration, l’action anticipatoire des catastrophes naturelles, l’agriculture, l’élevage, l’eau et assainissement. Rejoindre l’équipe WeWorld-GVC, c’est faire partie du développement d’une organisation dynamique où la contribution de chaque membre du personnel est valorisée, [travaillant ensemble vers la réalisation collective d’objectifs et de vision partagés.
- 1- CONDITIONS DE TRAVAIL ET REMUNERATION
- 2- Descriptif du poste Sous la supervision directe du/de la Représentant(e) légal(e) et de la direction, le/la Chef.fe de Service Support assure : Processus
Présentation du poste
Veille à ce que les politiques clés et les procédures opérationnelles standard (SOP) encadrant les départements de support soient élaborées et/ou régulièrement mises à jour selon les besoins, et adaptées de manière appropriée au contexte. En coordination avec le/la Représentant(e) Pays, la Direction et l’équipe Programme, appuie la mise en place de mécanismes de coordination interservices afin d’assurer une communication et une coopération fluides et efficaces. Veille à l’établissement et au bon fonctionnement d’un lien proactif entre les services de support et les départements programmes. Conçoit et met en place des routines, procédures et systèmes de gestion des services de support afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de garantir une collaboration et une communication harmonieuses entre les différents départements de support. Réalise régulièrement des audits des processus et procédures des services de support afin d’identifier les faiblesses et les points de pression, met en œuvre ou renforce les mécanismes de contrôle et de prévention de la corruption et contribue à l’atténuation des risques associés. Veille à la mise en œuvre, dans les délais impartis, des recommandations d’amélioration relatives aux départements de support. S’assure que les outils et systèmes organisationnels nécessaires à la planification, à la coordination et au reporting sont en place, correctement maintenus et régulièrement mis à jour. Gestion des Ressources Humaines et du Personnel Veille à ce que l’ensemble du personnel des services de support soit régulièrement informé et formé aux politiques et procédures internes, en mettant en place des plans de formation adaptés lorsque nécessaire. En coordination avec l’Équipe de Direction, identifie et analyse les besoins en formation du personnel national et propose des actions de renforcement des capacités adaptées, en fonction des ressources disponibles. En coordination avec le/la Représentant(e) Legal(e), suit et garantit la préparation ainsi que les compétences des équipes Finance, Logistique & Achats et Ressources Humaines, et propose les ajustements nécessaires le cas échéant. Participe à l’analyse des besoins en effectifs et des coûts de personnel, ainsi qu’à l’évaluation des politiques de rémunération et d’avantages sociaux et des pratiques d’évaluation de la performance. Supervise le respect de l’ensemble des réglementations de WeWorld relatives à l’emploi, notamment en matière de paie, d’assurance maladie, d’assurance professionnelle et d’avantages accordés aux employés. Supervise les processus de recrutement du personnel national, en veillant à leur transparence et à leur conformité avec les politiques internes et les exigences applicables. Gestion financière et budgétaire
Responsabilités
Assure la fonction de Responsable Finance au niveau de la mission, en garantissant la pleine responsabilité de la gestion financière, de la conformité et de la planification financière stratégique. Veille à ce que la comptabilité soit exacte, complète et régulièrement contrôlée, conformément aux exigences internes et à celles des bailleurs. Dirige les processus de budgétisation, de planification financière et de prévision budgétaire des programmes, en étroite coordination avec les équipes Programme et Coordination. Est responsable du suivi budgétaire, de l’identification des risques de surconsommation ou de sous-consommation des budgets et de la mise en œuvre rapide des mesures correctives nécessaires. Veille à ce que tous les rapports financiers (internes et à destination des bailleurs) soient validés, exacts et soumis dans les délais requis. Est responsable des outils financiers au niveau pays, notamment des budgets de structure (core budget), des budgets logistiques et des budgets de projets. Assure une gestion efficace des flux de trésorerie et une planification adéquate de la trésorerie, garantissant la couverture financière de l’ensemble des besoins opérationnels (salaires, fournisseurs, activités, etc.). Supervise et valide la méthodologie de répartition des coûts, en garantissant son exactitude, sa transparence et sa conformité aux exigences applicables. Dirige les aspects financiers des audits et des vérifications des dépenses, en assurant la préparation, la coordination et le suivi de la mise en œuvre des recommandations. Garantit le respect des réglementations des bailleurs (ECHO, AICS, agences des Nations Unies, etc.) ainsi que des politiques internes, et agit comme principal point focal pour la gestion des risques financiers. Achats et Logistique Veille à la mise en œuvre et à l’application des procédures d’achats conformément au Manuel Global des Achats de WeWorld et aux directives des bailleurs, depuis la phase de planification jusqu’à la clôture des procédures. Supervise les opérations logistiques en garantissant leur conformité avec le Manuel Global de Logistique de WeWorld et les directives des bailleurs, avec une attention particulière portée à la gestion des actifs, de la flotte de véhicules, des entrepôts et des stocks, ainsi qu’à la gestion des bases. Veille à ce que les outils de gestion des achats et de la logistique soient correctement mis en place et utilisés au niveau pays, et à ce que les rapports soient préparés avec exactitude, dans les formats requis et dans les délais impartis, conformément aux exigences de WeWorld pour les besoins internes et externes. Les outils d’approvisionnement comprennent, sans s’y limiter, le registre des DA, le suivi des contrats, la base de données des fournisseurs et les plans d’approvisionnement pour chaque projet et au niveau national. Les outils logistiques comprennent, sans s’y limiter, le registre du parc automobile et les rapports associés, ainsi que les fichiers de gestion des stocks. Superviser et optimiser la gestion de la base. Veiller à l’archivage correct des documents relatifs aux achats et à la logistique, tant sur support papier que sous forme électronique, conformément aux règles de l’organisation. Diriger l’élaboration et la mise à jour régulière des matrices RACI relatives aux achats et à la logistique, en les adaptant au contexte national et en tenant compte des changements structurels. Audit et Conformité
Missions principales
Supervise la préparation des vérifications des dépenses et des audits, veille à l’implication adéquate des départements Finance, Logistique & Achats et Ressources Humaines au cours des missions d’audit, et garantit une collaboration efficace entre les différents services de support et le département Programme. Supervise l’ensemble des activités nécessaires à la réalisation des évaluations internes et externes requises par les bailleurs ou l’organisation, telles que les due diligences , les évaluations des capacités organisationnelles ( capacity assessments ), ainsi que les audits internes et externes. Les missions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives. Le/la titulaire du poste pourra être amené(e) à effectuer toute autre tâche demandée par son/sa responsable hiérarchique. Le/la titulaire du poste devrait assurer une passation complète et adéquate avant la fin de la mission.
Profil recherché
Qualifications et connaissances Diplôme universitaire en Économie, Sciences Politiques ou dans un domaine connexe. Bonne connaissance des politiques et procédures des principaux bailleurs internationaux (UE, AICS, Nations Unies, etc.). Connaissance de la législation fiscale et comptable du Burkina Faso. Bonne connaissance du logiciel comptable SP SQUARE est un atout Excellente maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook. Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
Expérience
Minimum de 7 ans d’expérience en gestion financière idéalement dans une ONG dans le secteur humanitaire, dont au moins 5 ans à un poste de management. Expérience préalable dans la gestion administrative et financière de projets d’urgence et de développement financés par des bailleurs institutionnels (agences des Nations Unies, ECHO, AICS, etc.). Expérience dans la gestion budgétaire et des achats, la conformité ainsi que le reporting à destination des bailleurs.
Compétences requises
Solides compétences en planification, reporting, suivi et évaluation. Excellentes capacités d’organisation et aptitude au travail en équipe. Capacité à accompagner et former le personnel afin de renforcer ses compétences. Attitude proactive et dynamique. Capacité d’adaptation et aptitude à travailler sous contraintes, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels. Très bonnes capacités d’écoute et de communication. Attitude positive au travail, esprit d’analyse critique, motivation, engagement et sens de la collaboration. Fort engagement envers la mission et les valeurs de WeWorld. Fait preuve d’intégrité dans le respect des valeurs et des normes éthiques de l’organisation. Démontre une sensibilité et une capacité d’adaptation aux différences culturelles, de genre, de religion, de nationalité et d’âge. Traite toutes les personnes avec équité, sans favoritisme ni discrimination. Atouts La connaissance de l’italien constitue un atout. Expérience en gestion à distance. Expérience préalable dans de postes similaires. Les Candidats intéressés doivent envoyer leur CV et lettre de motivation en format électronique directement à indiquant dans l’objet : « RECRUTEMENT DU/DE LA CHEF.FE SERVICE SUPPORT ». Cette offre est valable de 14/10/2026 au 24/10/2026. Pour postuler a cette offre, cliquez sur le bouton "Postuler" afin d'acceder aux coordonnees du recruteur (email et/ou telephone).
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Your safety comes first — read before you go
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.