🇫🇷 Voir en Français
IN

Medical Secretary

Institut Pasteur de Guinée (IPGui)
📍 ConakryCDD🗓️ 5 days ago

Job Description

Conakry
CDD

Your safety comes first — read before you go. Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.

Automatically translated from French. View the original offer

Medical Secretary Company: Institut Pasteur de Guinée (IPGui)

Education / Qualifications

Contract: CDD | Location: Conakry, Guinea | Training: CAP / BEP | Deadline 2026-11-01 Job description

Other information

The main mission of the medical secretary is to welcome, inform and advise patients who are addressing the laboratory or vaccination center. He/She creates patient records and ensures follow-up under the authority of the medical biologist.

Main duties

Seize and bill debtors (patients, insurance, etc.)

  • Cash payments and ensure the collection of invoices
  • Restart unsettled files and track pending files
  • Manage mail (departure/arrival), time and records
  • Organize, update and track databases, dashboards and administrative monitoring tools
  • Providing support to the Medical Biologist in daily administrative management
  • Participate in the drafting, updating and improvement of secretariat quality documents
  • Propose improvements in organization and risk management
  • Declare non-conformities and contribute to continuous improvement
  • Apply security and confidentiality rules (medical secret)
  • Welcoming, informing, guiding and advising patients
  • Create patient records in the computer system according to the prescription
  • Inform patients about the recommendations of samples
  • Returning results to patients
  • Folding and classifying reports
  • Dealing with mail related to medical activities
  • Manage the stock of equipment needed for the secretariat's activity
  • Participate in staff information and training on secretariat tasks
  • Report any malfunctions found
  • Prepare daily billings and monthly statistics related to accounting, in Kalisil software

Candidate profile

Candidate holding a medical secretarial degree or administrative profile with an initial experience in medical / laboratory environment. Good knowledge of medical terminology and ideally the nomenclature of biological acts. Excellent sense of welcome (physical and telephone), diplomacy and empathy. Strong sense of confidentiality and respect for professional secrecy. Rigor and sense of organization, ability to work as a team and autonomy. Required skills Excellent oral and written communication in French Strong administrative management skills and patient reception Mastery of the Office suite (Word, Excel, Outlook) Ease with digital tools Knowledge of medical terminology Knowledge of the nomenclature of biological acts (desired) Rigor and sense of organization Teamwork Autonomy Mastery of Kalisil software (desired) Languages French English — asset

Job overview

The Institut Pasteur de Guinée (IPGui) is an autonomous Guinean public institution with special status created in September 2015. As part of the "One Health" concept, it is in close interaction with the Ministry of Higher Education, Scientific Research and Innovation, the Ministry of Health and Public Hygiene, the Ministry of Agriculture and Livestock and the Ministry of Environment and Sustainable Development of Guinea. Its vision is to develop reference human and technological capacities for research at the service of population health in Guinea and around the world. IPGui is a member of the Pasteur Institutes International Network (PN) which brings together 33 research and public health institutes worldwide.

[Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally]

Ready to apply?

Create a CV tailored to this offer

You are recruiting?

Find candidates on TAF4ALL

🚀 Boost your application

Stand out with a professional CV and a personalized cover letter generated by AI in 3 minutes.

📄Create my CV5 African templates✉️Cover letter AIPersonalized in 1 click
🇨🇦

Canadian employers are also recruiting in Africa

Real offers from Canadian employers who are explicitly looking for candidates outside Canada. No agency, no fees — you apply yourself.

See Canada offers How to apply from Africa

Expert Application Advice

Secrétaire Médical(e) Entreprise : Institut Pasteur de Guinée (IPGui)

Formation / Diplômes

Contrat : CDD | Lieu : Conakry, Guinée | Formation : CAP / BEP | Description du poste

Autres informations

La mission principale du/de la secrétaire médicale est d'accueillir, d'informer et de conseiller les patients qui s'adressent au laboratoire ou au centre de vaccination. Il/Elle crée les dossiers patients et en assure le suivi sous l'autorité du biologiste médical.

Missions principales

Saisir et facturer les actes aux débiteurs (patients, assurances, etc.)

  • Encaisser les règlements et assurer le recouvrement des factures
  • Relancer les dossiers non réglés et suivre les dossiers en attente
  • Gérer les courriers (départ/arrivée), le chrono et les registres
  • Organiser, mettre à jour et suivre les bases de données, tableaux de bord et outils de suivi administratif
  • Apporter un soutien au Biologiste Médical dans la gestion administrative quotidienne
  • Participer à la rédaction, mise à jour et amélioration des documents qualité du secrétariat
  • Proposer des améliorations dans l'organisation et la gestion des risques
  • Déclarer les non-conformités et contribuer à l'amélioration continue
  • Appliquer les règles de sécurité et de confidentialité (secret médical)
  • Accueillir, informer, orienter et conseiller les patients
  • Créer les dossiers patients dans le système informatique selon l'ordonnance
  • Informer les patients sur les préconisations de prélèvements
  • Remettre les résultats aux patients
  • Plier et classer les comptes rendus
  • Traiter les courriers liés aux activités médicales
  • Gérer le stock de matériel nécessaire à l'activité du secrétariat
  • Participer à l'information et à la formation du personnel sur les tâches du secrétariat
  • Signaler tout dysfonctionnement constaté
  • Préparer les facturations journalières et statistiques mensuelles liées à la comptabilité, dans le logiciel Kalisil

Profil recherché

Candidat(e) titulaire d'un diplôme de secrétariat médical ou profil administratif disposant d'une première expérience en milieu médical / laboratoire. Bonne connaissance de la terminologie médicale et idéalement de la nomenclature des actes de biologie. Excellent sens de l'physique et téléphonique), diplomatie et empathie. Sens aigu de la confidentialité et respect du secret professionnel. Rigueur et sens de l'organisation, capacité à travailler en équipe et autonomie. Compétences requises Excellente communication orale et écrite en français Solides compétences en gestion administrative et accueil de patients Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) Aisance avec les outils numériques Connaissance de la terminologie médicale Connaissance de la nomenclature des actes de biologie (souhaitée) Rigueur et sens de l'organisation Travail en équipe Autonomie Maîtrise du logiciel Kalisil (souhaitée) Langues Français Anglais — atout

Présentation du poste

L'Institut Pasteur de Guinée (IPGui) est une institution publique guinéenne autonome à statut particulier créée en septembre 2015. Dans le cadre du concept « Une Seule Santé », il est en interaction proche avec le Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de l'Innovation, le Ministère de la Santé et de l'Hygiène Publique, le Ministère de l'Agriculture et de l'Elevage et le Ministère de l'Environnement et du Développement Durable de Guinée. Il a pour vision de développer des capacités humaines et technologiques de référence pour une recherche au service de la santé des populations en Guinée et dans le monde. L'IPGui est membre du Réseau International des Instituts Pasteur (PN pour Pasteur Network) qui associe 33 instituts de recherche et de santé publique dans le monde. Comment postuler Postuler directement via JobGuinée ou par e-mail à Les candidat(e)s intéressé(e)s et dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(e)s de fournir leur dossier par email uniquement, adressé à avec la mention du poste sollicité. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront appelé(e)s pour passer un test de sélection. Missions Saisir et facturer les actes aux débiteurs (patients, assurances, etc.)

  • Encaisser les règlements et assurer le recouvrement des factures
  • Relancer les dossiers non réglés et suivre les dossiers en attente
  • Gérer les courriers (départ/arrivée), le chrono et les registres
  • Organiser, mettre à jour et suivre les bases de données, tableaux de bord et outils de suivi administratif
  • Apporter un soutien au Biologiste Médical dans la gestion administrative quotidienne
  • Participer à la rédaction, mise à jour et amélioration des documents qualité du secrétariat
  • Proposer des améliorations dans l'organisation et la gestion des risques
  • Déclarer les non-conformités et contribuer à l'amélioration continue
  • Appliquer les règles de sécurité et de confidentialité (secret médical)
  • Accueillir, informer, orienter et conseiller les patients
  • Créer les dossiers patients dans le système informatique selon l'ordonnance
  • Informer les patients sur les préconisations de prélèvements
  • Remettre les résultats aux patients
  • Plier et classer les comptes rendus
  • Traiter les courriers liés aux activités médicales
  • Gérer le stock de matériel nécessaire à l'activité du secrétariat
  • Participer à l'information et à la formation du personnel sur les tâches du secrétariat
  • Signaler tout dysfonctionnement constaté
  • Préparer les facturations journalières et statistiques mensuelles liées à la comptabilité, dans le logiciel Kalisil Profil recherché Candidat(e) titulaire d'un diplôme de secrétariat médical ou profil administratif disposant d'une première expérience en milieu médical / laboratoire. Bonne connaissance de la terminologie médicale et idéalement de la nomenclature des actes de biologie. Excellent sens de l'physique et téléphonique), diplomatie et empathie. Sens aigu de la confidentialité et respect du secret professionnel. Rigueur et sens de l'organisation, capacité à travailler en équipe et autonomie. Pour postuler Postuler directement via JobGuinée ou par e-mail à Les candidat(e)s intéressé(e)s et dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(e)s de fournir leur dossier par email uniquement, adressé à avec la mention du poste sollicité. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront appelé(e)s pour passer un test de sélection.

Pour postuler a cette offre, cliquez sur le bouton "Postuler" afin d'acceder aux coordonnees du recruteur (email et/ou telephone).

Career advice powered by Taf4All

Your safety comes first — read before you go

Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.

  • •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
  • •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
  • •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
  • •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
  • •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
  • •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.

You might also be interested in

L’

Secrétaire Médical(e)

📊 Autres informations La mission principale du/de la secrétaire médicale est d accueillir, d informer et de conseiller les patients qui s adressent au laboratoire ou au centre de vaccination. Il/Elle crée les dossiers patients et en assure le suivi sous l autorité du biologiste médical. 📋 Missions principales Saisir

CDI3 days ago
IN

Secrétaire Médical H/F

A PROPOS DE L’INSTITUT PASTEUR DE GUINÉE L’Institut Pasteur de Guinée (IPGui) est une institution publique guinéenne autonome à statut particulier créée en septembre 2015. Dans le cadre du concept Une Seule Santé , il est en interaction proche avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique

CDD6 days ago
ÉC

Secrétaire

Écoles Atlas·Guinée🇬🇳

Rejoignez une équipe dynamique et engagée pour l éducation. NNOUS RECRUTONS UNE SECRÉTAIRE POSTE PERMANENT aux Écoles Atlas. Votre engagement fera la différence . Rejoignez les Écoles Atlas

CDIabout 1 month ago
ÉC

Secrétaire (H/F)

École Paul Valéry·Gao🇬🇳

📋 Missions principales Guinée Réseau Entreprises Talents Emploi Services Pack visibilité S inscrire Rechercher Pack visibilité Rechercher S inscrire Menu Retour à la liste des annonces Posté le 17 septembre 2026 Secrétaire (H/F) Temps complet Sans télétravail de 2 ans d’expérience Niveau d études : Bac+3 Français : Co

CDDabout 1 month ago