Secrétaire Médical H/F

A PROPOS DE L’INSTITUT PASTEUR DE GUINÉE

L’Institut Pasteur de Guinée (IPGui) est une institution publique guinéenne autonome à statut particulier créée en septembre 2015. Dans le cadre du concept « Une Seule Santé », il est en interaction proche avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de l’Innovation, le Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique, le Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage et le Ministère de l’Environnement et du Développement Durable de Guinée. Il a pour vision de développer des capacités humaines et technologiques de référence pour une recherche au service de la santé des populations en Guinée et dans le monde. L’IPGui est membre du Réseau International des Instituts Pasteur (PN pour Pasteur Network) qui associe 33 instituts de recherche et de santé publique dans le monde. Il a pour objectif majeur de répondre aux urgences épidémiques, de participer à la surveillance et à la recherche sur les maladies infectieuses, notamment les zoonoses, de former et accompagner les scientifiques guinéens et enfin de fournir des services de santé publique à la population. Pour ce faire, nous disposons de laboratoires de recherche aux standards internationaux et un centre de biologie médicale et de vaccination. L’organisation scientifique et des fonctions support est en forte croissance. Rejoindre l’IPGui, c’est intégrer une équipe dynamique, multiculturelle et engagée dans l’innovation scientifique et médicale.

RENSEIGNEMENT SUR LES POSTES

Nature des postes : Temps plein. Type des contrats : CDD (6 mois renouvelables et évoluable)

Localisation

Lieu d’affectation : Institut Pasteur de Guinée, Conakry.

Missions principales

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :

Autres informations

La mission principale du/de la secrétaire médicale est d’accueillir, d’informer et de conseiller les patients qui s’adressent au laboratoire ou au centre de vaccination. Il/Elle crée(e) les dossiers patients et en assure le suivi sous l’autorité du biologiste médical.

CADRE ADMINISTRATIF

Sur le plan administratif, le/la Secrétaire Médical(e) :

• Saisit et facture les actes aux débiteurs (patients, assurances, etc.).
• Encaisse les règlements et assure le recouvrement des factures.
• Relance les dossiers non réglés et suit les dossiers en attente.
• Gère les courriers (départ/arrivée), le chrono et les registres.
• Organise, met à jour et suit les bases de données, tableaux de bord et outils de suivi administratif.
• Apporte un soutien au Biologiste Médical dans la gestion administrative quotidienne.
• Participe à la rédaction, mise à jour et amélioration des documents qualité du secrétariat.
• Propose des améliorations dans l’organisation et la gestion des risques.
• Déclare les non-conformités et contribue à l’amélioration continue.
• Applique les règles de sécurité et de confidentialité (secret médical).

Responsabilités

RESPONSABILITES OPERATIONNELLES ET TECHNIQUES

• Accueille, informe, oriente et conseille les patients.
• Crée(e) les dossiers patients dans le système informatique selon l’ordonnance.
• Informe les patients sur les préconisations de prélèvements.
• Remet les résultats aux patients.
• Plie et classe les comptes rendus.
• Traite les courriers liés aux activités médicales.
• Gère le stock de matériel nécessaire à l’activité du secrétariat.

Formation / Diplômes

• Participe à l’information et à la formation du personnel sur les tâches du secrétariat.
• Signale tout dysfonctionnement constaté.
• Prépare les facturations journalières et statistiques mensuelles liées à la comptabilité, dans le logiciel Kalisil.

INTERETS, CONTRAINTES ET DIFFICULTES DU POSTE :

• Rigueur et sens de l’organisation
• Travail en équipe
• Autonomie L’IPGUI a mis en place un Plan d’Egalité du Genre (PEG). Il accorde l’égalité de chances H/F et encourage vivement les candidatures féminines. Dossier de candidature : Une lettre de motivation adressée au Directeur Général, et un Curriculum Vitae actualisé. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront appelé(e)s pour passer un test de sélection. Missions Accueillir, informer, orienter et conseiller les patients qui s’adressent au laboratoire ou au centre de vaccination Créer les dossiers patients dans le système informatique selon l’ordonnance et en assurer le suivi sous l’autorité du biologiste médical Saisir et facturer les actes aux débiteurs (patients, assurances, etc.) Encaisser les règlements et assurer le recouvrement des factures Relancer les dossiers non réglés et suivre les dossiers en attente Gérer les courriers (départ/arrivée), le chrono et les registres Organiser, mettre à jour et suivre les bases de données, tableaux de bord et outils de suivi administratif Apporter un soutien au Biologiste Médical dans la gestion administrative quotidienne Participer à la rédaction, mise à jour et amélioration des documents qualité du secrétariat Proposer des améliorations dans l’organisation et la gestion des risques Déclarer les non-conformités et contribuer à l’amélioration continue Appliquer les règles de sécurité et de confidentialité (secret médical) Informer les patients sur les préconisations de prélèvements Remettre les résultats aux patients Plier et classer les comptes rendus Traiter les courriers liés aux activités médicales Gérer le stock de matériel nécessaire à l’activité du secrétariat Participer à l’information et à la formation du personnel sur les tâches du secrétariat Signaler tout dysfonctionnement constaté Préparer les facturations journalières et statistiques mensuelles liées à la comptabilité, dans le logiciel Kalisil

Profil recherché

Diplôme de secrétariat médical ou profil administratif disposant d’une première expérience en milieu médical / laboratoire Bonne connaissance de la terminologie médicale et idéalement de la nomenclature des actes de biologie Excellent sens de l’physique et téléphonique), diplomatie et empathie Sens aigu de la confidentialité et respect du secret professionnel Excellente communication orale et écrite en français Solides compétences en gestion administrative et accueil de patients Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils numériques Rigueur et sens de l’organisation Aptitude au travail en équipe et autonomie Atouts Bon niveau d'anglais Idéalement connaissance de la nomenclature des actes de biologie

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