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Responsable Administratif et Ressources Humaines (H/F)
Freelance6 days ago
Job Description
Guinée
Freelance
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Trust Africa recruits an Administrative and Human Resources Manager on behalf of a client in the healthcare sector, during the installation phase, to strengthen its teams.
Main duties
JOB PURPOSE
Attached to the General Management, your mission will be to structure, deploy and manage the administrative and HR functions of the Polyclinic during the installation phase. Your role will be instrumental in ensuring management meets legal and regulatory requirements, while building a successful organization that supports the growth of the institution.
Responsibilities
Administration Design and structure the administrative organization of the polyclinic.
Other information
Develop, implement and monitor polyclinic contracts (employment contracts, performance contracts, agreements and other contractual commitments). Identify needs, negotiate, implement and monitor the clinic’s insurance policies (goods, civil liability, staff and other necessary coverages). Develop, negotiate and monitor administrative and contractual partnerships with insurance companies, mutuals and other patient care organizations. Manage the administrative organization and ensure the proper functioning of administrative services. Human resources Develop and implement human resources management policies, procedures and tools. Plan staffing requirements in collaboration with service managers. Manage recruitment, integration and follow-up of employees. Establish, maintain and ensure the confidentiality of personnel records. Ensure administrative follow-up of employment contracts, trial periods, renewals and contract purposes. Oversee the management of attendance, absences, leave, delays and working hours. Prepare and control the variable elements necessary for payroll establishment, in coordination with the relevant payroll provider/service
Education / Qualifications
Organize performance evaluations, training and skills development. Manage disciplinary procedures, conflicts and staff relations in accordance with internal regulations and procedures. Ensure compliance with social legislation, internal regulations and procedures. Set up and monitor HR indicators and produce periodic dashboards at the General Management. Specific responsibilities at the start of the polyclinic Create and structure the Administration & Human Resources department. Develop position sheets, rules of procedure and HR procedures. Design the necessary administrative forms and documents for the operation of the clinic. Participate in the creation of administrative and regulatory files necessary for opening. Develop the recruitment plan and staff integration schedule before opening. Set up the attendance, absence, leave and schedule management system. Constitute the individual files of the staff recruited and ensure the compliance of administrative documents. Contribute to the implementation of HR tools and processes before starting activities.
Candidate profile
Training: Bac+5 in Human Resources Management, Administration, Management or equivalent field. Experience: minimum 5 years in human resources management and administration, of which at least 2 years in a position of responsibility. Good knowledge of Guinean labour legislation (required).
Experience
Experience in the creation or structuring of an HR function is an important asset. Experience in the hospital or health sector is appreciated. Technical skills Guinean labour law and social legislation. Administrative management of personnel. Recruitment and integration. Management of employment contracts. Management of leave, absences and working hours. Preparation and control of variable payroll items. Evaluation of performance and management of training. Disciplinary management and staff relations. Development of HR procedures and dashboards. Negotiation and monitoring of contracts (insurance, partnerships). Diplomacy and ability to handle sensitive situations. Candidate profile Bac+5 in Human Resources Management, Administration, Management or equivalent field Minimum 5 years in human resources management and administration, of which at least 2 years in a position of responsibility Good knowledge of Guinean labour legislation (required) Experience in the creation or structuring of an HR function (asset) Experience in hospital or health sector (appreciated)
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Expert Application Advice
Trust Africa recrute un Responsable Administratif et Ressources Humaines pour le compte d’un client évoluant dans le secteur de la santé, en phase d’installation, afin de renforcer ses équipes.
Missions principales
OBJECTIF DU POSTE
Rattaché(e) à la Direction Générale, vous aurez pour mission de structurer, déployer et piloter les fonctions administratives et RH de la Polyclinique en phase d’installation. Votre rôle sera déterminant pour assurer une gestion conforme aux exigences légales et réglementaires, tout en bâtissant une organisation performante qui soutient la croissance de l’établissement.
Responsabilités
Administration Concevoir et structurer l’organisation administrative de la polyclinique.
Autres informations
Élaborer, mettre en œuvre et suivre les contrats de la polyclinique (contrats de travail, contrats de prestation, conventions et autres engagements contractuels). Identifier les besoins, négocier, mettre en place et suivre les contrats d’assurance de la clinique (biens, responsabilité civile, personnel et autres couvertures nécessaires). Développer, négocier et suivre sur le plan administratif et contractuel les partenariats avec les compagnies d’assurance, les mutuelles et les autres organismes de prise en charge des patients. Piloter l’organisation administrative et veiller au bon fonctionnement des services administratifs. Ressources humaines Élaborer et mettre en œuvre les politiques, procédures et outils de gestion des ressources humaines. Planifier les besoins en effectifs en collaboration avec les responsables de services. Piloter les recrutements, l’intégration et le suivi des collaborateurs. Mettre en place, tenir à jour et garantir la confidentialité des dossiers du personnel. Assurer le suivi administratif des contrats de travail, périodes d’essai, renouvellements et fins de contrat. Superviser la gestion des présences, absences, congés, retards et horaires de travail. Préparer et contrôler les éléments variables nécessaires à l’établissement de la paie, en coordination avec le prestataire de paie / le service concerné
Formation / Diplômes
Organiser les évaluations de performance, la formation et le développement des compétences. Gérer les procédures disciplinaires, les conflits et les relations avec le personnel, conformément à la réglementation et aux procédures internes. Veiller au respect de la législation sociale, du règlement intérieur et des procédures internes. Mettre en place et suivre les indicateurs RH et produire des tableaux de bord périodiques à la Direction Générale. Responsabilités spécifiques au démarrage de la polyclinique Créer et structurer le département Administration & Ressources Humaines. Élaborer les fiches de poste, le règlement intérieur et les procédures RH. Concevoir les formulaires et documents administratifs nécessaires au fonctionnement de la clinique. Participer à la constitution des dossiers administratifs et réglementaires nécessaires à l’ouverture. Élaborer le plan de recrutement et le planning d’intégration du personnel avant l’ouverture. Mettre en place le système de gestion des présences, absences, congés et horaires. Constituer les dossiers individuels du personnel recruté et s’assurer de la conformité des pièces administratives. Contribuer à la mise en place des outils et processus RH avant le démarrage des activités.
Profil recherché
Formation : Bac+5 en Gestion des Ressources Humaines, Administration, Management ou domaine équivalent. Expérience : minimum 5 ans en gestion des ressources humaines et administration, dont au moins 2 ans à un poste de responsabilité. Bonne connaissance de la législation du travail guinéenne (exigée).
Expérience
Une expérience en création ou structuration d’une fonction RH constitue un atout important.
Une expérience en milieu hospitalier ou dans le secteur de la santé est appréciée.
Compétences techniques
Droit du travail et législation sociale guinéenne.
Gestion administrative du personnel.
Recrutement et intégration.
Gestion des contrats de travail.
Gestion des congés, absences et temps de travail.
Préparation et contrôle des éléments variables de paie.
Évaluation des performances et gestion de la formation.
Gestion disciplinaire et relations avec le personnel.
Élaboration de procédures et de tableaux de bord RH.
Négociation et suivi de contrats (assurances, partenariats).
Maîtrise de Microsoft Office.
Excellentes capacités rédactionnelles.
Qualités personnelles
Leadership.
Organisation.
Rigueur.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Esprit d’initiative.
Sens du service.
Diplomatie et capacité à gérer les situations sensibles.
Profil recherché
Bac+5 en Gestion des Ressources Humaines, Administration, Management ou domaine équivalent
Minimum 5 ans en gestion des ressources humaines et administration, dont au moins 2 ans à un poste de responsabilité
Bonne connaissance de la législation du travail guinéenne (exigée)
Expérience en création ou structuration d’une fonction RH (atout)
Expérience en milieu hospitalier ou dans le secteur de la santé (appréciée)
Pour postuler
Dossier de candidature à compléter par un portfolio ou des exemples de réalisations (campagnes, supports, résultats chiffrés).
Compétences techniques
Communication institutionnelle et rédaction professionnelle.
Marketing stratégique et opérationnel.
Marketing digital, community management et création de contenus.
Prospection commerciale, présentation et vente de services, négociation et développement de clientèle.
Gestion et suivi des prospects, clients et partenariats.
Gestion de projet et organisation d’événements.
Maîtrise des principales plateformes de réseaux sociaux et des outils de planification et d’analyse des performances.
Bonne maîtrise de Microsoft Office.
Qualités personnelles
Excellent sens de la communication et aisance relationnelle.
Leadership et sens de l’initiative.
Dynamisme et goût du terrain.
Créativité.
Organisation et rigueur.
Orientation résultats et sens commercial.
Esprit d’équipe
E-mail :
Lien : https:
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.