Assistant(e) Logistique et Administration

Première Urgence Internationale (PUI) recrute un(e) Assistant(e) Logistique et Administration pour sa base opérationnelle de Tessaoua, dans la région de Maradi.

L’Assistant(e) Logistique et Administration contribue au bon fonctionnement de la base opérationnelle de Première Urgence Internationale (PUI) à Tessaoua, dans la région de Maradi. Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Terrain et le rattachement technique du Responsable Logistique et du Coordinateur Administratif et Financier, il/elle apporte un appui quotidien aux activités logistiques, administratives et financières, conformément aux procédures internes de l’organisation.

Le poste consiste notamment à assurer la gestion quotidienne de la caisse, le suivi des paiements et des pièces comptables, l’appui aux achats et aux approvisionnements, le suivi des stocks et des équipements, ainsi que la gestion administrative des véhicules. L’Assistant(e) apporte également un soutien aux activités administratives liées aux ressources humaines, en facilitant la collecte, la vérification, la transmission et l’archivage des documents du personnel entre la base et la coordination.

Par son travail, il/elle contribue à la bonne gestion des ressources de PUI, à la traçabilité des opérations, au respect des procédures administratives et financières et à la continuité des activités humanitaires mises en œuvre dans la zone de Tessaoua.

Responsabilités

1. Gestion financière et gestion de la caisse

Assurer la gestion quotidienne de la caisse et enregistrer correctement les opérations financières réalisées. Vérifier les pièces justificatives avant tout paiement afin de s’assurer de leur conformité. Effectuer les paiements autorisés et garantir leur traçabilité conformément aux procédures de PUI. Réaliser les décomptes et les réconciliations de caisse, puis signaler toute différence ou anomalie au/à la superviseur(e). Participer au suivi des avances et des acomptes accordés. Contribuer à la préparation des clôtures financières mensuelles. Classer et archiver les pièces comptables et financières de manière rigoureuse.

2. Achats et relations avec les fournisseurs

Appuyer le/la Responsable Logistique dans le suivi des achats et des approvisionnements nécessaires aux activités de la base. Participer à la collecte des devis, au suivi des commandes et à la constitution des dossiers d’achat. Contribuer à la réception et au contrôle des biens et services commandés. Vérifier la conformité des factures avant leur transmission pour paiement. Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs aux achats. Participer à la mise à jour de la base de données des fournisseurs.

3. Gestion des stocks et des équipements

Participer au suivi des stocks et à l’enregistrement des mouvements de marchandises. Contribuer à la réalisation des inventaires physiques. Mettre à jour les outils de suivi des équipements de la base. Participer au suivi des mouvements, des affectations et de l’utilisation des équipements. Signaler toute perte, détérioration ou anomalie constatée dans la gestion des stocks et du matériel.

4. Suivi du parc automobile

Participer au suivi quotidien des véhicules utilisés par la base. Tenir à jour les outils de suivi des véhicules et les carnets de bord. Contribuer au suivi de la consommation de carburant et des opérations de maintenance. Signaler les besoins d’entretien, les dysfonctionnements et toute anomalie concernant les véhicules.

5. Appui administratif aux ressources humaines

Appuyer le/la Responsable RH dans les activités administratives liées à la gestion du personnel au niveau de la base. Participer à la collecte, à la vérification et à la transmission des données et documents RH à la coordination. Contribuer à la collecte et au suivi des documents administratifs du personnel. Participer, selon les besoins, à la préparation et à la signature des documents RH sur le terrain. Assurer le classement et l’archivage des dossiers du personnel dans le respect des procédures et de la confidentialité. Faciliter la circulation des informations entre la base et le/la Responsable RH au niveau de la coordination. Apporter un soutien administratif au/à la Responsable RH pour les activités nécessitant une présence ou une intervention sur la base.

6. Administration générale et archivage

Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers et documents administratifs. Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs, financiers et logistiques. Numériser les documents et veiller à leur archivage électronique. Participer à la préparation des documents nécessaires aux contrôles et aux audits. Appuyer l’équipe dans l’exécution des tâches administratives et logistiques courantes.

Exigences du poste

Formation

Être titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bac+2 ou d’un diplôme équivalent. Avoir une formation en logistique, en comptabilité, en finance ou dans un domaine pertinent pour les fonctions administratives et logistiques.

Expérience

Justifier d’au moins deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire.

Une expérience dans le secteur humanitaire est mentionnée dans le

.

Connaissances et aptitudes professionnelles

Posséder des connaissances des procédures financières, administratives et logistiques. Être capable d’assurer le suivi de la caisse, des paiements et des pièces justificatives. Maîtriser les tâches de classement, d’archivage et de suivi documentaire. Avoir des aptitudes en encadrement d’équipe et en gestion des conflits. Respecter les règles et consignes de sécurité applicables sur le terrain.

Langues

Maîtrise du français. La connaissance du haoussa et du djerma est appréciée. La connaissance de l’anglais est également mentionnée dans le

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Qualités personnelles

Honnêteté, intégrité et discrétion professionnelle. Rigueur, organisation et souci du détail. Ponctualité, disponibilité et réactivité. Autonomie et esprit d’initiative. Bonnes capacités de communication et aisance relationnelle. Adaptabilité et flexibilité face aux contraintes du terrain. Esprit d’équipe et capacité à travailler sous pression. Respect de la confidentialité des documents financiers, administratifs et RH.

Compétences clés

Gestion de caisse et suivi financier. Appui aux achats et aux approvisionnements. Gestion des stocks et des équipements. Suivi du parc automobile. Administration du personnel. Classement, archivage et gestion documentaire. Connaissance des procédures administratives, financières et logistiques. Communication, organisation et travail en équipe.

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