HR, ADMINISTRATION AND PROJECT MANAGEMENT SUPPORT

Poste : HR, Administration and Project Management Support

Entreprise : NGO

Notre client évolue dans un environnement de terrain complexe, impliquant du personnel dispersé géographiquement, des contractants, des prestataires de services, des installations opérationnelles, des infrastructures ainsi que de multiples projets et initiatives.

Une administration efficace des ressources humaines, une coordination administrative, la gestion des contractants, la planification et le suivi de projets, la coordination budgétaire et des ressources, l'appui aux achats, le reporting de performance et l'engagement des parties prenantes sont essentiels pour maintenir la continuité opérationnelle et soutenir les priorités organisationnelles.

Le contractant en appui aux ressources humaines, à l'administration et à la gestion de projet fournira un soutien professionnel intégré à travers ces fonctions, en travaillant étroitement avec la direction et les bureaux compétents en ressources humaines, finances, achats, chaîne d'approvisionnement, technique, opérationnel et administratif.

Le poste vise à renforcer la coordination, le suivi, l'analyse et le reporting de gestion, tandis que la responsabilité fonctionnelle et technique reste du ressort des bureaux concernés.

Objectifs du rôle

Fournir un appui professionnel en administration des ressources humaines, administration générale, gestion des contractants, gestion de projet et de portefeuille, coordination budgétaire et des ressources, appui aux achats et suivi de la performance opérationnelle.

La mission soutiendra une administration efficace des effectifs, l'exécution des projets, la continuité des activités, l'efficacité opérationnelle, la conformité et la prise de décision de gestion fondée sur des données probantes.

Reporting de projet

Ce poste ne nécessite pas de reporting.

Compétences clés

Principales responsabilités

A. Appui à la gestion des ressources humaines

Appuyer l'administration du personnel et des effectifs, notamment le suivi des présences, des congés et du statut du personnel.

Surveiller les expirations de contrats, les prolongations, l'intégration, le déploiement et les exigences de séparation.

Appuyer les processus de recrutement, de sélection et d'actions relatives au personnel.

Coordonner les exigences relatives au personnel et à l'administration avec les ressources humaines, les gestionnaires et le personnel.

Tenir à jour des dossiers du personnel et une documentation administrative précis et confidentiels.

Appuyer la planification des effectifs, les revues de dotation et le reporting organisationnel.

Développer et tenir à jour des tableaux de suivi des effectifs, des tableaux de bord et des rapports sur le personnel.

Appuyer la communication, le bien-être et l'engagement du personnel.

Surveiller la conformité aux procédures applicables en matière de ressources humaines et d'administration.

Fournir des orientations administratives et un suivi concernant les exigences liées au personnel.

B. Appui à la gestion administrative

Coordonner la correspondance administrative, les communications officielles et la documentation.

Préparer des rapports de gestion, des notes de synthèse, des présentations, des résumés exécutifs et d'autres supports administratifs.

Tenir à jour les dossiers administratifs, les tableaux de suivi et les systèmes de gestion de l'information.

Surveiller les décisions de gestion, les points d'action et les exigences administratives en attente.

Coordonner les questions administratives avec les bureaux organisationnels et de soutien concernés.

Appuyer les réunions de coordination interne, les revues de gestion et les activités de planification.

Appuyer la mise en œuvre des politiques, procédures et décisions de gestion de l'organisation.

Appuyer les exigences d'audit, de conformité et d'actions correctives.

Identifier les lacunes des processus administratifs et appuyer la mise en œuvre des améliorations appropriées.

Appuyer la continuité des activités et les exigences de planification administrative.

C. Coordination des contractants et financière

Appuyer l'administration et le suivi du personnel contractant, des services sous contrat et des exigences connexes.

Tenir à jour les dossiers des contractants et surveiller les livrables, les exigences de performance et les jalons contractuels.

Suivre les renouvellements de contrats et les actions administratives connexes.

Appuyer la vérification, le traitement et le suivi des factures et paiements des contractants.

Aider à la réconciliation des dossiers financiers et administratifs liés aux contractants.

Coordonner les exigences liées aux contractants avec l'équipe Budget, Actifs et Finances de FTS, les équipes techniques de FTS et les autres bureaux responsables.

Surveiller les obligations de prestation de services et les exigences de conformité contractuelle.

Appuyer les évaluations de performance des contractants et le reporting de gestion.

Tenir à jour les tableaux de suivi des contractants et financiers et identifier les actions en attente nécessitant un suivi.

D. Appui à la gestion de projet et de portefeuille

a. Gestion de portefeuille de projets

Appuyer la planification, la coordination et le suivi de multiples projets simultanés et initiatives organisationnelles.

Maintenir une visibilité consolidée des objectifs de projet, de l'état de mise en œuvre, des calendriers, des jalons, des livrables, des ressources, des risques et des dépendances.

Appuyer l'élaboration de plans de mise en œuvre de projet et de cadres de reporting.

Surveiller l'avancement des projets et identifier les retards de mise en œuvre, les contraintes et les problèmes émergents.

Appuyer la priorisation des projets et initiatives en fonction des objectifs organisationnels, des exigences opérationnelles, des ressources disponibles et de la maturité de mise en œuvre.

Consolider les informations de projet pour appuyer la supervision de gestion au niveau du portefeuille et la prise de décision.

Tenir à jour la documentation de gouvernance de projet, les informations de performance et les dossiers justificatifs.

b. Planification et coordination de projet

Appuyer l'élaboration et la consolidation des plans de projet, des calendriers de mise en œuvre, des jalons et des livrables.

Coordonner les exigences de projet entre les unités organisationnelles concernées.

Faciliter la coordination entre les équipes opérationnelles et techniques, les contractants, les fournisseurs, les prestataires de services et les autres parties prenantes.

Surveiller les calendriers de mise en œuvre et assurer le suivi des actions de projet en attente.

Identifier et escalader les risques, problèmes, dépendances et contraintes de ressources du projet lorsque nécessaire.

Appuyer les comités de projet, les comités de pilotage, les revues de gestion et les réunions de coordination.

Tenir à jour les tableaux de suivi des actions et assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions convenues.

c. Appui aux achats et acquisitions

Consolider les exigences d'achat et d'acquisition du projet en coordination avec les unités responsables.

Appuyer la planification des acquisitions associée à la mise en œuvre du projet.

Aider à la préparation, à la revue et au suivi de la documentation d'achat liée au projet.

Coordonner les exigences d'achat avec les équipes techniques, les Achats, les Finances, la Chaîne d'approvisionnement et les autres fonctions concernées.

Appuyer l'engagement des contractants et fournisseurs associé à la mise en œuvre du projet.

Surveiller les actions d'achat affectant les calendriers de projet et les exigences de livraison.

d. Coordination budgétaire et des ressources

Appuyer la planification budgétaire de projet, les prévisions et le suivi des dépenses.

Surveiller l'utilisation des financements de projet et les informations de performance financière pertinentes.

Appuyer la planification et la priorisation des ressources.

Aider à la préparation et à la consolidation des exigences budgétaires et de financement du projet.

Surveiller les questions significatives de budget, de financement et de ressources affectant la mise en œuvre du projet.

Préparer les informations pertinentes sur le budget et les ressources appuyant la prise de décision de gestion.

e. Suivi et reporting de projet

Développer et tenir à jour des tableaux de bord de projet et de portefeuille, des tableaux de suivi et des outils de reporting.

Préparer des rapports périodiques sur l'état des projets et du portefeuille.

Surveiller les indicateurs clés de performance, les jalons, les livrables et les indicateurs de performance des projets.

Tenir à jour les registres des risques, problèmes, actions, décisions, dépendances et leçons apprises.

Surveiller les actions correctives et de gestion affectant la mise en œuvre du projet.

Identifier les tendances, les écarts de performance et les problèmes de mise en œuvre.

Préparer des briefings de gestion, des résumés exécutifs et des rapports analytiques appuyant la supervision de projet et la prise de décision.

E. Analyse des données opérationnelles et reporting

Consolider les informations opérationnelles et de performance provenant des unités organisationnelles et systèmes d'information concernés.

Analyser les données opérationnelles pour identifier les tendances, risques, problèmes, contraintes de ressources et écarts de performance.

Développer et tenir à jour des tableaux de bord, des rapports analytiques et des produits d'information de gestion.

Appuyer la validation des données, la réconciliation et la cohérence du reporting.

Préparer des rapports spécialisés sur les opérations et la gestion des infrastructures, y compris les rapports Field Remote Infrastructure Management (FRIM) le cas échéant.

Utiliser les systèmes d'entreprise, de business intelligence et de reporting pertinents pour appuyer le suivi de la performance et le reporting de gestion.

Traduire les données opérationnelles et de projet en informations de gestion exploitables appuyant la planification, la priorisation et la prise de décision.

F. Coordination des parties prenantes

Coordonner l'engagement entre la direction, les unités organisationnelles, les équipes techniques et opérationnelles, les contractants, les fournisseurs, les prestataires de services et les autres parties prenantes.

Faciliter la communication et la circulation de l'information entre les équipes de projet et opérationnelles.

Appuyer les réunions des parties prenantes, les forums de gouvernance de projet et les revues de gestion.

Tenir à jour les mécanismes de suivi des parties prenantes, de la communication et des actions lorsque nécessaire.

Appuyer la résolution et l'escalade des problèmes transversaux affectant les opérations ou la mise en œuvre du projet.

G. Amélioration des processus métier et continuité

Analyser les processus administratifs, de ressources humaines, de gestion des contractants, de projet et opérationnels et identifier les opportunités d'amélioration.

Identifier les lacunes de processus, les doublons, les goulots d'étranglement et les opportunités de standardisation ou d'automatisation.

Appuyer le développement et la mise en œuvre de flux de travail améliorés, de mécanismes de reporting, de modèles et d'outils de gestion.

Promouvoir les bonnes pratiques en administration, gestion de projet, gouvernance opérationnelle et gestion de l'information.

Appuyer les initiatives de continuité des activités, de résilience opérationnelle et de planification de la relève.

Contribuer à l'identification des risques, à la planification de l'atténuation et au suivi des actions liées à la continuité.

Appuyer l'apprentissage organisationnel et les initiatives d'amélioration continue.

Livrables attendus

Le contractant est attendu pour contribuer à :

Une administration efficace des ressources humaines et des effectifs.

Une coordination administrative et un appui de gestion opportuns et précis.

Un suivi et une réconciliation précis des paiements des contractants et des actions administratives.

Un suivi et un reporting complets du portefeuille de projets à l'échelle de la mission.

Des tableaux de bord de gestion des risques, des problèmes et de la performance.

Un appui au suivi de la mise en œuvre des projets et à la gouvernance.

Des rapports exécutifs appuyant la prise de décision de gestion.

Des processus administratifs, de gestion de projet et opérationnels améliorés.

Une continuité des activités, une conformité et une efficacité opérationnelle renforcées.

Compétences techniques

Gestion de projet et de portefeuille

Planification, suivi et reporting de projet

Gestion des ressources humaines et administrative

Gestion des contractants et fournisseurs

Planification et suivi budgétaires et des ressources

Coordination des achats et acquisitions

Gestion des risques

Coordination des parties prenantes

Amélioration des processus métier

Suivi opérationnel et de la performance

Analyse de données et reporting de gestion

Développement de tableaux de bord et reporting de performance

Systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP)

Outils de business intelligence et de visualisation de données

Outils de productivité bureautique et de collaboration

Connaissance des méthodologies et pratiques reconnues de gestion de projet

Gestion d'équipe

Ce rôle ne nécessite pas de gestion d'équipe.

Informations complémentaires

La mission exige une combinaison unique d'administration des ressources humaines, de gestion des contractants, de coordination financière et d'expertise en gestion de projet à l'échelle de la mission. Le contractant appuiera la gestion de questions sensibles relatives au personnel, la supervision des contractants, la coordination budgétaire et la gouvernance de projets complexes en TIC et en infrastructure à travers la MONUSCO. Le rôle fournit un appui critique au Chef FTS et comble une lacune opérationnelle significative créée par la perte d'une capacité dédiée de gestion internationale des ressources humaines et administratives, tout en renforçant l'exécution et la supervision des projets au sein de la Section.

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