Administrative and Finance Manager - EU-ISEY Project (W/M)

Administrative and Finance Manager - EU-ISEY Project (W/M)

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Au sein de l'équipe du projet EU-ISEY, composée d'un coordinateur technique, d'un responsable administratif et financier et d'un assistant de projet, le/la responsable administratif et financier relèvera directement du coordinateur technique. Il/elle assurera la liaison avec l'équipe projet d'Expertise France en Gambie, les chargés de projet, les coordinateurs et assistants administratifs et financiers des différents départements, ainsi qu'avec la direction des opérations. Il/elle sera responsable des questions financières, de ressources humaines, administratives et logistiques.

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Travaillant en coordination constante avec les équipes projet, les principales responsabilités du/de la responsable administratif et financier sont les suivantes :

Gestion comptable du projet :

Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et aux bonnes pratiques d'enregistrement comptable ; vérifier la cohérence des données comptables (descriptions, codes comptables, codes analytiques, taux de change, etc.) dans le système ERP et les fichiers Excel ; vérifier la qualité des pièces justificatives comptables : s'assurer que chaque dépense de terrain est appuyée par une documentation valide et conforme aux procédures d'Expertise France et du projet, y compris les seuils de mise en concurrence, d'engagement et de paiement ; vérifier la qualité des outils de gestion de trésorerie : s'assurer que les journaux de caisse et de banque du projet sont correctement configurés et tenus à jour ; contrôler les transactions de trésorerie par des contrôles mensuels et inopinés ; suivre les transactions financières sur le compte bancaire d'Expertise France, y compris les frais bancaires, les retraits et les paiements, et vérifier les chèques et les virements bancaires ; superviser la numérotation correcte, le classement systématique et l'archivage physique et électronique des documents comptables ; examiner la clôture mensuelle des journaux de caisse et de banque, y compris les rapprochements bancaires et les comptages de caisse ; soumettre les clôtures mensuelles au siège d'Expertise France après validation par le coordinateur technique.

Anticiper les besoins de trésorerie du projet en téléversant les dossiers de demande de financement dans le cloud après validation par le coordinateur technique ; contribuer aux clôtures comptables et financières et aux clôtures annuelles et finales des projets sous sa responsabilité, en étroite coordination avec le siège ; veiller au respect de la politique d'archivage des documents comptables ; s'assurer que les mécanismes de contrôle interne sont établis et suivis, et contribuer à l'identification, l'analyse et l'atténuation des risques financiers et opérationnels.

Gestion budgétaire du projet et reporting financier :

Le/la responsable administratif et financier est responsable des questions financières, y compris les tâches liées au budget, et en particulier : veiller à ce que les dépenses de terrain soient imputées sur les bonnes lignes budgétaires ; vérifier que les dépenses de terrain planifiées sont éligibles au titre du budget du projet et que leurs montants respectent les règles de flexibilité budgétaire du projet ; assurer le suivi budgétaire des dépenses locales (exécution financière) ; veiller au respect des réglementations nationales en matière financière, fiscale et de sécurité sociale, en coordination avec les prestataires de services concernés ; préparer et mettre à jour les prévisions de dépenses de terrain du projet en étroite coordination avec le coordinateur technique et le siège ; fournir une vue consolidée de la performance financière du projet et alerter en cas de dépassement budgétaire ou de sous-exécution significative ; soumettre mensuellement les rapports de suivi budgétaire du projet au siège, selon le format d'Expertise France, après validation par le coordinateur technique ; préparer, compiler et examiner les rapports financiers des bailleurs en coordination avec le siège ; contribuer à l'amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la supervision du coordinateur technique, en consultation avec le siège d'Expertise France et notamment les coordinateurs administratifs et financiers.

Préparer et participer aux audits internes, puis assurer la mise en œuvre et le suivi des recommandations formulées par les auditeurs externes, le personnel du siège d'Expertise France et les bailleurs lors des missions de supervision ; préparer et participer aux revues trimestrielles et annuelles des projets sous sa responsabilité.

Gestion des ressources humaines :

Sous la supervision du coordinateur technique, le/la responsable administratif et financier est l'interlocuteur principal de la société d'emploi en Gambie et : suivre le contrat de services, le renégocier et le renouveler si nécessaire ; suivre et vérifier les paiements des salaires par la société d'emploi conformément aux contrats de travail ; s'assurer que la société d'emploi paie les impôts et les cotisations de sécurité sociale conformément à la législation nationale.

Superviser le suivi des congés, heures supplémentaires, repos compensateurs, etc., à l'aide des outils dédiés ; contribuer à l'amélioration des procédures RH, des outils et des tableaux de bord.

Gestion logistique et appui à la mise en œuvre opérationnelle du projet :

Contribuer à la saine gestion administrative et opérationnelle du projet ; veiller au respect des procédures d'achat et de contractualisation sur le terrain conformément aux directives du bailleur. Cela inclut le respect des procédures d'engagement des dépenses et le maintien des contrôles internes. Le/la responsable administratif et financier participera également à la validation des dossiers d'achat, en étroite coordination avec le siège ; suivre, négocier et renouveler les contrats d'achat de biens et de services ; superviser la gestion du parc automobile (entretien, consommation de carburant, géolocalisation, etc.) ; coordonner le processus d'inventaire du bureau ; superviser les arrangements logistiques (y compris les invitations, réservations d'hôtel et de vols, visas, autorisations de voyage et location de véhicules) pour les missions des équipes d'Expertise France (bureau pays et siège) et des experts désignés par Expertise France ; le cas échéant, après briefing préalable avec la direction du projet, assurer la sécurité des biens et des personnes ; superviser la préparation administrative et logistique des réunions, ateliers, conférences, cérémonies et autres activités du projet ; superviser les dossiers de livraison des équipements et matériels du projet auprès des autorités douanières, fiscales et autres, ainsi que la préparation de leur réception et remise conformément aux procédures d'Expertise France.

Soutien aux partenaires de mise en œuvre :

En coordination avec le coordinateur technique, soutenir la préparation des conventions de subvention ou des contrats de services avec les partenaires de mise en œuvre ; promouvoir une culture de conformité, de transparence et de redevabilité dans la gestion des fonds parmi les partenaires de mise en œuvre ; élaborer un manuel de procédures du projet à partager avec les gestionnaires de subventions ou de contrats de services ; former l'équipe et renforcer ses capacités en matière d'outils financiers et de connaissance des procédures et règles applicables au projet ; s'assurer que les partenaires de mise en œuvre établissent les règles et procédures administratives, financières et comptables prévues par le projet (manuel de procédures) ; examiner les dossiers de dépenses et d'achats, y compris les documents comptables, avant le paiement de la prochaine tranche de subvention aux partenaires de mise en œuvre.

Maintenir une communication régulière avec les partenaires de mise en œuvre pour s'assurer que les informations administratives, budgétaires et financières sont soumises dans les délais requis ; suivre le respect des obligations contractuelles des prestataires de services et des partenaires de mise en œuvre du programme ; gérer les relations avec les gestionnaires de subventions ou de contrats de services et renforcer continuellement leurs capacités.

Gestion des achats et des contrats :

En coordination avec le coordinateur technique et conformément aux règles et procédures d'achat d'Expertise France, le/la responsable administratif et financier supervisera tous les fonds alloués à l'achat de biens, services, équipements et travaux, et soutiendra les projets dans la mise en œuvre du plan d'achat du projet. Il/elle conseillera et soutiendra l'équipe projet sur les questions d'achat et de gestion des contrats. Il/elle sera responsable de : préparer les dossiers d'appel d'offres, obtenir toutes les approbations requises à chaque niveau procédural, superviser la rédaction des documents d'appel d'offres, et gérer les processus d'achat (application des procédures d'achat ; cadrage et lancement ; suivi des appels d'offres ; et sélection des offres) en collaboration avec l'équipe projet et le siège d'Expertise France ; rédiger les contrats et/ou bons de commande pour les biens, services et travaux ; développer et mettre en œuvre un système de gestion (archivage) et de suivi de la performance des contrats, y compris la préparation des dossiers de demande d'importation, la documentation des livraisons de produits et l'enregistrement de la remise aux bénéficiaires.

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction des exigences pour la livraison efficace du programme et du projet EU-ISEY mis en œuvre par Expertise France en Gambie.

Description du projet ou contexte

EXPERTISE FRANCE

Expertise France est l'agence publique française et l'acteur interministériel en charge de la coopération technique internationale, la deuxième plus grande en Europe. En tant que filiale du groupe Agence Française de Développement (groupe AFD), elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Expertise France travaille dans des domaines clés du développement : gouvernance, sécurité, changement climatique, santé, éducation, et plus encore. Aux côtés de ses partenaires, elle contribue à la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD). Un savoir-faire commun.

DESCRIPTION DU PROJET

Le projet EU-ISEY – EU Support to Improve Secondary Education for Youth, financé par l'Union européenne, est un projet dont l'objectif global est d'améliorer les taux d'achèvement de l'enseignement secondaire supérieur tout en réduisant les inégalités de genre et socio-économiques dans les résultats scolaires en Gambie, en particulier dans les zones rurales.

Ce programme est structuré autour de trois piliers principaux :

1. Augmenter l'accès et la rétention des filles et des garçons à un enseignement secondaire supérieur inclusif.

2. Améliorer la qualité et la sensibilité au genre de l'enseignement secondaire supérieur, en mettant l'accent sur une transition juste vers le vert et le numérique et les compétences STEM (sciences, technologie, ingénierie et mathématiques).

3. Améliorer l'équilibre de genre et la rétention dans le corps enseignant, ainsi que l'accès des filles à la profession enseignante.

Expertise France, UNFPA et UNOPS (agence principale) seront les trois agences de mise en œuvre de ce programme. Les activités menées par Expertise France couvriront les trois piliers du programme.

Rôle d'Expertise France et activités :

Expertise France agit en tant que partenaire de mise en œuvre, gérant l'exécution opérationnelle et technique du projet dans ses domaines d'expertise. Expertise France se concentrera sur le renforcement de la qualité de l'enseignement et de l'apprentissage, l'amélioration de la capacité institutionnelle et l'intégration d'approches sensibles au genre et inclusives dans le système éducatif.

Contributions clés : fournir un appui technique en étroite collaboration avec des opérateurs spécialisés en éducation soutenant la réforme et l'innovation dans le système éducatif français (notamment sur la formation des enseignants et la révision des programmes) ; superviser et gérer les subventions et les contractants pour faciliter les activités et atteindre les résultats ; coordonner avec le ministère de l'Éducation de base et secondaire (MoBSE), le ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie (MoHERST) et d'autres parties prenantes pour assurer la livraison en temps voulu des produits ; suivi.

Expertise France sera impliquée dans la mise en œuvre de 11 activités visant à renforcer l'accès, la qualité et l'équité dans l'enseignement secondaire supérieur en Gambie. Cela comprend la formation des chefs d'établissement et des enseignants, le soutien aux élèves vulnérables – en particulier les filles dans les STEM – la modernisation des contenus éducatifs et des outils pédagogiques (y compris les outils numériques), ainsi que le soutien aux transitions entre les cycles éducatifs. Expertise France contribuera également à la promotion d'un leadership scolaire inclusif, à l'échange de bonnes pratiques et à l'amélioration de la formation initiale et continue des enseignants.

Une phase initiale de démarrage du projet aidera à affiner la portée des activités assignées à Expertise France, en étroite collaboration avec UNOPS, UNFPA, le bailleur et les bénéficiaires, ainsi qu'à déterminer la taille et la composition de l'équipe projet d'Expertise France responsable de la mise en œuvre de ces activités.

Une équipe basée dans le district de Kanifing, dans le Grand Banjul, comprenant le/la responsable administratif et financier, complétera cette phase de démarrage et assurera ensuite la mise en œuvre effective des activités sous la responsabilité d'Expertise France. L'équipe sera également responsable de la gestion administrative et budgétaire, du suivi et de l'évaluation, de la gestion des contrats, des achats, de la logistique, du reporting et de la communication.

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Qualifications professionnelles et expérience

Diplôme supérieur en comptabilité, gestion financière, administration ou qualification équivalente ; au moins cinq ans d'expérience en gestion administrative, financière, comptable et logistique ; au moins deux missions de plus de 12 mois chacune impliquant la gestion de procédures administratives et financières dans le secteur de la coopération internationale sur des projets/programmes financés par des bailleurs internationaux ; expérience démontrée en gestion de subventions, y compris la préparation des documents connexes, le suivi administratif et financier et les contrôles comptables ; expérience démontrée en achats ; la connaissance des systèmes et procédures d'Expertise France, de l'AFD et de l'UE serait un atout majeur ; connaissance de la mise en œuvre de projets dans les pays en développement.

Compétences techniques et connaissances

Capacité démontrée à fournir un suivi financier et administratif de haute qualité ; excellentes compétences analytiques et financières ; expérience en renforcement des capacités, mentorat et formation ; expérience dans l'élaboration et le suivi de manuels de procédures ; connaissance démontrée des logiciels comptables ; maîtrise complète des logiciels de bureau, en particulier Excel ; excellentes compétences en communication et en rédaction ; capacité à travailler en équipe dans un environnement exigeant et multiculturel ; capacité à travailler sous pression ; degré élevé d'autonomie, d'initiative, de flexibilité et d'impartialité ; solide éthique de travail, souci du détail, compétences organisationnelles et de synthèse ; la maîtrise de l'anglais parlé et écrit est essentielle ; la maîtrise du français parlé et écrit serait un atout ; la connaissance du paysage économique de la Gambie serait un atout.

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