Chef du Bureau régional

INTERPOL, la plus grande organisation policière internationale au monde avec 196 États membres, recrute un(e) secrétaire détaché(e) du Bureau régional pour son Bureau de liaison à Abidjan. Créée en 1923, INTERPOL facilite la coopération policière transfrontalière et soutient toutes les organisations, autorités et services dont la mission est de prévenir ou de combattre la criminalité internationale.

Le poste est placé sous la supervision directe du Chef du Bureau régional, Abidjan. Il s'agit d'un poste de niveau 7, d'une durée de 36 mois, avec un niveau d'habilitation de sécurité basique. Un seul poste est à pourvoir, et la .

Le secrétaire du Bureau régional/Bureau de liaison aura un rôle administratif actif dans l'exécution des activités du Bureau. Il ou elle fournira une assistance administrative et de secrétariat opportune, efficace et de qualité au chef du Bureau régional (BR) ainsi qu'aux agents affectés au Bureau. Il ou elle initiera et développera des procédures administratives pour maximiser l'efficacité opérationnelle au sein du Bureau et pourra être amené(e) à fournir des conseils et un encadrement quotidien à un agent administratif.

Principales fonctions :

Tâche 1 : Assurer les tâches de secrétariat et fournir un soutien administratif au chef du bureau de liaison du Bureau, ainsi qu'aux agents affectés à ce bureau, en veillant à la préparation et au traitement efficaces de la correspondance et des documents nécessaires au travail quotidien du chef du bureau de liaison du Bureau et des agents. Cela inclut : tenir à disposition tout le matériel nécessaire pour permettre au chef du bureau de liaison et aux agents de préparer les lettres, rapports, etc. ; préparer la correspondance courante et toute autre correspondance demandée par le chef du bureau de liaison et les officiers.

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• Traiter des dossiers et/ou des missions spécifiques à la demande du chef du bureau de liaison.

• Répondre aux demandes internes/externes concernant toutes les activités du bureau de liaison/RB.

• Assurer le suivi de l'agenda du chef du bureau de liaison/RB et des officiers.

Tâche 2 : Mettre en place un système d'enregistrement, de traitement, de suivi et d'archivage de tout le courrier entrant et sortant du bureau RB/Liaison, et assurer un suivi pour garantir une mise en œuvre rapide et efficace. Cela comprend : mettre en place et maintenir un système efficace et pratique d'enregistrement, de suivi et de classement au sein du bureau RB/Liaison ; veiller à ce que la documentation puisse être retrouvée et récupérée sur demande en mettant en œuvre et en maintenant un système de classement efficace pour aider à la fois le personnel du bureau RB/de liaison et les autres fonctionnaires qui pourraient demander un document lié aux activités du bureau RB/de liaison ; respecter les instructions administratives et les délais imposés concernant le traitement des dossiers ; élaborer et mettre en œuvre, avec l'approbation du chef du Bureau de liaison/RB, des procédures administratives et de gestion afin d'assurer le bon fonctionnement du Bureau de liaison/RB et de l'Organisation en général. Il convient de revoir régulièrement ces procédures et de les modifier, le cas échéant, afin de les adapter aux besoins du Bureau de liaison/RB et de ses domaines d'intervention en matière de criminalité.

Tâche 3 : Effectuer des tâches de secrétariat et mettre en place des procédures administratives afin de garantir que les équipes du bureau RB/de liaison fonctionnent comme une unité cohérente. Cela inclut : permettre la récupération rapide et efficace des informations, des décisions antérieures, des orientations politiques, de la correspondance pertinente, etc., relatives au travail du Bureau de liaison/RB ; traiter, typer et formater la correspondance et la documentation découlant du travail du bureau RB/Liaison et de ses programmes de lutte contre la criminalité ; participer activement à la préparation et à l'organisation des missions, des réunions internationales et des conférences régionales ; assurer le secrétariat des réunions et conférences selon les besoins.

Tâche 4 : S'assurer que toute la correspondance préparée au sein du bureau RB/de liaison est correcte du point de vue de la présentation et de la langue et respecte les délais spécifiés. Cela comprend : assurer le suivi en temps opportun des tâches assignées au bureau RB/de liaison, veiller à ce que les demandes traitées au sein du bureau/de liaison soient complètes, exhaustives et présentées de manière soignée, logique et méthodique ; vérification de toute la correspondance.

Tâche 5 : S'assurer que les directives administratives du chef du bureau de liaison/RB et/ou du directeur du GORS sont mises en œuvre. Cela inclut : veiller à la mise en œuvre des directives administratives du directeur et/ou de son secrétaire ; proposer des pistes d'amélioration des procédures administratives, le cas échéant.

Tâche 6 : Fournir un soutien administratif à tous les agents affectés au bureau RB/de liaison à l'appui des activités entreprises par le bureau/de liaison. Cela comprend : assurer les tâches de secrétariat et d'administration pour tous les membres du Bureau de liaison ; assurer la liaison avec les BCN, les RB et les organisations externes dans le cadre de demandes d'informations/documents, etc., en relation avec les activités en cours ; traitement et diffusion rapides des informations et documents reçus. Toute autre tâche confiée par le chef du bureau de liaison ou des agents du RB dans le cadre d'activités.

Autres informations :

INTERPOL valorise la diversité et s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel. Les candidatures des États membres sous-représentés et des femmes qualifiées sont vivement encouragées. INTERPOL est un employeur qui respecte l'égalité des chances et accueille favorablement les candidatures de tous les candidats qualifiés ressortissants des États membres d'INTERPOL, indépendamment de leur origine raciale ou ethnique, de leurs opinions ou croyances, de leur sexe, de leur orientation sexuelle et de leur handicap. INTERPOL n'impose aucune restriction quant à l'éligibilité des candidats, sans distinction de race, d'origine ethnique, de religion, d'opinions, de sexe, d'orientation sexuelle ou de handicap. Cependant, la politique et la législation nationales en vigueur dans les pays hôtes d'INTERPOL peuvent impliquer que les conjoints ou partenaires des membres du personnel, bien que reconnus légalement par l'Organisation, ne bénéficient pas de la même reconnaissance lorsqu'ils résident dans certains lieux d'affectation. Dans ce cas, l'Organisation en informera les candidats afin qu'ils soient pleinement conscients de la situation et puissent prendre une décision éclairée.

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