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Nous recherchons un(e) Office Manager pour rejoindre une pratique architecturale en pleine croissance à Accra. Ce rôle est essentiel pour garantir le bon fonctionnement quotidien du studio, en créant de l'ordre, en améliorant les systèmes et en soutenant l'équipe créative en coulisses. Le candidat idéal sera à l'aise pour coordonner les entrepreneurs, gérer les dossiers financiers, organiser les réunions et veiller à ce que le studio fonctionne sans heurts. Il devra faire preuve d'initiative, anticiper les problèmes et être motivé par l'idée d'aider une pratique architecturale en pleine expansion à performer au mieux.
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L'Office Manager est responsable des opérations quotidiennes de la pratique, en veillant à ce que le studio, les systèmes administratifs, les processus financiers et les fonctions de soutien aux projets fonctionnent de manière efficace et professionnelle. Ce rôle constitue la colonne vertébrale opérationnelle de la pratique, permettant à l'équipe de conception de se concentrer sur la réalisation d'un travail architectural exceptionnel.
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Opérations du studio et du bureau
Superviser le fonctionnement quotidien du studio et maintenir un environnement de travail professionnel. Gérer les fournitures de bureau, la papeterie, les consommables d'imprimante, les rafraîchissements et les produits de nettoyage. Surveiller les services publics du bureau, y compris l'électricité, l'eau, l'internet et les services de données. Coordonner la maintenance des équipements de bureau, y compris les imprimantes, le groupe électrogène, l'AVR, la climatisation et l'équipement informatique. Coordonner l'entretien, les réparations et les prestataires de services du bureau. Maintenir la bibliothèque d'échantillons de matériaux, les catalogues de produits et les archives du bureau. Veiller à ce que le studio reste organisé, présentable et pleinement opérationnel. Tenir les inventaires du mobilier, de l'équipement et des actifs du bureau. Coordonner l'impression externe, les services de messagerie et les livraisons de documents.
Administration du studio
Gérer les tâches de réception, accueillir les visiteurs et traiter les appels et la correspondance. Maintenir les systèmes de classement du studio et les procédures administratives. Organiser la documentation des projets et assurer la cohérence du classement et de la gestion des dossiers. Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour et consigner les procès-verbaux si nécessaire. Tenir à jour les bases de données des consultants, des fournisseurs et des clients.
Finance et soutien administratif
Agir en tant que dépositaire de la petite caisse. Émettre les bons de commande et traiter les achats du bureau via Xero. Enregistrer les transactions de petite caisse et rapprocher les dépenses. Gérer les avances de fonds du bureau et la documentation associée. Coordonner l'intégration des fournisseurs et tenir les dossiers des fournisseurs. Aider au traitement des factures et à la documentation financière mensuelle. Soutenir le comptable dans les tâches administratives si nécessaire. Surveiller les abonnements du bureau et les dépenses opérationnelles récurrentes.
Ressources humaines et culture du studio
Coordonner la logistique de recrutement et la planification des entretiens. Aider à l'intégration des nouveaux employés. Tenir les registres des congés et de présence du personnel. Soutenir la planification des évaluations de performance. Contribuer à favoriser un environnement de studio positif, organisé et collaboratif.
Soutien à la direction
Fournir un soutien administratif au directeur créatif. Coordonner les déplacements, l'hébergement et la logistique des réunions. Gérer les engagements du calendrier si nécessaire. Aider à la correspondance et aux actions de suivi.
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Diplôme de licence ou diplôme en administration des affaires, gestion, communication ou une discipline connexe. Minimum de 5 ans d'expérience en gestion de bureau, opérations, administration ou dans un rôle similaire. Une expérience dans un environnement d'architecture, d'ingénierie, de construction, de design ou de services professionnels sera un atout. Une expérience avec Xero ou un logiciel de comptabilité similaire est préférée.
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Très organisé avec une attention exceptionnelle aux détails. Excellentes compétences en communication écrite et verbale. Solides compétences en administration et en gestion financière. Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais. Proactif, débrouillard et axé sur les solutions. Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité. Solides compétences interpersonnelles avec la capacité d'interagir en toute confiance avec les clients, les consultants, les fournisseurs et les entrepreneurs. À l'aise pour travailler de manière indépendante et prendre la responsabilité des tâches. Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Excel et Word. Volonté d'améliorer les systèmes et de contribuer à la croissance continue de la pratique.
Informations complémentaires
Lieu : Accra. Type de contrat : Temps plein (8h à 17h). Secteur : Construction. Niveau : Senior. Langue : Anglais. Salaire : Attractif.
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