Logistics Manager (National Contract only)

Logistics Manager (National Contract only)

Terre des hommes (Tdh) recherche un(e) Logistics Manager proactif(ve), énergique et organisé(e) pour rejoindre son équipe à Kyiv, Ukraine (avec possibilité de déplacements entre les bureaux locaux), afin de soutenir la mise en œuvre de ses projets. Si vous recherchez un emploi porteur de sens qui aura un impact durable sur la vie des enfants, nous souhaitons vous rencontrer.

Poste réservé aux contrats nationaux uniquement. Date de début dès que possible. Contrat de 6 mois (avec possibilité de prolongation). Période d'essai de 3 mois.

Localisation : Kyiv, Ukraine (avec possibilité de déplacements entre les bureaux locaux). ;à ce que le poste soit pourvu.

Ce que nous faisons, en Europe et en Ukraine

Terre des hommes (Tdh) est la principale organisation suisse d'aide à l'enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants et les jeunes, en particulier ceux les plus exposés aux risques, en ayant un impact grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans plus de 30 pays, Tdh travaille avec ses propres équipes et/ou des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en œuvre des projets de terrain qui améliorent considérablement la vie quotidienne de plus de quatre millions d'enfants et de membres de leurs communautés chaque année, en mettant l'accent sur la santé maternelle et infantile, les migrations et l'accès à la justice pour les enfants.

En Europe, Tdh s'efforce d'assurer la pleine réalisation des droits de l'enfant, de manière égale et sans discrimination. Nous sommes présents en Albanie, au Kosovo, en Moldavie, en Roumanie, en Ukraine, en Hongrie et en Grèce, tandis qu'avec des partenaires, nous atteignons des enfants dans 14 autres pays européens.

En Ukraine, Tdh travaille en partenariat depuis 2009 et a établi légalement ses bureaux en 2014. Depuis 2015, Tdh fournit divers services aux enfants, aux jeunes et à leurs familles dans les zones touchées par le conflit, avec un fort accent sur le soutien psychosocial.

Formation / Diplômes

Pour plus d'informations, veuillez consulter [Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally] responsabilités

L'objectif principal du poste est de soutenir la mise en œuvre des activités d'achat concernant les projets et les bases de Tdh, plus spécifiquement : assister le Coordinateur Logistique dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement en soutenant les domaines suivants : Achats, Gestion des stocks / Entreposage, Ressources humaines, Rapports.

Responsabilités en matière d'achats

Effectuer des études de marché et des évaluations des fournisseurs au niveau local. Élaborer et mettre à jour les listes de prix et les fichiers fournisseurs. Identifier de nouveaux fournisseurs avec le Coordinateur Logistique et rechercher en continu de nouvelles sources d'approvisionnement pour bénéficier à l'organisation. Gérer les procédures d'achat de Tdh ainsi que celles requises par les bailleurs de fonds des programmes. Aider le Coordinateur Logistique à établir et mettre à jour les calendriers d'achat, en tenant compte des tableaux d'achat, des calendriers opérationnels et des contraintes logistiques. Assurer une communication efficace avec les responsables de programme à toutes les étapes du processus d'achat. Soutenir le Coordinateur Logistique dans le suivi et le respect des lignes budgétaires liées à la logistique. Recevoir, approuver et traiter les demandes de devis (RFQ) et les bons de commande internes ; organiser et gérer le processus d'achat. Préparer les documents d'achat et rédiger les contrats conformément aux procédures de Tdh. S'assurer que tous les documents d'achat sont complets, correctement classés et archivés selon les procédures de Tdh.

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Vérifier que tous les documents collectés sont conformes aux exigences légales de Tdh, des bailleurs et nationales. Maintenir un système de classement approprié pour tous les fichiers d'achat et mettre à jour régulièrement l'outil de suivi des achats. Identifier les fournisseurs et collecter les devis en fonction des besoins des activités, en s'assurant que toutes les informations requises sont correctement remplies. Sélectionner les fournisseurs et négocier les prix, les délais de livraison et les conditions de service. Rédiger les contrats-cadres, de biens et de services, et assurer le suivi de leur renouvellement. Garantir la qualité des achats et la livraison ponctuelle des biens et services. Fournir les factures et reçus au service administratif conformément aux règles organisationnelles. Assurer l'approvisionnement continu en articles récurrents (par exemple, fournitures de bureau, produits de nettoyage, eau potable, etc.). Mettre à jour et partager un rapport de suivi hebdomadaire des achats. Coordonner avec l'équipe financière pour soutenir les paiements et l'archivage approprié des documents. Signaler tout problème lié aux fournisseurs au Coordinateur Logistique. Préparer tout autre rapport lié aux achats à la demande du Coordinateur Logistique.

Responsabilités en matière de gestion des stocks / entreposage

Sélectionner les emplacements de stockage appropriés et élaborer des plans pour garantir la sécurité et la bonne gestion de ces sites. S'assurer que tous les matériaux sont stockés dans des conditions appropriées et sûres. Veiller à ce que les procédures établies soient suivies pour toutes les entrées et sorties de stock. Vérifier que toute la documentation relative aux stocks est exacte, complète et correctement classée. Effectuer et documenter les inventaires physiques mensuels des stocks. Soutenir le Coordinateur Logistique pour s'assurer que les actifs disponibles répondent adéquatement aux besoins de soutien et de programme. Tenir des registres de suivi des équipements précis et à jour.

Responsabilités opérationnelles

Soutenir le Coordinateur Logistique pour s'assurer que le soutien aux achats répond efficacement aux attentes du programme. Maintenir un niveau élevé de communication et de coordination entre les équipes Programme et Achats. Assurer la gestion de la qualité et le reporting de toutes les opérations de stockage. Superviser le transport et la livraison de tous les articles en stock pour garantir la ponctualité et la qualité. En étroite collaboration avec l'équipe Programme, assister le Coordinateur Logistique dans la gestion des activités de réconciliation des stocks.

Responsabilités en matière de gestion des ressources humaines

Soutenir le Coordinateur Logistique dans l'analyse et la détermination des besoins en personnel d'achat. Collaborer avec le Coordinateur Logistique pour superviser le recrutement, la formation et la gestion de l'équipe Achats selon les besoins identifiés. Assister le Coordinateur Logistique dans la réalisation des évaluations de performance des membres de l'équipe logistique et soutenir les logisticiens de terrain dans ce processus. Gérer directement les subordonnés assignés et assurer une supervision indirecte de leurs équipes. Veiller, en collaboration avec le Coordinateur Logistique, à ce que tout le personnel des Achats reçoive des évaluations et des formations appropriées de la part de leurs responsables hiérarchiques. Assister le Coordinateur Logistique dans l'organisation de réunions d'équipe régulières avec le personnel des Achats.

Responsabilités en matière de gestion des partenariats

Examiner les directives, les fichiers et la validation des achats des partenaires conformément aux accords conclus avec eux. Visiter les bureaux des partenaires lors des déplacements sur le terrain. Soutenir le Coordinateur Logistique dans l'élaboration et la gestion d'outils et de plans de renforcement des capacités pour les partenaires. Soutenir la diligence raisonnable des partenaires.

Responsabilités en matière de rapports

Consolider et soumettre les rapports logistiques mensuels. En collaboration avec le Coordinateur Logistique, fournir les informations nécessaires pour soutenir la préparation des rapports logistiques intérimaires et finaux des bailleurs.

Autres responsabilités

Se conformer au Code de conduite de Tdh et promouvoir activement la Politique de sauvegarde de l'enfance. Signaler tout cas grave d'abus d'enfants identifié dans les zones d'intervention de Tdh, tout en maintenant une stricte confidentialité. Adhérer et appliquer toutes les politiques et procédures administratives et logistiques en vigueur. Participer aux réunions de coordination pertinentes dans le domaine de la logistique et des achats en l'absence du Coordinateur Logistique (par exemple, UNHAS, Cluster Logistique, groupes de travail et réunions de partenaires).

Responsabilités

Effectuer d'autres tâches connexes assignées ; les responsabilités énumérées ci-dessus sont représentatives mais non exhaustives.

Votre profil

Formation : Une formation formelle ou une formation en gestion de la chaîne d'approvisionnement, logistique ou dans un domaine connexe est requise. Une expérience professionnelle équivalente peut être considérée en lieu et place de la formation formelle.

Expérience : Minimum de 3 à 5 ans d'expérience prouvée en gestion logistique et achats, de préférence dans le secteur humanitaire ou ONG. Expérience démontrée en coordination de chaîne d'approvisionnement, entreposage, gestion des transports et processus d'achat. Expérience en supervision d'équipe et renforcement des capacités. Une implication antérieure dans des opérations d'urgence est un atout important.

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** Bonne compréhension des lois ukrainiennes en matière d'achats, de travail et de logistique. Maîtrise avancée de l'informatique, y compris la suite Microsoft Office, les outils Internet et la familiarité avec les serveurs. Excellentes compétences en organisation, planification et gestion du temps. Solides capacités de négociation, d'analyse et de résolution de problèmes. Capacité prouvée à travailler sous pression et à s'adapter à des environnements difficiles ou en évolution rapide. Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles et coordination, avec une approche diplomatique et professionnelle. Haut niveau d'initiative, d'autonomie et souci du détail.

Langues : Courant en ukrainien et en anglais (écrit et parlé).

Autres atouts : Un permis de conduire valide est souhaitable. Motivation à travailler dans un contexte international et interculturel dans le respect des valeurs et politiques de Tdh.

Politique de sauvegarde de l'enfance : S'engager à respecter les politiques de gestion des risques de Tdh, y compris la politique de sauvegarde de l'enfance, la politique de sécurité et de sûreté, la politique anti-fraude/corruption et la politique de signalement.

Conformité RGPD : En envoyant la candidature, le candidat donne son consentement pour le traitement des données personnelles uniquement pour les processus de recrutement.

Seuls les candidats présélectionnés pour un entretien seront contactés. Nous encourageons les candidats qualifiés à soumettre leur CV dès que possible, car les candidatures seront examinées au fur et à mesure. Tdh est un employeur garantissant l'égalité des chances et ne pratique pas de discrimination dans ses processus de sélection et d'emploi fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'état matrimonial, le handicap, les informations génétiques, l'âge, l'appartenance à une organisation syndicale ou d'autres critères non liés au mérite.

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