Professional Administrative Support Specialist

Professional Administrative Support Specialist

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L'Assistant(e) Administratif(ve) fournit un soutien administratif complet à l'ensemble de l'organisation en organisant les opérations de bureau, en gérant les dossiers et les systèmes de classement, en rédigeant de la correspondance et des rapports, en supervisant les fournitures de bureau, en facilitant les achats et la logistique, en coordonnant les réunions et les déplacements, en traitant les communications entrantes, et en assistant à la gestion des installations et des actifs. En outre, le poste assiste les Ressources Humaines dans les tâches administratives standard, assure une tenue de registres précise, collabore avec les fournisseurs et prestataires de services, et contribue à l'optimisation des processus administratifs et à l'amélioration de la productivité du bureau. Les candidats doivent posséder de solides compétences organisationnelles, une attention méticuleuse aux détails, des capacités de communication claires, un bon jugement, et la capacité de gérer plusieurs tâches efficacement dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales

Fournir une assistance administrative et de secours cohérente aux équipes de direction et aux départements transversaux au quotidien. Veiller à ce que le bureau fonctionne de manière ordonnée, professionnelle et efficace en tout temps. Rédiger de la correspondance professionnelle, des rapports, des présentations, des comptes rendus de réunions et divers documents professionnels. Superviser la correspondance entrante et sortante, y compris les courriels, les appels téléphoniques, les services de messagerie et les communications générales du bureau. Gérer efficacement les calendriers de réunions, les rendez-vous, les déplacements, l'hébergement et la logistique des conférences. Maintenir des systèmes de classement physiques et électroniques méticuleux, en garantissant une confidentialité stricte et le respect des protocoles de conservation des documents. Mettre à jour et maintenir les bases de données de l'entreprise, les dossiers du personnel et la documentation administrative pour assurer l'exactitude et la conformité aux normes organisationnelles. Surveiller les niveaux de stock des fournitures de bureau et des consommables, et superviser les processus d'achat pour maintenir des flux de travail ininterrompus. Soutenir les opérations d'achat en gérant les demandes d'achat, en collaborant avec les fournisseurs et en tenant une documentation précise des factures. Établir et maintenir des canaux de communication efficaces avec les fournisseurs, les entrepreneurs et les prestataires de services pour faciliter la satisfaction des besoins administratifs et de bureau. Les responsabilités de gestion des installations comprennent la supervision de l'entretien du bureau, la coordination des travaux de réparation, la gestion des services publics, la garantie de la prestation des services de nettoyage et l'entretien des équipements de bureau. Être responsable de la documentation et du suivi des actifs de l'entreprise, y compris les équipements de bureau, le mobilier et l'utilisation des véhicules si nécessaire. Assister le département des Ressources Humaines en gérant la documentation d'intégration, en tenant des registres de présence précis, en administrant les demandes de congé et en organisant les dossiers du personnel. Apporter un soutien à la coordination des réunions d'entreprise, des ateliers, des programmes de formation et des événements d'entreprise. Rédiger des rapports administratifs réguliers et superviser la documentation départementale pour garantir l'exactitude et l'accessibilité. Assurer le respect de toutes les politiques et procédures administratives établies par l'entreprise. Préserver la confidentialité des données sensibles en adhérant aux normes éthiques et à la conduite professionnelle. Évaluer et mettre en œuvre des améliorations dans les processus administratifs et les opérations de bureau pour maximiser l'efficacité. Gérer toute responsabilité supplémentaire selon les directives de la Direction.

Qualifications requises

Un diplôme de licence en Administration des Affaires, Administration Publique, Gestion de Bureau, Commerce ou une discipline étroitement liée est requis. Une certification professionnelle en Administration de Bureau ou en Gestion Administrative est considérée comme un atout. Expérience professionnelle requise : Un minimum de deux à cinq ans d'expérience pratique dans des rôles administratifs ou des fonctions de soutien de bureau est essentiel. Une expérience dans les secteurs minier, de la construction, des infrastructures, de la fabrication ou des secteurs connexes serait un atout. Les candidats professionnels doivent posséder une expérience préalable en gestion documentaire, administration de bureau, coordination des voyages, soutien aux achats et gestion des dossiers.

Modalités de candidature

Les candidats intéressés DOIVENT postuler en ligne uniquement via le site officiel de Mayiko Infrastructure : [Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally] Toutes les candidatures doivent être soumises par voie électronique ; aucune soumission manuelle, courriel ou candidature physique ne sera acceptée.

À propos de Mayiko Infrastructure Limited

Nous sommes une grande société minière mondiale axée sur l'extraction et le raffinage du manganèse—y compris les oxydes et les permalloys—tout en gérant également les stocks d'autres métaux de base. Nos opérations s'étendent sur plusieurs pays, avec des hubs clés aux Émirats Arabes Unis et en Inde, où nous nous distinguons par notre compétence dans les disciplines techniques, d'ingénierie, de construction et opérationnelles. Grâce à ces capacités, nous concevons, construisons et gérons des installations minières et de traitement des minéraux sophistiquées avec précision et efficacité. Nous accordons la priorité à la création de valeur significative pour nos investisseurs, nos employés et les communautés dans lesquelles nous opérons. En tant qu'employeur garantissant l'égalité des chances, nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés sans distinction de genre, de race ou de handicap.