Professional Administrative Coordinator

Professional Administrative Coordinator

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Le poste d'Assistant Administratif offre un soutien administratif étendu à l'ensemble de l'organisation, englobant la coordination des opérations de bureau, la tenue des registres et des systèmes de classement, la rédaction de correspondances et de rapports, ainsi que la gestion des fournitures de bureau. En outre, le poste assistera aux activités d'approvisionnement et de logistique, organisera les réunions et les voyages, traitera les communications entrantes et apportera un soutien à la gestion des installations et des actifs. Le poste aidera également les Ressources Humaines dans les tâches administratives courantes, garantira une tenue précise des registres et servira d'intermédiaire avec les fournisseurs et prestataires de services. De plus, le poste contribuera à améliorer les processus administratifs et l'efficacité du bureau. Les candidats doivent faire preuve de capacités d'organisation exceptionnelles, d'une attention méticuleuse aux détails, de solides compétences en communication, d'un bon jugement et de la capacité à prioriser efficacement les tâches dans un environnement de travail dynamique.

Responsabilités principales

Fournir un soutien administratif et de secrétariat complet à la direction exécutive et à plusieurs départements de manière continue. Veiller à ce que le bureau fonctionne de manière hautement organisée, professionnelle et efficace en tout temps. Rédiger des correspondances professionnelles, des rapports, des présentations, des comptes rendus de réunions et des documents commerciaux connexes. Superviser le traitement de toute la correspondance entrante et sortante, y compris les courriels, les communications téléphoniques, les services de messagerie et les communications générales du bureau. Être responsable de l'organisation et de la gestion des réunions, des rendez-vous, des plans de voyage, des hébergements et de la logistique liée aux conférences. Tenir des systèmes de classement physiques et numériques précis tout en préservant la confidentialité et en respectant les protocoles de conservation des documents. Apporter un soutien à la gestion et à la mise à jour des bases de données de l'entreprise, des dossiers du personnel et des archives administratives. Superviser la gestion des stocks de fournitures de bureau et de consommables, en coordonnant les demandes d'approvisionnement pour maintenir le bon fonctionnement du bureau. Faciliter les opérations d'approvisionnement en gérant les demandes d'achat, en coordonnant les communications avec les fournisseurs et en tenant une documentation précise des factures. Maintenir une communication et une coordination actives avec les fournisseurs, les entrepreneurs et les prestataires de services pour assurer une exécution efficace des besoins administratifs et de bureau. Le rôle implique la supervision de la gestion des installations du bureau, y compris l'organisation des tâches de maintenance, des réparations, des services publics, des opérations de nettoyage et du fonctionnement des équipements de bureau. Tenir des registres complets des actifs de l'entreprise, y compris les équipements de bureau, le mobilier et l'utilisation des véhicules, selon ce qui est jugé approprié. Les Ressources Humaines seront soutenues dans la gestion de la documentation d'intégration, la tenue précise des registres de présence, l'administration des demandes de congé et l'organisation des dossiers du personnel. Apporter un soutien à la coordination et à l'exécution de diverses réunions d'entreprise, y compris les réunions, ateliers, sessions de formation et événements d'entreprise. Rédiger des rapports administratifs standard et superviser l'organisation et la tenue de tous les dossiers départementaux. Vérifier la conformité avec les politiques et procédures administratives établies de l'entreprise. Maintenir une stricte confidentialité et respecter les normes professionnelles lors du traitement d'informations sensibles. Évaluer et mettre en œuvre des améliorations pour rationaliser les flux de travail administratifs et élever la productivité globale du bureau. Exécuter toute responsabilité supplémentaire selon les directives de la direction.

Exigences et qualifications

Un diplôme de Licence en Administration des Affaires, Administration Publique, Gestion de Bureau, Commerce ou une discipline étroitement liée est requis. Une qualification supplémentaire en Administration de Bureau ou Gestion Administrative est hautement souhaitable. Un minimum de deux à cinq ans d'expérience pratique dans un rôle de soutien administratif ou de bureau est requis. Une expérience professionnelle dans les secteurs minier, de la construction, des infrastructures, de la fabrication ou des domaines connexes sera considérée comme un atout. Les candidats professionnels doivent avoir un historique prouvé en matière de contrôle de documents, d'opérations administratives, de coordination logistique des voyages, d'assistance à l'approvisionnement et de tenue de registres.

Mode de candidature

Les candidats intéressés DOIVENT postuler en ligne uniquement via le site officiel de Mayiko Infrastructure : [Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally] Toutes les soumissions doivent être effectuées en ligne ; aucun email, candidature physique ou soumission manuelle ne sera pris en compte.

À propos de Mayiko Infrastructure Limited

Mayiko Infrastructure Limited est une importante société minière mondiale spécialisée dans l'extraction et le raffinage du manganèse—y compris ses oxydes et permalloys—ainsi que dans la gestion des stocks d'autres métaux de base. Nos opérations s'étendent sur plusieurs pays, avec une forte présence aux Émirats Arabes Unis et en Inde, et nous nous distinguons par notre expertise dans les domaines techniques, d'ingénierie, de construction et opérationnels. Grâce à ces capacités, nous concevons, développons et supervisons des installations sophistiquées d'exploitation minière et de traitement des minéraux dans le monde entier. Nous accordons la priorité à la création de valeur significative pour nos investisseurs, nos employés et les communautés dans lesquelles nous opérons. En tant qu'employeur garantissant l'égalité des chances, nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, indépendamment du genre, de la race ou du handicap.