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Notre client, basé à Kitwe, recrute un Procurement Officer qualifié pour occuper un poste clé au sein de son équipe de fabrication. Pour plus de détails ou pour soumettre votre candidature, veuillez utiliser le lien fourni ci-dessous.
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** Approvisionner en biens et services de haute qualité de manière rapide et rentable, garantissant ainsi le fonctionnement ininterrompu de l'usine.
Responsabilités/Tâches :
Veiller à ce que toutes les demandes d'achat approuvées soumises par les départements soient traitées en stricte conformité avec les procédures établies pour répondre aux besoins opérationnels. Préparer et envoyer des demandes de devis aux fournisseurs pour toutes les demandes d'achat approuvées. Évaluer les offres soumises par les fournisseurs nationaux et internationaux, en déterminant le choix optimal sur la base de critères de rapport qualité-prix. Rédiger des contrats standardisés et des accords de niveau de service pour protéger les intérêts de l'entreprise lors des relations avec les fournisseurs. Améliorer les stratégies d'approvisionnement au sein de la chaîne logistique en identifiant et en obtenant des fournisseurs de matériaux et de services plus avantageux. Assurer une communication rapide et efficace des bons de commande et des dates de livraison aux parties prenantes internes, y compris les chefs de département et le contrôleur des stocks, pour une planification stratégique et pour éviter les ruptures de stock. Atteindre une efficacité optimale des coûts en négociant des conditions favorables tout en maintenant la progression en temps voulu des activités d'approvisionnement. Assurer le plein respect de toutes les obligations légales et réglementaires relatives aux opérations de production, protégeant ainsi l'intégrité de la marque de l'entreprise. Assurer le traitement rapide des paiements aux fournisseurs en effectuant un suivi proactif auprès du département financier pour vérifier et accélérer les transactions. Effectuer des évaluations annuelles de la performance de tous les fournisseurs et entrepreneurs locaux actuellement engagés afin d'identifier les déficiences de performance et de proposer des mesures correctives.
Responsabilités principales et indicateurs clés de performance : Le poste englobe des domaines de performance critiques qui seront évalués pour mesurer le succès. Les indicateurs clés de performance incluront des objectifs mesurables tels que les taux d'achèvement des projets, les améliorations d'efficacité et le respect des délais. De plus, le poste exige une fourniture constante de travail de haute qualité, une résolution proactive des problèmes et une collaboration efficace avec les équipes interfonctionnelles. Les employés seront évalués sur leur capacité à atteindre des objectifs prédéfinis, à contribuer aux objectifs organisationnels et à maintenir un fort engagement envers l'excellence dans toutes les tâches assignées.
Objectifs de performance et indicateurs de succès : Le poste comprend des domaines de performance bien définis et des cibles mesurables pour évaluer l'efficacité. Des objectifs clairs et des indicateurs quantifiables seront utilisés pour évaluer les réalisations et les contributions. Des examens réguliers suivront les progrès par rapport à ces références pour garantir l'alignement avec les objectifs organisationnels. Les attentes de performance seront communiquées de manière transparente pour soutenir la responsabilisation et l'amélioration continue. La performance de livraison à temps sera évaluée sur la base du rapport entre les livraisons réussies et ponctuelles et le nombre total d'envois expédiés par chaque fournisseur clé. Le temps de cycle est déterminé en calculant la durée entre le placement d'un bon de commande et la soumission d'une demande. La durée entre le placement de la commande et la livraison du produit, mesurée comme le délai de livraison, est une mesure critique pour évaluer la performance des fournisseurs et l'efficacité opérationnelle. Quantité d'articles rejetés divisée par la quantité totale d'articles commandés. Le risque de stock représente la perte financière due à l'obsolescence par rapport à la valeur totale du stock. Prix d'achat réel – prix le plus bas proposé.
Responsabilités et autorité décisionnelle : Responsabilités : Rapporter la performance selon les KPI. Assigner efficacement les tâches aux autres et assurer la responsabilisation par une supervision diligente des responsabilités déléguées. Formation et éducation des subordonnés. Sensibilité aux coûts. Confidentialité des informations. Niveau d'autorité décisionnelle : Évaluer la performance des membres du personnel subordonné. Nous recherchons des approches innovantes pour améliorer et redéfinir les pratiques commerciales existantes. Examiner les documents d'approvisionnement reçus. Allouer les ressources aux départements ou équipes subordonnés en fonction des besoins sectoriels. Approuver les permissions pour les subordonnés.
Spécifications du candidat : Éducation : Grade 12. Qualification : Détenir un diplôme avancé reconnu ou un diplôme en Achats & Approvisionnement, ou posséder une qualification équivalente d'une institution accréditée. Exigence de formation : Systèmes AX (Module Achats). Compétences/Aptitudes : Maîtrise de la collaboration dans des contextes culturels diversifiés. Bonnes compétences en communication. Connaissance de la conduite d'appels d'offres. Capacité à respecter les délais. Démontrer une éthique de travail solide. Expérience professionnelle : 3 ans d'expérience professionnelle de cinq ans dans un domaine pertinent est requise pour ce poste. Une expérience managériale de trois ans est requise pour ce rôle. Connaissances : Informatique : Acquérir une maîtrise du système AX, spécifiquement dans le module achats et stock. Professionnel : Affiliation à l'Institut Zambien des Achats et de l'Approvisionnement (ZIPS) ou détention d'une qualification du Chartered Institute of Procurement & Supply (CAPS). Autres : Qualifications clés et attributs professionnels requis : Les candidats doivent démontrer une combinaison de compétences techniques, de compétences interpersonnelles et d'attributs professionnels essentiels pour réussir dans ce rôle. Le candidat idéal possédera de solides capacités analytiques, une attention méticuleuse aux détails et la capacité de travailler à la fois de manière indépendante et en collaboration au sein d'une équipe. De plus, la maîtrise de [logiciels/outils spécifiques, si applicable] et le respect des normes de l'industrie sont obligatoires. D'excellentes compétences en communication, écrites et verbales, sont requises pour transmettre efficacement des informations complexes à divers intervenants. Les candidats doivent également faire preuve d'adaptabilité, de compétences en résolution de problèmes et d'un engagement envers l'apprentissage continu pour rester à jour avec les tendances évolutives de l'industrie. Une expérience préalable dans [domaine/industrie pertinent] est préférée, ainsi que des certifications ou qualifications pertinentes le cas échéant. Compétences en investigation et en analyse.
Relations de travail : Interne (80%) : Collaborer parfaitement avec chaque département pour assurer l'acquisition en temps voulu de tous les articles et services nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels. Externe (20%) : Collaborer avec l'ERA, les fournisseurs et d'autres représentants gouvernementaux pour assurer le respect de toutes les obligations législatives pertinentes à nos activités opérationnelles. (2) Respecter les conditions des fournisseurs. Les candidats doivent obtenir leur certification ZARA, délivrée par l'Autorité Zambienne des Qualifications (ZARA), comme condition préalable obligatoire à l'examen.
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Overview We are recruiting! Our client, based in Kitwe, is actively seeking a skilled Procurement Officer to fill a critical role within their manufacturing team. For further details or to submit your application, kindly utilize the link provided below. Procurement Officer JOB OVERVIEW To procure high-quality goods and services promptly and cost-effectively, thereby ensuring uninterrupted plant operations. JOB ACCOUNTABILITIES/TASKS Accountabilities/Tasks Ensures all approved purchase requisitions submitted by departments are processed in strict compliance with established procedures to fulfill operational needs. Prepares and dispatches inquiries to obtain quotations from suppliers for all approved purchase requisitions. Evaluates bids submitted by domestic and international suppliers, determining the optimal choice based on value-for-money criteria. Drafts standardized contracts and service level agreements to safeguard the company’s interests when engaging with suppliers. Enhance sourcing strategies within the supply chain by identifying and securing more advantageous material and service providers. Ensures timely and effective communication of purchase orders and delivery dates to internal stakeholders, including heads of department and the stores’ controller, for strategic planning and to prevent stock shortages. Achieves optimal cost efficiency by negotiating favorable terms while maintaining the timely progression of procurement activities. Ensures full adherence to all statutory and regulatory obligations pertaining to production operations, thereby safeguarding the company’s brand integrity. Ensures that supplier payments are processed promptly by proactively following up with the finance department to verify and expedite transactions. Performs annual assessments of the performance of all currently engaged local suppliers and contractors to pinpoint performance deficiencies and propose corrective measures. Core Responsibilities and Key Performance Indicators The role encompasses critical performance areas that will be evaluated to measure success. Key performance indicators will include measurable objectives such as project completion rates, efficiency improvements, and adherence to deadlines. Additionally, the position requires consistent delivery of high-quality work, proactive problem-solving, and effective collaboration with cross-functional teams. Employees will be assessed based on their ability to meet predefined targets, contribute to organizational goals, and maintain a strong commitment to excellence in all assigned tasks. Performance Objectives and Success Metrics The role encompasses well-defined performance areas and measurable targets to evaluate effectiveness. Clear objectives and quantifiable indicators will be used to assess accomplishments and contributions. Regular reviews will track progress against these benchmarks to ensure alignment with organizational goals. Performance expectations will be communicated transparently to support accountability and continuous improvement. ) On-time delivery performance will be evaluated based on the ratio of successful, punctual deliveries to the total number of shipments dispatched by each key supplier. Cycle Time is determined by calculating the duration between the placement of a purchase order and the submission of a requisition. Paragraph: The duration between order placement and product delivery, measured as the lead time, is a critical metric for evaluating supplier performance and operational efficiency. Quantity of rejected items divided by the total quantity of items ordered. Inventory Risk represents the financial loss incurred from obsolescence relative to the total inventory value. Actual purchasing price – lowest price quoted. RESPONSIBILITIES & DECISION-MAKING AUTHORITY Responsibilities: Reporting performance according KPIs. Effectively assigns tasks to others and ensures accountability through diligent supervision of delegated responsibilities. Training and Education of subordinates. Cost-Consciousness. Confidentiality of information Level of Decision-Making Authority To assess the performance of subordinate staff members We are seeking innovative approaches to enhance and redefine existing business practices. Scrutinizes procurement documents received Allocates resources to subordinate departments or teams based on sectional needs. Approves permissions for subordinates PERSON SPECIFICATION Education: Grade 12 Qualification: Hold a recognized advanced diploma or degree in Purchasing & Supply, or possess an equivalent qualification from an accredited institution. Training Requirement: AX Systems (Procurement Module) Skills/Abilities: Proficiency in collaborating within diverse cultural settings is required. Good communication skills. Knowledge of conducting tenders Ability to meet deadlines Demonstrate sound work ethics Work Experience: Work Experience: 3 years Professional experience of five years in a relevant field is required for this position. Managerial experience of three years is required for this role. Knowledge: Computer: Acquire proficiency in the AX System, specifically within the procurement and stores module. Professional: Affiliated with the Zambia Institute of Purchasing and Supply (ZIPS) or holding a Chartered Institute of Procurement & Supply (CAPS) qualification. Others Here’s a professional version of your paragraph while preserving all original content: Key Qualifications and Professional Attributes Required: Candidates must demonstrate a combination of technical proficiency, interpersonal skills, and professional attributes essential for success in this role. The ideal applicant will possess strong analytical capabilities, meticulous attention to detail, and the ability to work both independently and collaboratively within a team environment. Additionally, proficiency in [specific software/tools, if applicable] and adherence to industry standards are mandatory. Excellent communication skills, both written and verbal, are required to effectively convey complex information to diverse stakeholders. Candidates should also exhibit adaptability, problem-solving acumen, and a commitment to continuous learning to stay abreast of evolving industry trends. Prior experience in [relevant field/industry] is preferred, along with relevant certifications or qualifications where applicable. Investigative and analytical skills WORK RELATIONSHIPS Internally (80%): Collaborates seamlessly with every department to ensure the timely acquisition of all necessary items and services essential for fulfilling operational needs. Externally (20%): Collaborates with ERA, suppliers, and other governmental representatives are responsible for ensuring adherence to all legislative mandates pertinent to our operational activities. (2) meet suppliers’ terms. Candidates must secure their ZARA certification, issued by the Zambia Qualifications Authority (ZARA), as a mandatory prerequisite for consideration. ” Sharing is caring—kindly utilize the icons provided below to disseminate this information.
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