Senior Operations Coordinator

Senior Operations Coordinator

Zimworx recherche un Operations Coordinator organisé et méticuleux pour assister ses opérations de dépistage de drogues et d'alcool. Le candidat retenu supervisera les flux de travail de test, tiendra des registres précis, fournira un soutien client tout au long du processus de test et veillera au respect des réglementations du secteur et des normes de l'entreprise.

Missions :

Traiter et suivre les formulaires de chaîne de contrôle (chain of custody) ainsi que la documentation des tests d'alcoolémie. Saisir avec précision et rapidité les résultats des tests d'alcoolémie dans les bases de données internes. Soumettre les formulaires de chaîne de contrôle et toute documentation justificative nécessaire. Surveiller les résultats des dépistages de drogues en collaboration avec les laboratoires, en assurant un suivi en temps opportun jusqu'à ce que tous les résultats soient finalisés. Vérifier que les résultats de laboratoire correspondent aux demandes de test soumises et traiter toute incohérence. Préparer et soumettre des demandes de test de qualité supérieure tout en maintenant une documentation complète pour chaque cas. Préparer, compléter et suivre tous les affidavits nécessaires pour garantir une soumission en temps opportun et la conformité aux protocoles établis. Suivre les rendez-vous manqués et informer immédiatement les clients de leurs tests échoués. Répondre aux demandes des clients reçues par téléphone et par courriel de manière rapide et professionnelle. Guider les clients de manière transparente à travers chaque phase du processus de test, en assurant un suivi méticuleux des échantillons et le respect des délais de rapport stricts. Offrir un service client exceptionnel de manière rapide, courtoise et professionnelle. Maintenir la satisfaction des clients en traitant et en résolvant leurs préoccupations efficacement, favorisant ainsi une expérience client constamment positive. Fournir aux clients et partenaires un soutien pour l'accès au portail et la résolution de problèmes, y compris les difficultés de connexion et les écarts de saisie de données. Assurer une familiarité continue avec les réglementations du Department of Transportation (DOT) et les procédures et directives de test établies par l'entreprise. Vérifier que toutes les activités de test respectent les normes réglementaires et les politiques organisationnelles applicables. Assurer une documentation méticuleuse de chaque interaction client dans le système CRM avec précision et exactitude. Compiler, télécharger et maintenir avec précision divers rapports de test dans le cadre du processus administratif. S'assurer que toute la documentation est méticuleusement préparée, totalement exacte et maintenue en état de préparation pour les audits. Évaluer les performances par rapport aux objectifs opérationnels prédéfinis et aux références de productivité.

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Un Bachelor ou Diplôme en Administration des Affaires, Gestion des Opérations, Administration de la Santé, Santé Publique ou une discipline connexe est requis. Une expérience professionnelle de nature équivalente sera également jugée acceptable en l'absence de qualifications formelles. Un minimum de deux ans d'expérience professionnelle en opérations, service client, administration de la santé, conformité ou une capacité administrative comparable est requis. Une expertise démontrée dans la supervision et l'optimisation de processus administratifs et de flux de travail à volume élevé. Une maîtrise des services de laboratoire, des opérations de santé ou des environnements réglementés est hautement souhaitable. Maîtrise de niveau expert de la suite Microsoft Office, avec un accent sur Excel, Outlook et Word. La maîtrise des systèmes CRM et des bases de données opérationnelles est requise.

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