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HR and Administration Technical Assistant DR Congo Sud Kivu
CDI27 days ago
Job Description
RDC
CDI
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HR and Admin Technical Assistant DR Congo Mahagi
L'objet du poste de HR/Admin Technical Assistant est d'appuyer le Département Administration et Ressources humaines dans la mise en œuvre quotidienne des activités administratives/HR au sein du Sous-Bureau de NRC à Mahagi. Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC. Assiste dans la mise en œuvre de la fonction Administrative conformément au plan d'action de la mission. En collaboration avec la HR/Admin Officer, il s'assure de l'archivage correct des documents administratifs en dur et en électronique sur filing tree dans le respect du modèle de classement mis en place. Fait preuve de maturité dans son travail, propose des idées pour favoriser l'amélioration de la fonction administrative/RH dans le Sous-Bureau de Mahagi. Contribue à la bonne gestion des activités administratives/HR dans le Sous-Bureau de Mahagi.
Est responsable de la réception et de l'expédition du courrier interne/externe au niveau du Sous-Bureau de Mahagi, s'assure de la distribution du courrier reçu et tient à jour un registre de suivi ; Est responsable de l'archivage (en dur et électronique) de tous les documents administratifs (baux, conventions médicales et autres contrats liés aux activités administratives) ; mais aussi, l'archivage (en dur et électronique) de toutes les factures des partenaires et les preuves de paiement y afférentes ; Est le point focal pour les relations avec la CNSS (enrôlement, paiement cotisations, etc) ; Apporte un support dans le processus de recrutement de la main d'œuvre occasionnelle (publication, collecte des dossiers, organisation de tests écrits et interviews) ; Constitue le dossier de chaque nouvel employé à son entrée et se rassure que tous les documents sont disponibles et complets selon la checklist de NRC ; Se rassure que chaque nouvel employé de Mahagi a signé un Job Description conjointement avec son superviseur et qu'il y a une copie bien classée dans son dossier ; Tient et met à jour de manière permanente les dossiers du personnel du Sous-Bureau de Mahagi ; S'assure que l'archivage en dur et électronique sur filing tree des dossiers du cycle des employés (de l'entrée à la sortie) du Sous-Bureau de Mahagi est bien fait ; Fait le suivi mensuel des mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et transmet mensuellement le tracker à jour à la HR/Admin Officer pour vérification ; Assure une bonne documentation/classement en dur et électronique des copies des déclarations et preuves de paiements ; Fait signer les bulletins de paie à la fin de chaque mois aux personnels du Sous-Bureau de Mahagi et les archive conformément aux directives données ; Met à jour et fait le suivi des timesheets du personnel national du Sous-Bureau de Mahagi ; Fait rapport régulièrement à sa hiérarchie sur ses activités afin d'obtenir son appui en cas de nécessité ; Effectue toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique.
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Être détenteur d'un diplôme universitaire en droit, finance, comptabilité, économie, gestion et administration des affaires, ou discipline pertinente. Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance. Capacités de respect des deadlines. Capacité de rédaction des rapports clairs et concis. Maîtrise du pack Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) ainsi que d'autres outils d'analyse et de traitement des données. Bonne maîtrise de la gestion des voyages et des bases/hébergements. Maîtrise du français, tant à l'écrit qu'à l'oral.
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Expert Application Advice
Maîtrise technique — Norwegian Refugee Council exige une maîtrise opérationnelle de Excel. Ne vous contentez pas de les mentionner : décrivez un projet concret où vous les avez utilisés, avec le résultat obtenu.
ONG internationale — Les recruteurs ONGistes lisent votre lettre de motivation pour évaluer votre compréhension de la mission humanitaire, pas seulement vos compétences techniques. Montrez que vous connaissez le contexte terrain du pays concerné et les défis spécifiques de ce secteur d'intervention.
Recrutements et formation — Citez les postes difficiles pourvus (délai, profil, marché tendu) et les programmes de formation conçus avec leurs taux de complétion. Une certification RH (CHRP, CIPD) renforce significativement votre profil.
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