HR and Admin Technical Assistant DR Congo Mahagi

Le Norwegian Refugee Council (NRC) recrute un(e) HR and Admin Technical Assistant pour son sous-bureau de Mahagi, en République Démocratique du Congo.

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L’objet du poste de HR/Admin Technical Assistant est d'appuyer le Département Administration et Ressources humaines dans la mise en œuvre quotidienne des activités administratives/HR au sein du Sous-Bureau de NRC à Mahagi. Le/la titulaire travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC, assiste dans la mise en œuvre de la fonction Administrative conformément au plan d'action de la mission, et en collaboration avec la HR/Admin Officer, s'assure de l'archivage correct des documents administratifs en dur et en électronique sur filing tree dans le respect du modèle de classement mis en place.

Missions

Le/la HR and Admin Technical Assistant fait preuve de maturité dans son travail, propose des idées pour favoriser l'amélioration de la fonction administrative/RH dans le Sous-Bureau de Mahagi, et contribue à la bonne gestion des activités administratives/HR dans le Sous-Bureau de Mahagi. Il/elle est responsable de la réception et de l’expédition du courrier interne/externe au niveau du Sous-Bureau de Mahagi, s’assure de la distribution du courrier reçu et tient à jour un registre de suivi. Il/elle est responsable de l’archivage (en dur et électronique) de tous les documents administratifs (baux, conventions médicales et autres contrats liés aux activités administratives) ainsi que de l’archivage (en dur et électronique) de toutes les factures des partenaires et les preuves de paiement y afférentes. Il/elle est le point focal pour les relations avec la CNSS (enrôlement, paiement cotisations, etc). Il/elle apporte un support dans le processus de recrutement de la main d’œuvre occasionnelle (publication, collecte des dossiers, organisation de tests écrits et interviews). Il/elle constitue le dossier de chaque nouvel employé à son entrée et se rassure que tous les documents sont disponibles et complets selon la checklist de NRC. Il/elle se rassure que chaque nouvel employé de Mahagi a signé un Job Description conjointement avec son superviseur et qu’il y a une copie bien classée dans son dossier. Il/elle tient et met à jour de manière permanente les dossiers du personnel du Sous-Bureau de Mahagi. Il/elle s’assure que l’archivage en dur et électronique sur filing tree des dossiers du cycle des employés (de l’entrée à la sortie) du Sous-Bureau de Mahagi est bien fait. Il/elle fait le suivi mensuel des mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et transmet mensuellement le tracker à jour à la HR/Admin Officer pour vérification. Il/elle assure une bonne documentation/classement en dur et électronique des copies des déclarations et preuves de paiements. Il/elle fait signer les bulletins de paie à la fin de chaque mois aux personnels du Sous-Bureau de Mahagi et les archive conformément aux directives données. Il/elle met à jour et fait le suivi des timesheets du personnel national du Sous-Bureau de Mahagi. Il/elle fait rapport régulièrement à sa hiérarchie sur ses activités afin d’obtenir son appui en cas de nécessité. Il/elle effectue toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique.

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Être détenteur d’un diplôme universitaire en droit, finance, comptabilité, économie, gestion et administration des affaires, ou discipline pertinente. Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance : capacités de respect des deadlines, capacité de rédaction des rapports clairs et concis, maîtrise du pack Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) ainsi que d’autres outils d’analyse et de traitement des données, bonne maîtrise de la gestion des voyages et des bases/hébergements, maîtrise du français tant à l'écrit qu'à l'oral.

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