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Assistant(e) Administratif(ve) et Passation de marchés
Freelanceabout 2 months ago
Job Description
Bénin
Freelance
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ONG SOS VILLAGES D’ENFANTS TOGO recrute un(e) Assistant(e) Logistique et Passation de Marchés.
Lieu d’affectation : Direction Nationale, Lomé.
Contexte : Sous la supervision du Coordonnateur National Administration et Logistique, vous fournirez un appui technique aux responsables du bureau national, aux unités de programmes et aux membres du personnel dans les domaines de la logistique, de la passation de marchés, des achats, de la gestion des voyages et des réunions. Vous superviserez également le personnel de maintenance et les chauffeurs.
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1. Logistique et gestion des actifs : Planifier, coordonner et optimiser l’utilisation des véhicules, assurer leur maintenance préventive et corrective, gérer le parc automobile (carburant, carnets de bord, documents administratifs). Organiser la logistique des missions de terrain et des visites. Coordonner l’entretien des locaux et équipements. Gérer les stocks, l’inventaire des immobilisations, les sinistres et la mise au rebut des actifs.
2. Passation de marchés : Contribuer à l’élaboration et au suivi du plan annuel de passation des marchés. Vérifier la conformité des demandes d’achats et des pièces justificatives. Préparer et lancer les demandes de cotation, consultations ou appels d’offres. Organiser la réception et l’analyse des offres, établir les bons de commande, assurer la traçabilité et l’archivage des dossiers. Alerter sur toute non-conformité ou risque de fraude.
3. Achat et gestion des fournisseurs : Rechercher des offres compétitives, assurer la communication avec les demandeurs, la finance et les fournisseurs. Contribuer à l’évaluation des fournisseurs, négocier les conditions d’achat, veiller au respect de la politique d’achat et aux avantages fiscaux (exonération de TVA). Participer aux réceptions provisoires et définitives.
4. Gestion des voyages et des réunions : Organiser la logistique des missions, réunions et visites (transport, hébergement, Préparer et suivre les ordres de mission, coordonner les réservations, traiter les bons de commande liés aux voyages, négocier des tarifs compétitifs.
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Formation : BAC+3 en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, passation des marchés, administration ou domaine connexe.
Expérience : 3 ans dans la gestion logistique, de préférence en ONG nationale ou internationale.
Compétences : Bonne connaissance des procédures logistiques, de gestion des contrats et de flotte automobile. Forte capacité de suivi des procédures, capacité d’intégration et de travail en équipe, excellentes compétences en communication et résolution de problèmes, capacité à travailler sous pression et à respecter les délais. Maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion logistique.
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Expert Application Advice
Diplôme — ONG SOS VILLAGES D’ENFANTS précise un niveau bachelor : si votre diplôme est d'un domaine adjacent, compensez par une expérience terrain très ciblée et des projets prouvant vos compétences dans le domaine exact du poste.
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Terrain et ERP — Précisez votre expérience des procédures douanières locales et les ERP que vous maîtrisez vraiment. Les recruteurs testent souvent la gestion des ruptures en situation d'urgence — préparez un exemple concret.
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Your safety comes first — read before you go
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.