Assistant(e) Administratif(ve) et Passation de marchés

Assistant(e) Administratif(ve) et Passation de marchés – Programme Dapaong

SOS Villages d’Enfants Togo recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Passation de marchés pour son Programme de Dapaong.

Présentation de l’organisation

SOS Villages d’Enfants International est l’organisation faîtière de la fédération mondiale de SOS Villages d’Enfants. En tant qu’organisation non gouvernementale de développement social, nous soutenons les enfants privés de soins parentaux et les familles vivant dans des conditions difficiles par le biais de services de soins, d’éducation, de santé et d’aide d’urgence, et nous défendons les droits des enfants et des jeunes, en alliance avec une grande diversité de partenaires. Nous travaillons dans 136 pays et territoires, touchant chaque année plus d’un million d’enfants, de jeunes, de familles et de soignants. SOS Villages d’Enfants mène des actions dans plusieurs communautés au Togo à partir de ses programmes de Lomé, Atakpamé, Kara et Dapaong.

Résumé du poste

Sous la supervision du Manager du Village d’Enfants, il/elle l’appuie dans la préparation, la gestion et le suivi des dossiers administratifs liés au Programme et coordonne les activités du secrétariat du Programme. Il/Elle joue un rôle clé dans la planification, la mise en œuvre et le suivi des procédures de passation des marchés, en veillant au respect des règles, normes et délais en vigueur, au niveau du Programme.

Principales tâches et responsabilités

Gestion administrative

Assurer la gestion des correspondances administratives internes et externes. Organiser et assurer le classement ainsi que l’archivage physique et électronique des documents. Accueillir, informer et orienter les appels téléphoniques ainsi que les visiteurs. Organiser et participer aux réunions du Comité de gestion du Programme. Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (procès-verbaux, notes de service, rapports, comptes rendus). Faciliter la circulation et la transmission des documents entre les Unités Programmes, les services, la Direction du Programme et la Direction Nationale. Élaborer les ordres de mission et tout autre document administratif requis. Planifier les rendez-vous du Directeur de Programme et assurer le suivi de son agenda. Effectuer, au besoin, les courses administratives liées au fonctionnement du service. Contribuer à l’élaboration du plan d’action du Programme. Participer à la rédaction et à la révision des rapports d’activités du Programme.

Passation de marchés

Contribuer activement à l’élaboration, à la consolidation et au suivi du plan annuel de passation des marchés. Vérifier la conformité et la qualité des demandes d’achats, des spécifications techniques, des termes de référence et des pièces justificatives. Préparer, lancer et suivre les demandes de cotation, consultations ou appels d’offres. Organiser, en collaboration avec l’Assistante de la Direction Nationale, la réception, l’ouverture et l’analyse administrative des offres. Établir les bons de commande, en assurer le suivi rigoureux et veiller à la bonne exécution des marchés. Garantir la traçabilité des opérations, assurer l’archivage physique et électronique des dossiers. Identifier et signaler à sa hiérarchie toute non-conformité, irrégularité ou risque de fraude.

Gestion logistique

Planifier et organiser les déplacements du personnel (réservations de transport et d’hébergement). Assurer la préparation et la coordination logistique des réunions, ateliers, formations et autres événements. Gérer les stocks de fournitures de bureau et de consommables. Assurer le suivi, l’inventaire et la gestion des équipements et du matériel de l’organisation. Coordonner les demandes d’achats en lien avec les procédures de passation des marchés. Veiller à la maintenance régulière et au bon fonctionnement des locaux et des équipements.

Appui financier et suivi administratif

Préparer les demandes de paiement et assurer le suivi des petites dépenses de fonctionnement. Collecter, vérifier et classer les pièces justificatives de manière rigoureuse. Assurer le suivi administratif des factures et des bons de commande. Contribuer à la préparation des rapports administratifs, financiers et logistiques.

Coordination et communication

Faciliter la circulation fluide et efficace de l’information entre les services et les différents acteurs du programme. Assurer le suivi des correspondances avec les partenaires, prestataires et autres parties prenantes. Appuyer les équipes dans l’organisation, la planification et le suivi des activités du programme. Apporter un appui logistique et administratif à l’organisation des activités des programmes avec les enfants, les jeunes et les familles. Assurer la gestion et le suivi de l’utilisation des véhicules ainsi que l’organisation des missions de terrain. Veiller au respect strict des procédures administratives, logistiques et de passation des marchés de l’organisation.

Profil recherché

Formation : Avoir au moins une Licence (BAC+3) en Assistant Administratif, Assistant de direction, en Secrétariat ou tout diplôme équivalent.

Expérience : Avoir au minimum cinq (5) ans d’expérience générale dans un poste similaire, dont deux (02) ans en environnement de projet, ONG ou organisation internationale. Expérience fortement souhaitée en passation de marchés publics et en gestion de la logistique.

Compétences : Forte capacité de suivi des procédures et de respect des délais. Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles. Capacité à s’intégrer, à s’adapter et à travailler en équipe. Preuve de rigueur, d’honnêteté, de transparence et d’autonomie. Capacité à traiter avec compassion et compréhension les visiteurs, les partenaires, le personnel et la communauté.

Dépôt des candidatures

Adresse email : [Cliquez sur le bouton Postuler ci-dessous pour postuler, et sur Créer mon CV pour concevoir un CV adapté à cette offre, de façon professionnelle] Objet du mail : AAPM DAPAONG 0726

Informations importantes

Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus. Les dossiers de candidature incomplets et/ou avec un objet différent ne seront pas examinés. Les candidatures féminines sont fortement encouragées. SOS Villages d’Enfants au Togo ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement.