Assistante administrative polyvalente

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLYVALENTE

Nous recrutons une (01) Assistante Administrative Polyvalente Qui sommes-nous Une entreprise de prestations de services inédites, exquises et exclusives.

Garantir une gestion administrative fluide, rigoureuse et efficace du parc, tout en apportant un appui transversal à l’organisation quotidienne des activités.

Responsabilités

A. Administration & secrétariat professionnel

• Gérer les appels, emails, correspondances et l’FR/EN).
• Rédiger, traduire et mettre en forme des documents professionnels.
• Gérer le classement, l’archivage, la circulation documentaire et le suivi administratif.
• Préparer dossiers, notes, courriers, comptes rendus et présentations. B. Support à la Direction & coordination
• Gérer les agendas, rendez-vous, plannings et priorités de la Direction.
• Préparer les réunions : convocations, supports, comptes rendus, relances.
• Suivre les décisions et assurer la coordination inter-départements.
• Assister la Direction dans la préparation de rapports ou dossiers stratégiques. C. Gestion administrative et suivi opérationnel
• Suivre les factures, bons de commande, livraisons et besoins internes.
• Appuyer la gestion des stocks de fournitures et consommables.

Formation / Diplômes

• Coordonner la circulation d’informations entre services (RH, logistique, finance…).

Assurer le suivi des tableaux administratifs (présences, missions, dépenses…). D. Support RH & organisation interne

• Participer à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs.
• Organiser les sessions de formation, réunions internes et événements d’entreprise.
• Préparer les dossiers RH et veiller à la conformité documentaire. E. Logistique & organisation
• Organiser les déplacements, missions, réservations et hébergements.
• Coordonner la préparation des salles, événements internes et réunions externes.
• Assurer le soutien logistique léger pour les équipes terrain.

Formation

• Bac+2 à Bac+3 en Administration, Management, Communication ou équivalent.
• Formation complémentaire en assistanat, gestion administrative ou secrétariat de direction souhaitée.

Expérience

• 2 à 5 ans minimum d’expérience dans une fonction administrative polyvalente ou assistanat de direction.
• Expérience dans un environnement technique, multisites ou dynamique (télécoms, BTP, énergie, services).
• Expérience confirmée dans la coordination administrative et la gestion de plusieurs interlocuteurs. Compétences linguistiques
• Français : niveau excellent (C1/C2)
• Anglais : courant / professionnel (B2-C1) — rédaction, traduction, réunions, communication professionnelle. Compétences techniques
• Maîtrise avancée du Pack Office (Excel avancé, PowerPoint, Word professionnel).
• Bonne maîtrise de la rédaction et synthèse (FR & EN).
• Connaissance de la gestion documentaire, des procédures et de l’archivage.
• Aisance avec les outils numériques (Teams, SharePoint, Google Workspace, ERP).
• Capacité à organiser des réunions, événements, déplacements et logistique interne.
• Notions de base en suivi administratif des achats ou des dépenses (atout). Compétences comportementales
• Forte capacité d’anticipation : capable de prévoir les besoins avant qu’ils ne surviennent.
• Solide sens de l’organisation, grande rigueur et méthode.
• Réactivité élevée, gestion rapide et efficace des urgences.
• Excellente gestion du temps et des priorités dans un environnement exigeant.
• Discrétion, confidentialité, loyauté et professionnalisme irréprochables.
• Sens du service et orientation résultats.
• Diplomatie, aisance relationnelle et excellente communication.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Proactivité, autonomie, esprit d’initiative.

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