Assistant(e) administratif(ve), achats et comptabilité

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Assistant(e) administratif(ve), achats et comptabilité

Référence

161153

Localisation

Dakar / Sénégal

Expiration

16 Avril 2026

Offre visitée

1460 fois

Catégories

Comptabilité, Finances, Gestion

Banque, Assurance, Finances

.

Description de l'offre

Missions :

Assister le bureau du projet dans les tâches administratives, les ressources humaines, les achats et la comptabilité, afin d’assurer la transparence, l’efficacité et la conformité.

Activités :

1. Approvisionnement :

• Préparation des documents nécessaires à la décision relative à la politique d’approvisionnement (résumé, prix prévu, méthode de sélection, conditions de paiement, calendrier, etc.).

• Collecte des devis, établissement des registres de prix, assistance aux études de marché.

• Assistance à la rédaction des contrats, des bons de commande et des lettres de commande.

• Classement des registres des inspecteurs et des témoins, gestion des documents estampillés.

• Mise à jour du registre de gestion des biens, apposition des autocollants de gestion des biens.

2. Comptabilité :

• Enregistrement des livres de caisse et des registres bancaires.

• Création de bons de commande, création de registres de réception des livraisons et des services après la conclusion du contrat.

• Vérification des factures et des reçus, demande de réémission en cas d’erreur.

• Création de bons de paiement et de bons de recette, enregistrement dans les registres.

• Vérification du solde des comptes bancaires et de la caisse, et comparaison avec les registres.

• Assistance à la création de rapports comptables trimestriels, ajustements de fin d’exercice.

3. Gestion du personnel :

• Gestion des registres de présence et des heures de travail du personnel local.

• Enregistrement et rapport des congés, des absences et des heures supplémentaires.

• Tâches administratives générales

• Achats de fournitures de bureau et de consommables et gestion des stocks.

• Assistance à la préparation des documents de réunion et des comptes rendus.

• Gestion des équipements et des installations du bureau. Gestion du matériel utilisé dans le cadre des projets.

• Accueil des visiteurs, réponse aux appels téléphoniques et aux e-mails.

• Gestion des véhicules de service. Coordination et vérification de la mise en œuvre des inspections périodiques, telles que l’entretien des véhicules.

• Gestion des calendriers de déplacement. Communication des calendriers aux membres de l’équipe.

4. Connaissances et

• Gestion appropriée des fonds publics et des biens.

• Garantie de la précision de la gestion des présences et du travail des employés.

• Synthèse des activités de l’équipe et coordination des tâches. Rapports réguliers aux experts.

• Gestion des documents afin de prévenir les fraudes et de garantir la transparence.

Profil

• Compréhension et mise en pratique des règles comptables, des règles contractuelles, des règles de gestion des biens et des règles de gestion du personnel.

• Capacité à créer des documents (Word, Excel, Power Point, etc.).

• Précision et continuité dans le traitement des livres comptables et des bons de commande.

• Expérience pratique au sein d’une organisation internationale.

• Maîtrise de l’anglais parlé.

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